Mit der Einführung eines elektronischen Sitzungsmanagements erleichtert die Stadt Pohlheim ihren Mandatsträgern und der Verwaltung die Arbeit. Im Januar 2013 begann für die Verwaltungsmitarbeiter der Stadt Pohlheim der Umstieg auf das elektronische Sitzungsmanagement Session der Firma Somacos.
Pohlheim mit rd. 18.500 Einwohnern hat innerhalb einer fünfjährigen Wahlzeit rd. 300 Sitzungen der städtischen Gremien Magistrat, Stadtverordnetenversammlung sowie der drei ständigen Ausschüsse abzuarbeiten. Neben der entsprechenden Anzahl an Einladungen und Niederschriften für die Sitzungen werden in diesem Zeitraum durch die Verwaltungsmitarbeiter rd. 1.000 Beschlussvorlagen für die Gremien erstellt.
Nachdem die Verwaltung bis Sommer 2013 die Software mit Leben gefüllt hatte, erfolgte im August 2013 für die Mandatsträger die Vorstellung des Gremieninformationssystems SessionNet und seiner Möglichkeiten. Seither können 37 Stadtverordnete und 11 Magistratsmitglieder elektronisch auf Vorlagen, Einladungen und Niederschriften der Gremien zugreifen und durch die Eingabe von Stichwörtern, Kalenderdaten und Drucksachennummern Sachverhalte recherchieren.
Noch werden die Sitzungsunterlagen in Papier versandt und erlauben den Mandatsträgern den weichen Übergang zu einer mittelfristig geplanten papierlosen, digitalen Gremienarbeit.
