Session - das bürgerfreundliche Gremieninformationssystem in der Stadt Zwickau

Im Rahmen eines Anwendertages in Zwickau, der größten kreisangehörigen Stadt in Sachsen, konnten sich Verwaltungen und Institutionen aus Sachsen interessante Praxisinformationen beim Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.

Seit September 2010 ist Session im Sitzungs- und Gremienmanagement in der Automobil – und Robert-Schumann-Stadt im Einsatz. Nach einer schnellen Einführungsphase arbeiten inzwischen 136 Mitarbeiter mit Session. Session genießt dabei durch seine Übersichtlichkeit und ausgesprochene Benutzerfreundlichkeit hohe Akzeptanz bei den Verwaltungsmitarbeitern. Weitere Vorteile sind die Einsparung von Papier und Postwegen, die hohe Transparenz von Entscheidungen und die Reduzierung des Arbeitsaufwandes.

Session bewies auch in der Stadt Zwickau die hohe Integrationsfähigkeit in die vorhandene Infrastruktur. Schnittstellen zum Haushalts-Kassen-Rechnungswesen (HKR) , zum Dokumentenmanagementsystem (DMS), in die E-Government Umgebung ProGOV und ein Single Sign-On sorgen für komfortablen Datenaustausch.

Im Dezember 2011 führte Zwickau auch ein Ratsinformationssystem ein. Neben dem einheitlichen Corporate Design profitieren Bürger von der Übersichtlichkeit und der permanenten Aktualisierung. Tagesordnungspunkte zu Sitzungen werden alle 4 Stunden auf den neusten Stand gebracht und Beschlussprotokolle können bereits um 10 Uhr am nächsten Arbeitstag eingesehen werden.

Ziel der Stadt Zwickau ist es, mit Beginn der neuen Wahlperiode im Sommer 2014 Mandatos einzuführen um so eine vollständig digitale Arbeit für Gremienmitglieder zu ermöglichen.

Wir bedanken uns bei der Stadt Zwickau für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Referenzbericht: http://bit.ly/N5OcC7

Ansprechpartner Stadt Zwickau:

Sitzungsdienst
Frau Sibylle Münster, Tel.: +49 (0) 375 / 831833
Mail: sibylle.muenster@zwickau.de

Frau Christine Aldemir, Tel.: +49 (0) 375 / 831809
Mail: christine.aldemir@zwickau.de 

Datenverarbeitung
Frau Jutta Müller, Tel.: +49 (0)375 / 831031
Mail: jutta.mueller@zwickau.de

SOMACOS und die Stadtsparkasse Düsseldorf stellen Session vor

Die Informationsveranstaltungen im kommunalen Sektor sind bei SOMACOS inzwischen zu einer beliebten und bewährten Tradition geworden. In Nordrhein- Westfalens Landeshauptstadt Düsseldorf fand jetzt auch der erste Erfahrungsaustausch für Sparkassen und Banken statt. In dem sehr gut besuchten Praxisworkshop präsentierten die Stadtsparkasse Düsseldorf und SOMACOS die Lösungen für Sitzungsmanagement - Session und digitale Gremienarbeit - SessionNet und Mandatos. Seit der Einführung der Standardlösung Session werden in der Stadtsparkasse Düsseldorf jährlich 300 Vorstandsbeschlüsse elektronisch bearbeitet. Die Erstellung der Beschlussvorlagen, die Abstimmung und Protokollierung sowie die Verteilung der Vorstandsbeschlüsse erfolgen seitdem automatisiert über den speziell auf die Bedürfnisse der Stadtsparkasse Düsseldorf abgestimmten Workflow.

Die integrierte Beschlusskontrolle ermöglicht dem Kreditinstitut zudem ein komfortables Controlling der Beschlussumsetzung und Reporting gegenüber den Gremien. Eine weitere Arbeitserleichterung brachte die elektronische Recherche, die früher bei Papierbeschlüssen nur sehr zeitaufwändig möglich war. Nächste Schritte sind die Ausweitung der Lösung auf die Gremien Verwaltungsrat, Personalrat und ggf. den Kreditausschuss sowie die automatisierte Sitzungsgeldabrechnung über Session. Das abschließende Fazit der Stadtsparkasse Düsseldorf im Rahmen der gelungenen Veranstaltung fällt positiv aus: „Session war die richtige Entscheidung“. 

Wir bedanken uns bei der Stadtsparkasse Düsseldorf für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Praxisbericht: http://bit.ly/MWUTZd

Ansprechpartner Stadtsparkasse Düsseldorf

fachlich:
Christiane Dahmen, Unternehmenssteuerung
Tel. +49 (0)211 / 878 – 1604

organisatorisch:
Jörg Thomas, Organisationsberatung
Tel. +49 (0)211 / 878 - 1765

Birgit Biester, Organisationsberatung
Tel. +49 (0)211 / 878 - 2810

Erfolgreiche Zertifizierung „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“

Am 20.Juni dieses Jahres wurde dem Mitarbeiter der Profi AG Tobias Kretschmann das von der Firma Somacos GmbH & Co. KG ausgestellte Zertifikat „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ verliehen.

Die Somacos GmbH & Co. KG hat dieses Zertifikat für die Ausbildung der Session-Kundenbetreuer ins Leben gerufen. Grund hierfür sind die gestiegenen organisatorischen und technologischen Anforderungen an die Einführung eines Ratsinformationssystems in den Verwaltungen und die Sicherung eines hohen Qualitätsstandards.

Die Organisationen, die ein Ratsinformationssystem einsetzen möchten, haben es auf der einen Seite mit einer hoch flexiblen Applikation zu tun. Auf der anderen Seite stehen Geschäftsprozesse, die die gesamte Verwaltung betreffen, die mit Hilfe der neu beschafften Sitzungsmanagementlösung zu optimieren sind, bis hin zur automatisierten Veröffentlichung der Daten und Dokumente für Bürger und Gremienmitglieder über das Internet. Mittlerweile beschäftigen sich viele Verwaltungen mit dem Einsatz einer digitalen Gremienarbeit und einer entsprechenden App.

Spätestens an dieser Stelle ist eine hochqualifizierte Kundenbetreuung gefragt. In der Ausbildungsreihe „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ werden nicht nur Produktkenntnisse, sondern auch Fachwissen rund um das Sitzungsmanagement, sowie wichtige organisatorische Abläufe aus dem Projektmanagement vermittelt.

„Wir bedanken uns bei unserem Partner Profi AG für den geleisteten Einsatz im Rahmen der Zertifizierung und wünschen für die kommenden Projekte viel Erfolg“, so Herr Breuch Teamleiter Kundenbetreuung SOMACOS.

Ansprechpartner:
Herr Karl-Heinz Breuch
Telefon: +49 (0)2203/ 2975 40
Fax: +49 (0)2203/ 29755 422
E-Mail:  breuch@somacos.com

Papierloser Sitzungsdienst in Fürstenwalde

Im Rahmen eines Anwendertages in Fürstenwalde, der märkischen Stadt an der Spree, konnten sich Verwaltungen aus Brandenburg wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.

Mittlerweile arbeiten in Fürstenwalde 29 von 32 Stadtverordneten digital und erhalten keine Sitzungsunterlagen mehr per Papier. Auch Mitglieder von Beiräten und sachkundige Einwohner praktizieren eine papierlose Gremienarbeit.

Auch die Stadtverwaltung optimierte Ihre internen Abläufe und stellte auf elektronische Mitzeichnung um. Session genießt dabei durch seine Übersichtlichkeit und ausgesprochene Benutzerfreundlichkeit hohe Akzeptanz bei den Verwaltungsmitarbeitern.

Im Fokus der Stadtverwaltung stand auch die Verbesserung der Serviceleistungen für Ihre Bürger und Gremienmitglieder. Neben der automatisierten Veröffentlichung aller aktuellen Sitzungstermine zählt dazu auch die elektronische Verfügbarkeit der vollständigen Sitzungsunterlagen aus der aktuellen Wahlperiode und der Historie sowie die automatisierte Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen incl. Jahressteuerbescheinigungen.

Interessant waren für die angereisten Verwaltungsexperten auch technische und organisatorische Praxisempfehlungen wie:

- Nutzungsvereinbarungen für digitale Ratsarbeit
- Fragebogen zur Publikation von Personendaten
- Sicherheitskonzept.

Wir bedanken uns bei der Stadt Fürstenwalde für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Anwenderbericht: http://bit.ly/NgUSyk 

Ansprechpartner Stadt Fürstenwalde:

Franka Koch
Büro der Stadtverordnetenversammlung
Telefon: +49 (0)3361 / 5571 - 17
E-Mail:  f.koch@fuerstenwalde-spree.de

Jens Müller
Fachgruppe TUIV
Telefon:  +49 (0)3361 / 5571 - 55
E-Mail: jens.mueller@fuerstenwalde-spree.de

Digitale Ratsarbeit mit iPad in der Stadt Bad Salzungen

Im Rahmen eines Anwendertages in Bad Salzungen, der Kreisstadt des Wartburgkreises, konnten sich Verwaltungen aus Thüringen und Hessen wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.
Seit Oktober 2010 sind Session und SessionNet im Sitzungsmanagement und Gremienmanagement in der grünen Stadt mit starker Sole im Herzen Deutschlands im Einsatz. Grün ist auch die Umweltbilanz durch digitale Mitzeichnung von Beschlussvorlagen und eine geplante Einsparung von ca. 80.000 Papierseiten.

Auch im Bereich der Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen optimierte die Stadtverwaltung die Prozesse. Dank einer automatisierten Schnittstelle zum mps-Finanzverfahren erfolgen Abrechnung und Buchung jetzt teilautomatisiert.
Bisher müssen sich Ratsmitglieder noch mit einer Sitzungsmappe im Umfang von bis zu 250 Seiten beschäftigen. In Kürze stehen den Kommunalpolitikern aber handliche iPad Computer zur Verfügung und die Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen und die Vor- und Nachbereitung auf Sitzungen erfolgen in digitaler Form mit der Softwarelösung Mandatos.

Modern und innovativ erwies sich die Stadt Bad Salzungen auch bei der Bereitstellung von Endgeräten für Ihre Kommunalpolitiker. Durch eine individuelle Nutzungsvereinbarung wird der Einsatz, die Nutzung und die Finanzierung der Geräte geregelt.

Wir bedanken uns bei der Stadt Bad Salzungen für Ihre hervorragende Unterstützung.


Lesen Sie hier den Referenzbericht: http://bit.ly/Lx7uPT   

Ansprechpartner Stadtverwaltung Bad Salzungen:
Frank Bösenberg und Steffen Schleder
EDV-Abteilung, Telefon: +49 (0)3695 / 671 - 110
E-Mail: edv2@badsalzungen.de

Frau Mai, Sitzungsdienst, Telefon:  +49 (0)3695 / 671 - 118
E-Mail: stadtrat@badsalzungen.de