DMK Deutsches Milchkontor GmbH – Effizienz durch digitale Gremienarbeit

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Als Deutschlands größte Molkereigenossenschaft ist die DMK Group einer der bedeutendsten Lieferanten des deutschen Lebensmitteleinzelhandels und steht für Qualität, Vielfalt und Innovation. Mit hochwertigen Produkten und langjähriger Erfahrung hat sich die DMK Group eine starke Stellung im Markt erarbeitet.

Innovativ ist inzwischen auch die digitale Gremienarbeit bei der DMK Group. 2019 beschloss die DMK Group die internen Prozesse zu optimieren und eine digitale Gremiensoftware für den Aufsichtsrat und Vorstand im Projekt „Gremienarbeit 4.0“ einzuführen.

Die Auswahlkriterien waren u.a. effizientere und zeitsparende Abläufe, Reduzierung der Kosten für Druck und Versand der Unterlagen, die Verbesserung der Prozessabläufe sowie die Steigerung der Datensicherheit und die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen. Aus den genannten Kriterien entschied sich die DMK Group für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos iPad App von SOMACOS.

Innerhalb von 3 Monaten erfolgte die Implementierung und vorhandene Stammdaten konnten unkompliziert importiert werden. Für den Vorstand und den Aufsichtsrat wurden iPads Pro beschafft und eingerichtet. Der Beirat arbeitet browserbasiert mit SessionNet.

Die Gremienmitglieder können Dokumente auch offline digital aufrufen und über Beschlüsse abstimmen. Die Anmeldung am Gremieninformationssystem erfolgt aus Sicherheitsgründen über die 2-Faktor-Authentifizierung mittels Microsoft Authenticator App.

Eine weitere Besonderheit ist die zweistufige Abstimmung über das digitale Umlaufverfahren. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das SessionNet Gremieninformationssystem bzw. über den Gremienarbeitsplatz Mandatos. Somit wird für den Vorstand und den Aufsichtsrat eine einfache und sichere Möglichkeit gegeben, auch unter Bedingungen der Corona-Pandemie, die Gremienarbeit wie gewohnt fortzusetzen und Beschlüsse zu fassen. In den kommenden Jahren will die DMK Group die Digitalisierung weiter vorantreiben, geplant ist die Einführung von Session Sitzungsgeld/ Aufwandsentschädigung und die Aufschaltung der niederländischen Gremien.

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