Im August 2008 fiel an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU) die Entscheidung zur Einführung des Sitzungsmanagementsystems Session. Als Ziel wurde definiert, dass alle für den Prozess Gremienbetreuung erforderlichen Schritte der Vor- und Nachbereitung einer Sitzung elektronisch unterstützt und gleichzeitig soweit wie möglich optimiert werden. Da Session als hausübergreifende Campuslizenz erworben wurde, konnte der Sitzungsdienst die Betreuung der Sitzungen für das Rektorat, den Hochschulrat, den Senat und verschiedene Kommissionen mit Unterstützung der Software organisieren. Nach und nach erfolgte die Einbeziehung der Kolleginnen und Kollegen, die in den Fachabteilungen Vorlagen für die genannten Organe und Gremien erstellen. Die Einladungen, Tagesordnungen, Protokolle und Ergebnisvermerke werden auf der Grundlage der im System zur Verfügung stehenden Daten und Dokumente elektronisch erstellt. Die Gremienmitglieder und Fachabteilungen greifen über die vorhandenen Portale von SessionNet auf die Sitzungsunterlagen zu und erhalten auch eine Übersicht über alle Sitzungstermine. Ein positiver Effekt, der sich durch die Einführung des Systems ergeben hat ist u. a., dass alle Sitzungsunterlagen zentral und dezentral in Session angelegt werden und somit dort komplett zur Verfügung stehen (eine gemeinsame Plattform). Eine rechteabhängige Recherche für alle in das System eingebundenen Personen ist ebenfalls vorhanden. Die Kommunikation über getroffene Entscheidungen erfolgt aus dem System heraus und reduziert Nachfragen. Eine Besonderheit an der WWU ist der Live-Zugriff auf das System während der Sitzungen, der allen Gremienmitgliedern eine Direktsicht auf den Beschlussvorschlag sowie die Rechercheergebnisse ermöglicht. Insgesamt ist die Akzeptanz des Systems sehr positiv. Erste Anfragen aus dezentralen Bereichen der Universität zur Nutzung des Sitzungsmanagementsystems liegen der Abteilung Gremienbetreuung inzwischen vor.
Lesen Sie hier den Vortrag zum Anwendertag: http://bit.ly/o5znzJ
Ansprechpartnerin:
Frau Elisabeth Bernemann, Telefon: +49 251/83-22225 , E-Mail: elisabeth.bernemann@uni-muenster.de , Homepage: http://www.uni-muenster.de
