Optimierung der Geschäftsprozesse im Sitzungsdienst in Kaiserslautern



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der diesjährige Anwendertag in Rheinland-Pfalz fand mitten im Herzen der Pfalz, in Kaiserslautern, statt. Hinsichtlich der bevorstehenden Kommunalwahlen in 2014 gab die Kreisverwaltung Kaiserslautern Ihre Erfahrungen mit der Sitzungssoftware Session und Ihre Empfehlungen für eine gelungene Einführung an interessierte Verwaltungen aus Rheinland- Pfalz und dem Saarland weiter.

Im Fokus standen dabei die Vereinfachung und Strukturierung bei der Sitzungsvor- und Nachbereitung sowie die Digitalisierung des Mitzeichnungsverfahrens von Vorgängen. Über den auf die Abläufe der Kreisverwaltung abgestimmten Session-Workflow gibt der Landrat selbst elektronisch die Vorlagen frei und genehmigt Protokolle nach der Sitzung.

Mit der gelungenen Datenübernahme aus der Alt-Datenbank und dem Einsatz von Session stehen der Kreisverwaltung die einheitliche und zeitgemäße Abwicklung des Sitzungsdienstes, Recherchemöglichkeiten/ Archivierung, die Optimierung des Geschäftsprozesses und das digitale Mitzeichnungsverfahren zur Verfügung. Auch die Abrechnung und Auszahlung der Sitzungsgelder und Aufwandsentschädigungen erfolgt weitestgehend automatisiert über das Sitzungsgeldmodul und entlastet somit die Mitarbeiter.

Der nächste Schritt in Richtung einer digitalen Gremienarbeit ist die Einführung des SessionNet Kreistagsinformationssystems. Ziel ist es, pünktlich zur neuen Wahlperiode, das Informationssystem für Gremienmitglieder und Bürger auf der Homepage der Kreisverwaltung produktiv zu schalten. Damit hätten Politik und Bürger die Möglichkeit, elektronisch auf Sitzungsdokumente zuzugreifen und volltextbasierend zu recherchieren. Sicherheitseinstellungen, basierend auf einem praxisgerechten Rollen- und Rechtemodell, werden in SessionNet ebenso eingehalten wie in Session.

Wir bedanken uns bei der Kreisverwaltung Kaiserslautern für ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/14I1mjN

Ansprechpartner KV Kaiserslautern:

Fachbereich 1.1 -Organisation und zentrale Aufgaben-
Herr Achim Schmidt
E-Mail: achim.schmidt@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 317

Fachbereich 1.2 -EDV-
Herr Michael Dünkelberg
E-Mail: michael.duenkelberg@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 407

Erfolgreiches Somacos Partnermeeting 2013 in Dresden

Unser alljährliches Partner-Meeting fand auch in diesem Jahr in der sächsischen Landeshauptstadt Dresden statt.

Mittelpunkt der Veranstaltung bildete der Informationsaustausch zu aktuellen Themenkomplexen wie:

• neuer Releasestand 4.5 für Session und SessionNet
• neue Mandatos iPad App Version 2.0
• Erfahrungen mit dem neuen Kunden- und Partnerinformationssystem SessionOnline
• aktuelle Seminare und Veranstaltungen.

Ein besonderes Highlight bildete auch in diesem Jahr die Auszeichnung sowie Zertifizierung unserer Partner. Neben der „Zertifizierung als qualifizierter Session Kundenbetreuer“ für Mitarbeiter der PROFI AG konnten unsere österreichischen Partner Gemdat Oberösterreich sowie die Kufgem den Silber-Status erreichen. Projekterfahrene Partnerfirmen mit qualifizierten Session-Kundenbetreuern geben unseren Kunden die Gewissheit einer hohen Kompetenz und Dienstleistungsqualität.

 

Beim abendlichen Besuch der Lingnerterassen, konnte die Veranstaltung im wunderschönen Ambiente mit spektakulären Blick auf Dresden und das Elbtal bei Wein und leckerem Buffet in gemütlicher Runde ausklingen.

Ansprechpartner:
Frau Christin Müller
Telefon: 03901/ 47 60 00
Fax:  03901/ 4 76 00 11
E-Mail: mueller@somacos.com  

 

 

Erfolgreiche Zertifizierung „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“

Am 19.Juni dieses Jahres wurde den Mitarbeitern der Profi AG Sven Meyer und Kay Woytal das von der Firma Somacos GmbH & Co. KG ausgestellte Zertifikat „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ verliehen.

Die Somacos GmbH & Co. KG hat dieses Zertifikat für die Ausbildung der Session-Kundenbetreuer ins Leben gerufen. Grund hierfür sind die gestiegenen organisatorischen und technologischen Anforderungen an die Einführung eines Ratsinformationssystems in den Verwaltungen und die Sicherung eines hohen Qualitätsstandards.

Die Organisationen, die ein Ratsinformationssystem einsetzen möchten, haben es auf der einen Seite mit einer hoch flexiblen Applikation zu tun. Auf der anderen Seite stehen Geschäftsprozesse, die die gesamte Verwaltung betreffen, die mit Hilfe der neu beschafften Sitzungsmanagementlösung zu optimieren sind, bis hin zur automatisierten Veröffentlichung der Daten und Dokumente für Bürger und Gremienmitglieder über das Internet. Mittlerweile beschäftigen sich viele Verwaltungen mit dem Einsatz einer digitalen Gremienarbeit und einer entsprechenden App.

Spätestens an dieser Stelle ist eine hochqualifizierte Kundenbetreuung gefragt. In der Ausbildungsreihe „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ werden nicht nur Produktkenntnisse, sondern auch Fachwissen rund um das Sitzungsmanagement, sowie wichtige organisatorische Abläufe aus dem Projektmanagement vermittelt.

„Wir bedanken uns bei unserem Partner Profi AG für den geleisteten Einsatz im Rahmen der Zertifizierung und wünschen für die kommenden Projekte viel Erfolg“, so Herr Breuch Teamleiter Kundenbetreuung SOMACOS.

 Ansprechpartner:
Herr Karl-Heinz Breuch
Telefon: 02203/ 2975 40
Fax:  02203/ 29755 422
E-Mail: breuch@somacos.com

 

 

Mandatos iPad App 2.0 steht zur Verfügung

 

Die bewährte Mandatos iPad App von Somacos steht nun in einer neuen Version zur Verfügung.

Lassen Sie sich von vielen Verbesserungen aus der Praxis der digitalen Gremienarbeit inspirieren. Ins Auge fallen neue, optimierte PDF- Bearbeitungsfunktionen, die Erweiterung der lokalen Suchfunktion und der enorme Geschwindigkeitszuwachs.

Geblieben ist die hohe Sicherheit, Stabilität und Verfügbarkeit der App.
 
Sie interessieren sich für die Mandatos iPad App? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. Hier geht es zum direkten Download.

 

 

Landkreis Heidekreis auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit

 
Der Heidekreis, mitten in Niedersachsen – mitten im Leben, so lautet der Titel der Imagebroschüre des Landkreises. Getreu diesem Motto, standen vor allem die praktischen Erfahrungen des Heidekreises bei der Einführung des Sitzungsdienstes Session und dem Ratsinformationssystem SessionNet im Mittelpunkt des diesjährigen Anwendertages 2013 in Niedersachsen.

Mit der Ablösung des Lotus Notes basierten Alt-Verfahrens, welches keine Anbindung an MS-Word hatte,   wurden neben der gewünschten Office Integration, elektronische Mitzeichnungsprozesse und die Einbeziehung von dezentralen Dienststellen ermöglicht. Auf Papier wird dabei weitgehend verzichtet und der Zeitaufwand bei der Sitzungsvorbereitung konnte erheblich minimiert werden.

Mit dem Einsatz von Session und SessionNet stehen für die Bürger ein verbessertes Informationsangebot und erstmalig  Recherchemöglichkeiten nach Sitzungsunterlagen im Internet zur Verfügung. Mit der Einführung des Kreistagsinformationssystems für die 50 Abgeordneten wurde zudem der Grundstein für die digitale Gremienarbeit im Heidekreis gelegt. Die Weiterentwicklung des Verfahrens hin zum papierlosen Sitzungsdienst für die Abgeordneten ist bereits beschlossen und befindet sich in der Umsetzung. Sorgfältig wurde analysiert und ein Konzept für die digitale Gremienarbeit mit Mandatos ausgearbeitet.

Der Landkreis Heidekreis kann auf eine langjährige Erfahrung im Rahmen von E-Government-Prozessen zurückblicken. Durch das Rechenzentrum im Landkreis und moderne Lösungen im Bereich des Mobil-Device-Managements wird eine hohe Verfügbarkeit und die IT-Sicherheit für die Lösung Mandatos gewährleistet.

Wir bedanken uns bei dem Landkreis Heidekreis für seine hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/13G6RjA

Ansprechpartner Landkreis Heidekreis:
Frau Kerstin Meyer  - Fachgruppe Automation und Datenverarbeitung
Tel.: 05162/ 970-283
E-Mail: k.meyer@heidekreis.de

Herr Dirk Hebenbrock  - Fachgruppe Kommunale Angelegenheiten
Tel.: 05162/ 970-218
E-Mail: d.hebenbrock@heidekreis.de


 

 

 

Stadt Kehl – Arbeitserleichterung dank Session

 
Im Rahmen des Anwendertages in Kehl, der weltoffenen Kleinstadt in der Mitte Europas,  konnten sich Verwaltungen aus Baden-Württemberg wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.

Im Jahr 2006 kam von den Räten der Stadt Kehl der Wunsch ein Sitzungsdienstverfahren einzuführen. Die Verwaltung unterstützte das Vorhaben und  hat sich auf Grund der Praxiserfahrungen anderer Städte für Session entschieden. Nicht nur für die Stadtverwaltung, sondern auch für die Bürger und  Räte, ergaben sich damit  enorme Vorteile.

Neben dem einheitlichen Erscheinungsbild der Vorlagen sowie einer komfortablen Suche, bieten das SessionNet Bürgerinformationssystem und das Ratsinformationssystem aktuelle und transparente  Informationen aus der Kommunalpolitik.

Das abschließende Fazit der Stadt fällt positiv aus. Durch die Arbeitserleichterung genießt Session eine hohe Nutzerakzeptanz und war genau die richtige Entscheidung.

Wir bedanken uns bei der Stadt Kehl für die hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Praxisbericht: http://bit.ly/19pchUQ

Ansprechpartner Stadt Kehl:
Frau Kerstin Faschon - Zentrale Steuerung
E-Mail: k.faschon@stadt-kehl.de
Tel.: 07851/ 88-1101

 

 

 

Stadtverwaltung Chemnitz auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit

 

Im Rahmen des Anwendertages in Chemnitz, Stadt der Moderne und drittgrößte Stadt im Freistaat, konnten sich Verwaltungen aus Sachsen wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen. 

Die Stadtverwaltung Chemnitz entschied sich im Jahr 2008 für eine Ablösung der bisherigen Anwendung im Sitzungsdienst und führte eine verlustfreie Datenübernahme durch. Neben  der Verbesserung des Informationsangebotes und der Recherchemöglichkeiten im Internet war die Einbindung der Eigenbetriebe eine wichtige Zielstellung. Durch die digitale Ämterbeteiligung konnten Arbeitsabläufe optimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Session genießt in der Stadtverwaltung eine hohe Nutzerakzeptanz. Durch ca. 500 Nutzer werden in der Stadtverwaltung rund 280 Sitzungen mit durchschnittlich 400 Vorlagen im Jahr vorbereitet und durchgeführt. Die Mandatsträger und Fraktionen erstellen im Jahr ca. 120 Beschlussanträge, Änderungsanträge und 450 Ratsanfragen in Session. Sie werden dabei in ihrer Tätigkeit vom System unterstützt.

Aktuell ist für den Sommer 2013 die Umstellung der Sitzungsgeldabrechnung auf den SEPA-Zahlungsverkehr vorgesehen.

Die Stadtverwaltung Chemnitz hofft nun auf eine schnelle Änderung der sächsischen Gemeindeordnung um eine vollständig papierlose Gremienarbeit für den Sommer 2014 vorzubereiten.

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Chemnitz für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/11qTJKw

Ansprechpartner Stadtverwaltung Chemnitz:

Frau Beate Frech-Döring – Leiterin Geschäftsstelle des Stadtrates
Tel: 0371/4881540
E-Mail: beate.frech-doering@stadt-chemnitz.de

Frau Katrin Ehnert – Administratorin Session
Tel: 0371/4881565
E-Mail: katrin.ehnert@stadt-chemnitz.de

Frau Ramona Seidel – Sachbearbeiterin Sitzungsdienst
Tel.: 0371/4881546
E-Mail: ramona.seidel@stadt-chemnitz.de