Digitale Gremienarbeit im Stadtwerke Köln Konzern

Seit März 2005 setzt der Stadtwerke Köln Konzern nun erfolgreich Session ein. Inzwischen wird die gesamte Sitzungsorganisation für die Konzerngesellschaften mit dem Sitzungsdienstverfahren Session abgewickelt. Auf dem Weg zur vollelektronischen Gremienarbeit zeigte die Einführung von SessionNet im Jahr 2007 einen weiteren positiven Effekt. Die Vorbereitung auf eine Sitzung ist seitdem ohne Papierversand möglich.

 

Mit der Mandatos iPad App wird seit August 2012 für die Gremienmitglieder die digitale Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen auf iPads gewährleistet. Die Gremienmitglieder verfügen mit der Mandatos iPad App über eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/1bHJKeJ

(Quelle: stadt+werk, Ausgabe: 06/ 2013 September)

 

 

Erfolgreiche KomFIT 2013 in Kiel

Klein aber Fein – so kann man die KomFIT 2013 in Kiel bezeichnen. Öffentliche Verwaltungen aus dem Bundesland Schleswig-Holstein nutzten die Möglichkeit und informierten sich am Stand von Somacos über die neuesten Trends und Innovationen zum Thema Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit.

 

Neben dem klassischen Thema Sitzungsdienst, standen vor allem die  neuen Funktionen der aktuellen Version 4.5 des Ratsinformationssystems SessionNet und des Moduls Mandatos im Fokus. So wurde  einerseits die Abbildung von städtischen Gremien mit Beteiligungen im geschützten Extranet als auch die zahlreichen Neuerung der Mandatos iPad App 2.1 mit großem Interesse aufgenommen. Auch Trendthemen wie die Einbindung von Cloudspeicherlösungen und der IT-Sicherheit wurden mit den Besuchern aktiv diskutiert. 

 

Wir bedanken uns bei allen Interessenten und Kunden für Ihr Interesse zur KomFIT.

 

 

Auftakt zu den SOMACOS Anwendertreffen und Updateseminaren 2013

Nach arbeitsreichen Wochen wurden pünktlich am 02. September die Versionen Session und SessionNet 4.5 freigegeben. Parallel dazu wurde die Mandatos iPad App 2.1 über den iTunes Store zur Verfügung gestellt. Um unseren Kunden vier attraktive Veranstaltungen bieten zu können, haben wir diesmal besonderes Augenmerk auf „Hotels im Grünen“ gelegt. Den Auftakt für den Erfahrungsaustausch und die Neuigkeiten rund um die neuen Releases gab es am 04. und 05. September in entspannter Atmosphäre am See, im Seehotel Zeuthen bei Berlin.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/R1JETm

 

 

Erfolgreicher Sitzungsdienst mit Session in der Stadt Remscheid

Der Somacos-Anwendertag im Bundesland Nordrhein-Westfalen fand dieses Jahr zusammen mit der drittgrößten Stadt des Bergischen Landes, der Stadt Remscheid, statt. Erfolgreich war hier nicht nur die Veranstaltung, sondern auch die Einführung des Ratsinformationssystems Session im Jahr 2010.

Bis dato erfolgte der Sitzungsdienst überwiegend über Mittel der Bürokommunikation. Die Folgen waren uneinheitliche Dokumentenvorlagen, eingeschränkte Recherchemöglichkeiten und eine papiergebundene Mitzeichnung.  Nachdem im Frühjahr 2010 die Stammdaten erfasst und der Workflow eingerichtet war, erfolgte die Schulung von insgesamt 150 Mitarbeitern, teilweise auch durch eigene Systemadministratoren.

 

Das Verfahren ist für die Vorlagenersteller einfach zu bedienen und wird sehr gut angenommen. Auch im Bereich des Sitzungsdienstes führt der Einsatz von Session zu erheblichen Erleichterungen. Das automatische Erstellen von Tagesordnungen stellt insbesondere bei umfangreichen Sitzungen eine große Vereinfachung dar.

 

Seit August 2010 erfolgt die Abwicklung des Sitzungsdienstes für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse und die Beiräte ausschließlich über Session. Mit der Erstellung von mehr als 3400 Vorlagen für rund 400 Sitzungen genießt Session seit seiner Einführung eine hohe Akzeptanz bei
den Mitarbeitern und Mandatsträgern. Mittlerweile werden auch die Sitzungen des Verwaltungsvorstands und des Ältestenrates mit dem Sitzungsdienstverfahren abgewickelt. Durch das Bürger-, Amts- und Ratsinformationssystem wird eine Transparenz auch nach außen geschaffen, die vorher nicht vorhanden war und die sowohl von der Politik als auch von Bürgern und der örtlichen Presse sehr positiv aufgenommen wird. Besonders hervorzuheben ist, dass auch die Fraktionsgeschäftsstellen über eine Portallösung an Session angebunden sind und über das Antragsmodul der Software ihre Anträge und Anfragen selbst medienbruchfrei in Session erstellen.

Auch in der Zukunft steht die Nutzung von Session im Fokus. So ist die Anbindung des Finanzverfahrens zur Sitzungsgeldabrechnung sowie die Nutzung der Mandatos iPad App für die digitale Gremienarbeit geplant.

 

Wir bedanken uns bei der Stadt Remscheid für Ihre hervorragende Unterstützung.

 

Lesen Sie hier den Referenzbericht: http://bit.ly/1aTMG7D

 

Ansprechpartner Stadt Remscheid

 

Herr André Bürger

Tel.: 0 21 91/16 – 34 28

E-Mail: andre.buerger@remscheid.de

 

Herr Michael Müller

Tel.: 0 21 91/16 – 38 08

E-Mail: michael.mueller@remscheid.de

 

 

 

Gremienarbeit von morgen – Bereit zur Installation - Mandatos iPad App Rel. 2.1

Die bewährte Mandatos iPad App von Somacos steht nun in einer neuen Version zur Verfügung.

Lassen Sie sich von vielen Erweiterungen und Verbesserungen aus der Praxis der digitalen Gremienarbeit inspirieren:
 

 - Automatischer Download von Metadaten und Dokumenten im Hintergrund
- Integrierter Airprint-Druck und Mailversand
- Assistententechnologie für Dokumente und Kommentare mit Löschalgorithmus 
- Visualisierung der Hintergrundaktivitäten

 

Sie interessieren sich für die Mandatos iPad App? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. Hier geht es zum direkten Download.

 

 

Neuer Release für Session und SessionNet verfügbar

Pünktlich zum 02.09.2013 sind Session und  SessionNet, die bewährten und erfolgreichen Lösungen für Sitzungsmanagement und Gremieninformationssysteme der SOMACOS GmbH & Co. KG, in der Version 4.5 verfügbar. Die nunmehr 1.200 Session-Anwender können sich auf zahlreiche Verbesserungen freuen.

 

Im Bereich Session können neben funktionalen Erweiterungen im gesamten Dokumentenhandling insbesondere ergonomische Verbesserungen überzeugen. Die Unterstützung des SEPA-Zahlungsverkehrs, die Druckoptimierung sowie die Erweiterung des Rollen- und Rechtemodells verbessern die Bedienung. Schwerpunkte in SessionNet bilden das neue zentrale Navigationselement, sowie die Optimierung der RSS-Feeds und die Ablage gremienspezifischer Dokumente für ein Beteiligungscontrolling.

 

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung. Buchen Sie hier die Teilnahme am Anwendertreffen/ Updateseminar.

 

Digitale Gremienarbeit in der Samtgemeinde Sögel

Die Samtgemeinde Sögel ist ein seit 1974 bestehender Gemeindeverband mit rund 16.500 Einwohnern und flächenmäßig die größte Kommune im niedersächsischen Emsland. 

 

In Sachen Ratsarbeit wurde bereits in 2007 bei der Einführung von Session an die Anforderungen der Verwaltungsstrukturen der Samtgemeinde Sögel  im Sitzungsmanagement gedacht.  Mit der Nutzung von Session und SessionNet  wurde zunächst  der Sitzungsdienst  für den Samtgemeinderat Sögel  und den Gemeinderat Sögel  optimiert, indem auf das manuelle Erstellen von Sitzungsunterlagen und aufwendige Kopier-und Kuvertierprozesse verzichtet wurde.

Für  Bürger und Gremienmitglieder stehen des Weiteren deutlich bessere Informationsangebote im Internet zur Verfügung. 

Mit der Mandatos  iPad  App wird die digitale Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten seit dem Jahr 2012  für die Gremienmitglieder des Samtgemeinderates Sögel  gewährleistet. Neben der Einsparung von Ressourcen wurde vor allem die Verkürzung der Verfahrenswege zwischen Verwaltung und Mandatsträger erreicht.  

Auch in Zukunft  spielt  die digitale Gremienarbeit eine große Rolle im Gemeindeverband. So ist die  Übernahme des Sitzungsdienstes aller Mitgliedsgemeinden der Samtgemeinde Sögel in Session und SessionNet sowie die papierlose Gremienarbeit für weitere Ratsmitglieder geplant.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/14D3f3j

 

Ansprechpartner SG Sögel

Herr Gerd Kerssens – Leiter Fachbereich 10 – Zentrale Dienste
Tel.: 05952 / 206-117
E-Mail: kerssens@soegel.de

 

Herr Vitali Wirch – Fachdienste 5 – EDV-Service
Tel.: 05952 / 206-144
E-Mail: wirch@soegel.de