SOMACOS und die Stadtsparkasse Düsseldorf stellen Session vor

Die Informationsveranstaltungen im kommunalen Sektor sind bei SOMACOS inzwischen zu einer beliebten und bewährten Tradition geworden. In Nordrhein- Westfalens Landeshauptstadt Düsseldorf fand jetzt auch der erste Erfahrungsaustausch für Sparkassen und Banken statt. In dem sehr gut besuchten Praxisworkshop präsentierten die Stadtsparkasse Düsseldorf und SOMACOS die Lösungen für Sitzungsmanagement - Session und digitale Gremienarbeit - SessionNet und Mandatos. Seit der Einführung der Standardlösung Session werden in der Stadtsparkasse Düsseldorf jährlich 300 Vorstandsbeschlüsse elektronisch bearbeitet. Die Erstellung der Beschlussvorlagen, die Abstimmung und Protokollierung sowie die Verteilung der Vorstandsbeschlüsse erfolgen seitdem automatisiert über den speziell auf die Bedürfnisse der Stadtsparkasse Düsseldorf abgestimmten Workflow.

Die integrierte Beschlusskontrolle ermöglicht dem Kreditinstitut zudem ein komfortables Controlling der Beschlussumsetzung und Reporting gegenüber den Gremien. Eine weitere Arbeitserleichterung brachte die elektronische Recherche, die früher bei Papierbeschlüssen nur sehr zeitaufwändig möglich war. Nächste Schritte sind die Ausweitung der Lösung auf die Gremien Verwaltungsrat, Personalrat und ggf. den Kreditausschuss sowie die automatisierte Sitzungsgeldabrechnung über Session. Das abschließende Fazit der Stadtsparkasse Düsseldorf im Rahmen der gelungenen Veranstaltung fällt positiv aus: „Session war die richtige Entscheidung“. 

Wir bedanken uns bei der Stadtsparkasse Düsseldorf für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Praxisbericht: http://bit.ly/MWUTZd

Ansprechpartner Stadtsparkasse Düsseldorf

fachlich:
Christiane Dahmen, Unternehmenssteuerung
Tel. +49 (0)211 / 878 – 1604

organisatorisch:
Jörg Thomas, Organisationsberatung
Tel. +49 (0)211 / 878 - 1765

Birgit Biester, Organisationsberatung
Tel. +49 (0)211 / 878 - 2810

Erfolgreiche Zertifizierung „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“

Am 20.Juni dieses Jahres wurde dem Mitarbeiter der Profi AG Tobias Kretschmann das von der Firma Somacos GmbH & Co. KG ausgestellte Zertifikat „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ verliehen.

Die Somacos GmbH & Co. KG hat dieses Zertifikat für die Ausbildung der Session-Kundenbetreuer ins Leben gerufen. Grund hierfür sind die gestiegenen organisatorischen und technologischen Anforderungen an die Einführung eines Ratsinformationssystems in den Verwaltungen und die Sicherung eines hohen Qualitätsstandards.

Die Organisationen, die ein Ratsinformationssystem einsetzen möchten, haben es auf der einen Seite mit einer hoch flexiblen Applikation zu tun. Auf der anderen Seite stehen Geschäftsprozesse, die die gesamte Verwaltung betreffen, die mit Hilfe der neu beschafften Sitzungsmanagementlösung zu optimieren sind, bis hin zur automatisierten Veröffentlichung der Daten und Dokumente für Bürger und Gremienmitglieder über das Internet. Mittlerweile beschäftigen sich viele Verwaltungen mit dem Einsatz einer digitalen Gremienarbeit und einer entsprechenden App.

Spätestens an dieser Stelle ist eine hochqualifizierte Kundenbetreuung gefragt. In der Ausbildungsreihe „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ werden nicht nur Produktkenntnisse, sondern auch Fachwissen rund um das Sitzungsmanagement, sowie wichtige organisatorische Abläufe aus dem Projektmanagement vermittelt.

„Wir bedanken uns bei unserem Partner Profi AG für den geleisteten Einsatz im Rahmen der Zertifizierung und wünschen für die kommenden Projekte viel Erfolg“, so Herr Breuch Teamleiter Kundenbetreuung SOMACOS.

Ansprechpartner:
Herr Karl-Heinz Breuch
Telefon: +49 (0)2203/ 2975 40
Fax: +49 (0)2203/ 29755 422
E-Mail:  breuch@somacos.com

Papierloser Sitzungsdienst in Fürstenwalde

Im Rahmen eines Anwendertages in Fürstenwalde, der märkischen Stadt an der Spree, konnten sich Verwaltungen aus Brandenburg wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.

Mittlerweile arbeiten in Fürstenwalde 29 von 32 Stadtverordneten digital und erhalten keine Sitzungsunterlagen mehr per Papier. Auch Mitglieder von Beiräten und sachkundige Einwohner praktizieren eine papierlose Gremienarbeit.

Auch die Stadtverwaltung optimierte Ihre internen Abläufe und stellte auf elektronische Mitzeichnung um. Session genießt dabei durch seine Übersichtlichkeit und ausgesprochene Benutzerfreundlichkeit hohe Akzeptanz bei den Verwaltungsmitarbeitern.

Im Fokus der Stadtverwaltung stand auch die Verbesserung der Serviceleistungen für Ihre Bürger und Gremienmitglieder. Neben der automatisierten Veröffentlichung aller aktuellen Sitzungstermine zählt dazu auch die elektronische Verfügbarkeit der vollständigen Sitzungsunterlagen aus der aktuellen Wahlperiode und der Historie sowie die automatisierte Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen incl. Jahressteuerbescheinigungen.

Interessant waren für die angereisten Verwaltungsexperten auch technische und organisatorische Praxisempfehlungen wie:

- Nutzungsvereinbarungen für digitale Ratsarbeit
- Fragebogen zur Publikation von Personendaten
- Sicherheitskonzept.

Wir bedanken uns bei der Stadt Fürstenwalde für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Anwenderbericht: http://bit.ly/NgUSyk 

Ansprechpartner Stadt Fürstenwalde:

Franka Koch
Büro der Stadtverordnetenversammlung
Telefon: +49 (0)3361 / 5571 - 17
E-Mail:  f.koch@fuerstenwalde-spree.de

Jens Müller
Fachgruppe TUIV
Telefon:  +49 (0)3361 / 5571 - 55
E-Mail: jens.mueller@fuerstenwalde-spree.de

Digitale Ratsarbeit mit iPad in der Stadt Bad Salzungen

Im Rahmen eines Anwendertages in Bad Salzungen, der Kreisstadt des Wartburgkreises, konnten sich Verwaltungen aus Thüringen und Hessen wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.
Seit Oktober 2010 sind Session und SessionNet im Sitzungsmanagement und Gremienmanagement in der grünen Stadt mit starker Sole im Herzen Deutschlands im Einsatz. Grün ist auch die Umweltbilanz durch digitale Mitzeichnung von Beschlussvorlagen und eine geplante Einsparung von ca. 80.000 Papierseiten.

Auch im Bereich der Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen optimierte die Stadtverwaltung die Prozesse. Dank einer automatisierten Schnittstelle zum mps-Finanzverfahren erfolgen Abrechnung und Buchung jetzt teilautomatisiert.
Bisher müssen sich Ratsmitglieder noch mit einer Sitzungsmappe im Umfang von bis zu 250 Seiten beschäftigen. In Kürze stehen den Kommunalpolitikern aber handliche iPad Computer zur Verfügung und die Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen und die Vor- und Nachbereitung auf Sitzungen erfolgen in digitaler Form mit der Softwarelösung Mandatos.

Modern und innovativ erwies sich die Stadt Bad Salzungen auch bei der Bereitstellung von Endgeräten für Ihre Kommunalpolitiker. Durch eine individuelle Nutzungsvereinbarung wird der Einsatz, die Nutzung und die Finanzierung der Geräte geregelt.

Wir bedanken uns bei der Stadt Bad Salzungen für Ihre hervorragende Unterstützung.


Lesen Sie hier den Referenzbericht: http://bit.ly/Lx7uPT   

Ansprechpartner Stadtverwaltung Bad Salzungen:
Frank Bösenberg und Steffen Schleder
EDV-Abteilung, Telefon: +49 (0)3695 / 671 - 110
E-Mail: edv2@badsalzungen.de

Frau Mai, Sitzungsdienst, Telefon:  +49 (0)3695 / 671 - 118
E-Mail: stadtrat@badsalzungen.de

Erfolgreiche Microsoft Partner Zertifizierung

SOMACOS konnte sich auch im Jahr 2012 erfolgreich als zertifizierter Microsoft Silver Partner reprofilieren.

SOMACOS Kunden profitieren durch die erfolgreiche Zertifizierung vom umfassenden Know-how und den Zugriff auf neuste Technologie von Microsoft.

 

Rückblick kommunale Fachmesse DiKOM Süd 2012!

Messestand AB-Data DiKom Süd 2012

Die DiKOM Süd – Fachmesse für digitale Kommunen fand vom 8. bis 9. Mai 2012 erstmals in den Rhein-Main-Hallen in Wiesbaden statt. Die Messe am neuen Standort erwies sich für SOMACOS als erfolgreich und effektiv, nicht zuletzt durch eine sehr gute Infrastruktur, entspannte Anreisemöglichkeiten und kurze Wege für die zahlreichen Fachbesucher.
Der Besuchermagnet auf der DiKOM Süd war zum wiederholten Mal das Thema digitale Gremienarbeit mit iPads und der Mandatos iPad App. Sowohl in den individuellen Präsentationen am Gemeinschaftsstand der AB-Data, als auch in den beiden praxisgerechten Workshops informierten sich zahlreiche Besucher über die Möglichkeiten der elektronischen Informationsbereitstellung über das Ratsinformationssystem SessionNet und die Mandatos iPad App. In den Praxisworkshops präsentierte Herr Jörg Ramjoie, zuständig für IT-Projekte in der Stadt Düren, wie sich 44 von 50 Stadträten heute papierlos auf ihre Sitzungen vorbereiten und berichtete über den Auswahlprozess für die technische Ausstattung der Gremienmitglieder, in dessen Ergebnis die Entscheidung hier eindeutig zugunsten des Ipad von Apple ausfiel. Erstmals  wurde in Düren auch der über 600 Seiten starke Haushaltsplan in digitaler Form über das Ratsinformationssystem SessionNet bereit gestellt. In wenigen Sekunden gelangt dieser Plan auf die mobilen Mandatos Arbeitsplätze und steht dann jederzeit als Offline Version für die tägliche Arbeit zur Verfügung.

Die Frage, ob die Konfiguration und die Pflege der Tablet-PCs und der Mandatos-Software aufwändig sei, konnte Herr Ramjoie mit einem eindeutigen Nein beantworten. Kostenfreie Konfigurations-Apps dienen der erstmaligen Einrichtung der Geräte und Updates sind mit nur einem Mausklick installiert. Viele Tipps konnte Herr Ramjoie auch aus den Bereichen Organisation vermitteln, Grundsatzbeschlüsse zur digitalen Arbeit sowie konkrete Nutzungsvereinbarungen mit Ratsmitgliedern waren gefragte Themen. Das Fazit der Messebesucher war eindeutig: Papier ist Vergangenheit, die Zukunft gehört der digitalen Gremienarbeit mit einer eigenen App für Gremienmitglieder.

Lesen Sie hier den Praxisbericht der Stadt Düren.

Wir bedanken uns für Ihr Interesse zur DiKOM Süd 2012. Besonderer Dank gilt der Stadt Düren für die umfangreiche Unterstützung.

Neuer Partner: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF)

SOMACOS und das in Baden-Württemberg beheimatete Unternehmen KIVBF haben eine Partnerschaft zur Vermarktung der Anwendersoftware Session vereinbart. Die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) ist ein IT-Systemhaus und Gesamtlösungsanbieter für Städte, Gemeinden und Landkreise. Die KIVBF präsentiert Ihnen auf ihrer Hausmesse „Forum 2012“ in Heilbronn, Freiburg und Nürnberg erstmalig die Sitzungssoftware Session.

Hier erfahren Sie mehr und können sich anmelden: http://www.kivbf.de/pb/,Lde/start/Fortbildung/Forum+2012.html