Sitzungsdienst und Gremienarbeit in der Stadt Dessau-Roßlau

 

Die Stadt Dessau-Roßlau ist eine kreisfreie Stadt in Sachsen-Anhalt mit ca. 80.000 Einwohnern. Sie hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Organisation ihres Sitzungsdienstes und der Gremienarbeit erzielt. Durch die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS und die Optimierung bestehender Prozesse wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien und der Verwaltung gefördert. Mit 320 geplanten Sitzungen für 2023 und 330 für 2024 zeigt sich ein kontinuierliches Wachstum in der Gremienarbeit

Maßnahmen und Verbesserungen

Die Stadt setzte zunächst auf das Gremieninformationssystem und Bürgerinformationssystem SessionNet mit browsergestützter Informationsverteilung und Bereitstellung der Sitzungsunterlagen, was im Sitzungsdienst zu einer signifikanten Papierersparnis geführt hat (die Stadt ist seit 2017 auf papierlose Arbeitsweisen umgestiegen) und die digitale Gremienarbeit ermöglichte. 2019 wurde für die Stadträtinnen und Stadträte dann die Mandatos iOS-App eingeführt und durch Zugriff auf eine Onlinedatenbank konnten mit Hilfe des Umlaufverfahrens Gremiensitzungen auch online durchgeführt werden.

Durch die Einführung der digitalen Lösungen von SOMACOS hat sich die Effizienz der Gremienarbeit erheblich verbessert - der Arbeitsaufwand konnte reduziert werden und die Transparenz erhöhte sich. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls, da sie Zugang zu öffentlichen Unterlagen über die städtische Homepage haben.

Fazit und Ausblick

Für die Zukunft plant die Stadt, die digitale Gremienarbeit weiter auszubauen. Geplante Maßnahmen umfassen die Einführung neuer Kontrollinstrumente, die Verbesserung der Vorlagenerstellung und die vollständige Digitalisierung der Fraktionsunterlagen. Diese Schritte sollen die Effizienz und Transparenz der kommunalen Arbeit weiter steigern und den Bürgern einen noch besseren Zugang zu Informationen bieten.

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SOMACOS - Rückblick Onlineveranstaltungen 2024 für Digitale Gremienarbeit

 

Im Rahmen der zwei Onlineveranstaltungen für Interessenten am 13.03.2024, die sehr gut besucht waren, präsentierten die Stadt Heidelberg und die Sparkasse Langen-Seligenstadt ihre Arbeit mit den Lösungen im Sitzungsmanagement und der digitalen Gremienarbeit aus dem Hause SOMACOS.

Interessierte Verwaltungen aus verschiedenen Branchen (u.a. Öffentliche Hand, Banken, Hochschulen und Unternehmen) erhielten direkt von den Anwendern wertvolle Praxistipps und Erfahrungen zur digitalen Gremienarbeit. Fragen wurden durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gremienbüros direkt und fachgerecht beantwortet.  

Das Fazit der Kunden fiel sehr positiv aus und lautete:

• „Digitale Gremienarbeit ist der richtige Weg in Richtung Digitalisierung.“
• „Sorgt für Transparenz und spart enorm viel Zeit und Papier.“
• „Vereinfachte datenbankgeschützte Abrechnung von Sitzungsgeldern und   Aufwandsentschädigungen.“ 
• „Einfache Beschlussfassung mit dem digitalen Umlaufverfahren.“
• „Erfolgreiche Umstellung und Einführung der SOMACOS-Software durch hohe kompetente, serviceorientierte Kundenbetreuung und Unterstützung der Hotline.“

Wir bedanken uns bei der Stadt Heidelberg und der Sparkasse Langen-Seligenstadt für die gelungenen Veranstaltungen und die aussagekräftigen Praxisvorträge.

Sie interessieren sich für die Details? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf und fordern Sie die Praxisberichte an.

Digitale Gremienarbeit bei der Volkswohnung Karlsruhe

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die Volkswohnung GmbH in Karlsruhe ist mit fast 13.500 Wohnungen die drittgrößte Vermieterin in Baden-Württemberg. Seit 100 Jahren steht die Volkswohnung für bezahlbaren Wohnraum. Das städtische Unternehmen handelt zukunftsorientiert und entwickelt sich ständig weiter. Dabei spielte die Digitalisierung eine wesentliche Rolle.

Ziel war es die Gremienarbeit für den Aufsichtsrat zu digitalisieren und möglichst papierlos und ohne Medienbrüche zu gestalten. Die Volkswohnung hat sich zur Umsetzung dieses Vorhabens, wie auch schon die Stadt Karlsruhe, für die Produkte Session, SessionNet und den Mandatos Apps von SOMACOS entschieden.

Alle Aufsichtsratssitzungen werden inzwischen rein digital abgebildet. Informationen werden zeitnah zur Verfügung gestellt und alle Unterlagen sind jederzeit und von überall abrufbar. Zudem sind die Produkte sehr nachhaltig: Das Schleppen und Entsorgen von Papier entfällt.

Ein weiterer Pluspunkt ist die einfache Beschlussfassung mit dem digitalen Umlaufverfahren. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das SessionNet Gremieninformationssystem bzw. mit den Mandatos Apps. Die einfache Bedienung von Mandatos erleichterte auch den Aufsichtsratsmitgliedern den Umstieg auf das digitale Arbeiten.

Das Fazit der Volkswohnung beim Einsatz der SOMACOS-Lösungen fällt sehr positiv aus: Es war genau die richtige Entscheidung die Produkte von SOMACOS einzuführen, alle Anforderungen wurden nach ihren Wünschen umgesetzt bzw. angepasst. Die digitale Gremienarbeit ist nachhaltiger und erspart viel Zeit und Ressourcen!

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DMK Deutsches Milchkontor GmbH – Effizienz durch digitale Gremienarbeit

Copyright DMK Deutsches Milchkontor GmbH

 

 

 

 

 

 

 

Als Deutschlands größte Molkereigenossenschaft ist die DMK Group einer der bedeutendsten Lieferanten des deutschen Lebensmitteleinzelhandels und steht für Qualität, Vielfalt und Innovation. Mit hochwertigen Produkten und langjähriger Erfahrung hat sich die DMK Group eine starke Stellung im Markt erarbeitet.

Innovativ ist inzwischen auch die digitale Gremienarbeit bei der DMK Group. 2019 beschloss die DMK Group die internen Prozesse zu optimieren und eine digitale Gremiensoftware für den Aufsichtsrat und Vorstand im Projekt „Gremienarbeit 4.0“ einzuführen.

Die Auswahlkriterien waren u.a. effizientere und zeitsparende Abläufe, Reduzierung der Kosten für Druck und Versand der Unterlagen, die Verbesserung der Prozessabläufe sowie die Steigerung der Datensicherheit und die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen. Aus den genannten Kriterien entschied sich die DMK Group für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos iPad App von SOMACOS.

Innerhalb von 3 Monaten erfolgte die Implementierung und vorhandene Stammdaten konnten unkompliziert importiert werden. Für den Vorstand und den Aufsichtsrat wurden iPads Pro beschafft und eingerichtet. Der Beirat arbeitet browserbasiert mit SessionNet.

Die Gremienmitglieder können Dokumente auch offline digital aufrufen und über Beschlüsse abstimmen. Die Anmeldung am Gremieninformationssystem erfolgt aus Sicherheitsgründen über die 2-Faktor-Authentifizierung mittels Microsoft Authenticator App.

Eine weitere Besonderheit ist die zweistufige Abstimmung über das digitale Umlaufverfahren. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das SessionNet Gremieninformationssystem bzw. über den Gremienarbeitsplatz Mandatos. Somit wird für den Vorstand und den Aufsichtsrat eine einfache und sichere Möglichkeit gegeben, auch unter Bedingungen der Corona-Pandemie, die Gremienarbeit wie gewohnt fortzusetzen und Beschlüsse zu fassen. In den kommenden Jahren will die DMK Group die Digitalisierung weiter vorantreiben, geplant ist die Einführung von Session Sitzungsgeld/ Aufwandsentschädigung und die Aufschaltung der niederländischen Gremien.

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SOMACOS Frühlings-Release 2021

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neue Funktionen bieten verbesserte Funktionalität, Ergonomie und Datenschutz

Die Lösungen für die digitale Gremienarbeit in Form der Mandatos Apps stehen in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

In allen Mandatos Apps können nun Dokumenteinstellungen im PDF-Reader gespeichert werden. So wird die Bearbeitung der Dokumente für die Gremienmitglieder noch komfortabler.

In der neuen SessionNet-Version wurde das Umlaufverfahren um die Abstimmoption der Befangenheit ergänzt. Die Abstimmoptionen sind in Session administrierbar, so können nun auch bundesland- oder organisationsspezifische Besonderheiten bei der Durchführung eines Umlaufverfahrens abgebildet werden.

Weiter wurden verschiedene Anforderungen zu datenschutzrechtlichen Vorgaben in Bezug auf die Gremieninfo und Bürgerinfo umgesetzt.

Nicht zuletzt wurde SessionNet auch „unter der Haube“ verbessert. Mit Aktualisierung des Bootstrap-Framework wurde auf die neue Layout Generation 6 umgestellt. Im Unterschied zur Layout Generation 5 liegt das Augenmerk weniger in der Optik, sondern in den Bereichen Sicherheit und Barrierefreiheit.

Abgerundet wird das Frühlings-Release durch Optimierungen der Lösungen der SessionNet Bürgerinfo App (Laufzeitverbesserung)und der OParl-Schnittstelle (Ausgabe Adresse zum Sitzungsort).

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung.

Der Beitrag SOMACOS Frühlings-Release 2021 erschien zuerst auf SOMACOS.