Amt Gnoien digitalisiert Gremienarbeit: Erfolgreicher Umstieg auf Mandatos G6

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit frischem Schwung und klarer Vision geht das Amt Gnoien einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung. Als zentrale Verwaltung für vier Gemeinden hat die Verwaltung erfolgreich den Umstieg auf die moderne App Mandatos G6 vollzogen – und gestaltet so die Arbeit für die Gremienmitglieder auf mobilen Endgeräten effizienter, transparenter und zukunftssicher.

Bereits seit 2014 setzt Gnoien auf die Lösungen von SOMACOS: Die Sitzungsdienstsoftware Session ist fest im Arbeitsalltag verankert und wurde durch Zusatzmodule wie das Sitzungsgeld ergänzt, wodurch interne Abläufe spürbar vereinfacht und beschleunigt werden konnten. Diese bewährte Basis bildete den Ausgangspunkt für den nächsten Entwicklungsschritt.

Mit Mandatos G6 wurde gezielt eine Lösung eingeführt, die insbesondere den Anforderungen einer gemeindeübergreifenden Gremienarbeit gerecht wird. Die einheitliche Oberfläche macht es Gremienmitgliedern besonders leicht, sich zurechtzufinden – vor allem dann, wenn sie in mehreren Gemeinden aktiv sind. Ob Sitzungskalender, Einblick in Tagesordnungen oder Zugriff auf nicht öffentliche Dokumente: Mit wenigen Klicks ist alles zentral und übersichtlich verfügbar.

Die Erwartungen an den Umstieg wurden in der Praxis bestätigt. Sitzungsunterlagen stehen digital zur Verfügung, papierbasierte Prozesse werden konsequent reduziert und die Vorbereitung von Sitzungen erfolgt spürbar schneller. Gleichzeitig lässt sich die Zusammenarbeit über Gemeindegrenzen hinweg effizient in einer Anwendung abbilden. Dank der engen Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum KDO und dem Softwareanbieter SOMACOS verlief die Einführung reibungslos.

Mit dem erfolgreichen Einsatz von Mandatos G6 setzt das Amt Gnoien ein klares Zeichen für eine moderne, zukunftsfähige Verwaltung. Ziel ist es, den Sitzungsdienst im Laufe des Jahres 2026 vollständig papierlos zu organisieren.

5 Verwaltungen haben die Migration nach Session mit der SIS erfolgreich umgesetzt

 

 

 

 

 

Die seit 2018 bestehende Partnerschaft von SOMACOS und SIS vereint über 20 Jahre Erfahrung im Sitzungs- und Gremiendienst. Ziel der Zusammenarbeit ist die Konsolidierung von Fachverfahren, um Verwaltungsprozesse effizienter, wirtschaftlicher und zukunftssicher zu gestalten.

Dieses Know-how bildete die Grundlage für ein anspruchsvolles Migrationsprojekt: Fünf Verwaltungen – der Landkreis Ludwigslust-Parchim, die Städte Ludwigslust, Lübz und Neustadt-Glewe sowie das Amt Zarrentin – haben sich bewusst für den Wechsel von ALLRIS auf Session, SessionNet und Mandatos entschieden.

In einem engen Zeitfenster von Ende Januar bis Anfang Juni 2024 erfolgte die komplette Migration. SIS stellte dabei alle erforderlichen technischen Komponenten bereit und begleitete jede Verwaltung individuell. Trotz des hohen manuellen Aufwands bei der Datenübernahme und intensiver Schulungen für erfahrene Anwender gelang der Übergang reibungslos.

Mittlerweile befinden sich alle fünf Verwaltungen erfolgreich im Echtbetrieb und werden weiterhin eng betreut. Die Umstellung galt als wichtiger Schritt hin zu einer leistungsfähigen, digitalen Verwaltung mit nachhaltig optimierten Arbeitsabläufen.

Auch der Ausblick ist vielversprechend: Mit SessionNet G6 ist bereits die nächste Entwicklungsstufe geplant. Bis Ende 2026 soll eine moderne Systemumgebung entstehen, ergänzt durch neue Funktionen und begleitende Anwendertreffen, die den Austausch fördern und den Mehrwert der Lösung weiter erhöhen.

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