Weicher Übergang zur digitalen Gremienarbeit

Mit der Einführung eines elektronischen Sitzungsmanagements erleichtert die Stadt Pohlheim ihren Mandatsträgern und der Verwaltung die Arbeit. Im Januar 2013 begann für die Verwaltungsmitarbeiter der Stadt Pohlheim der Umstieg auf das elektronische Sitzungsmanagement Session der Firma Somacos.

 

Pohlheim mit rd. 18.500 Einwohnern hat innerhalb einer fünfjährigen Wahlzeit rd. 300 Sitzungen der städtischen Gremien Magistrat, Stadtverordnetenversammlung sowie der drei ständigen Ausschüsse abzuarbeiten. Neben der entsprechenden Anzahl an Einladungen und Niederschriften für die Sitzungen werden in diesem Zeitraum durch die Verwaltungsmitarbeiter rd. 1.000 Beschlussvorlagen für die Gremien erstellt.

 

Nachdem die Verwaltung bis Sommer 2013 die Software mit Leben gefüllt hatte, erfolgte im August 2013 für die Mandatsträger die Vorstellung des Gremieninformationssystems SessionNet und seiner Möglichkeiten. Seither können 37 Stadtverordnete und 11 Magistratsmitglieder elektronisch auf Vorlagen, Einladungen und Niederschriften der Gremien zugreifen und durch die Eingabe von Stichwörtern, Kalenderdaten und Drucksachennummern Sachverhalte recherchieren.

Noch werden die Sitzungsunterlagen in Papier versandt und erlauben den Mandatsträgern den weichen Übergang zu einer mittelfristig geplanten papierlosen, digitalen Gremienarbeit.

 

Lesen Sie hier weiter: Quelle Kommune21 Heft 12/2013 Seite 38

 

Mandatos für Aufsichtsräte

Aufsichtsräte, die ihren Job ernst nehmen, bräuchten im Grunde einen kleinen Bücherschrank, um all den Lesestoff übersichtlich ordnen zu können. Ganz zu schweigen von den Klebezetteln, mit denen Aufsichtsräte in der Regel wichtige Stellen markieren oder Anmerkungen kennzeichnen. Denn in der Ausschuss- oder Aufsichtsratssitzung will man schnell finden, was man sich zurechtgelegt hat. Ebenso zügig will man auch seine Gedanken parat haben, die man sich zur Beschlussvorlage x, y oder gar z gemacht hat.

Die Aufsichtsräte von Sachsen-Anhalts größter Wohnungsbaugenossenschaft – der MWG Magdeburg eG – haben sich mit Unterstützung der KID jüngst ein Programm anpassen lassen, das all ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Zunächst waren die Wünsche der Aufsichtsräte bescheiden. Sie suchten lediglich nach einem Programm, das ihnen die Unterlagen für die Aufsichtsratssitzungen und der gemeinsamen Sitzung mit dem Vorstand digital zur Verfügung stellte. Möglichst auf mobilen Geräten wie dem iPad.

Die KID-Produktexperten empfahlen der MWG ein Programm, das deutlich mehr kann und schon bei den Magdeburger Stadträten auf Begeisterung stieß. Es nennt sich „Mandatos“ und wurde von der Firma SOMACOS aus Salzwedel entwickelt. Die Anwendung ermöglicht den Mitgliedern bestimmter Gruppen (z.B. politischen Gremien, Aufsichtsräten, Gesellschaftern), alle sitzungsrelevanten Unterlagen sowie Details zu Personen und den Gremien einzusehen. Und das in einer klar definierten Umgebung und auch ohne bestehende Internetverbindung. Hinzu kommt, dass die Dokumente lokal sicher verwaltet werden, mit digitalen Notizen, Markierungen und Kommentaren versehen werden können und darüber hinaus eine Volltextrecherche zur Verfügung steht. „Mandatos“ kann sowohl auf einem Windows-PC als auch auf einem iPad mit iOS5 oder iOS 6 genutzt werden.

Lesen Sie hier weiter: Quelle KID Server Nr. 50, Seite 14-15

Digitale Gremienarbeit im Stadtwerke Köln Konzern

Seit März 2005 setzt der Stadtwerke Köln Konzern nun erfolgreich Session ein. Inzwischen wird die gesamte Sitzungsorganisation für die Konzerngesellschaften mit dem Sitzungsdienstverfahren Session abgewickelt. Auf dem Weg zur vollelektronischen Gremienarbeit zeigte die Einführung von SessionNet im Jahr 2007 einen weiteren positiven Effekt. Die Vorbereitung auf eine Sitzung ist seitdem ohne Papierversand möglich.

 

Mit der Mandatos iPad App wird seit August 2012 für die Gremienmitglieder die digitale Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen auf iPads gewährleistet. Die Gremienmitglieder verfügen mit der Mandatos iPad App über eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/1bHJKeJ

(Quelle: stadt+werk, Ausgabe: 06/ 2013 September)