Grünheide (Mark),
eine idyllische Gemeinde im Speckgürtel Berlins, hat sich nicht nur als
attraktiver Wohnort etabliert, sondern auch als Vorreiter in Sachen
Digitalisierung. Die Gemeinde hat sich in den letzten Jahren als dynamisches
Zentrum für Innovation und Wirtschaftsentwicklung etabliert. Mit der Ansiedlung
von Tesla hat Grünheide auch international Aufmerksamkeit erlangt. Diese
Dynamik spiegelt sich auch in der Verwaltungsarbeit wider. In einem wichtigen Projekt
hat die Gemeinde ihre Gremienarbeit jetzt erfolgreich digitalisiert – ein
Schritt, der weit über die bloße Effizienzsteigerung hinausgeht.
Der Weg zur produktiven Umsetzung
Mit rund 9.246 Einwohnern und einer Verwaltung von etwa 45 Beschäftigten hat
Grünheide die Implementierung des Fachverfahrens Session von
SOMACOS durchgeführt,
mit dem Gremien- und Bürgerinformationssystem SessionNet
und den Mandatos
Apps für Gremienmitglieder. Ziel war es, die internen Prozesse zu
optimieren, Medienbrüche zu reduzieren und die Transparenz gegenüber der
Öffentlichkeit zu erhöhen. Dank einer gut abgestimmten Projektplanung und enger
Zusammenarbeit mit dem Dienstleister OWL-IT , der das
System im eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum hostet, gelang die Umsetzung
in Rekordzeit. Mit dieser Umgebung kann die Software von jedem Browser
aufgerufen werden, wodurch eine einfache Implementierung und Wartung
gewährleistet wird. Die Nutzer profitieren von regelmäßigen Updates und einem
hohen Maß an Flexibilität, da sie jederzeit und von überall auf die Anwendungen
zugreifen können.
Die Vorteile auf einen Blick
Früher waren die Prozesse in der Gemeinde Grünheide von zahlreichen
Medienbrüchen und langen Durchlaufzeiten geprägt. Mit der neuen Softwarelösung
gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Durch die Einführung digitaler
Workflows, eines umfassenden Beschlusscontrollings
und einer HKR-Schnittstelle
konnten nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die
Revisionssicherheit und Versionierung verbessert werden. Besonders
hervorzuheben ist die transparente Kommunikation mit Politik und
Öffentlichkeit, die durch die digitale Lösung erheblich gefördert wird.
Ein Schritt in die Zukunft zur Digitalisierung in den
Kommunen
Die erfolgreiche Implementierung der Software Session
zeigt, wie Digitalisierung auf kommunaler Ebene gelingen kann. Es ist ein
Beispiel dafür, wie durchdachte Projekte in Kombination mit erfahrenen Partnern zu nachhaltigen
Verbesserungen führen können.
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