Sitzungsdienst und Gremienarbeit in der Stadt Dessau-Roßlau

 

Die Stadt Dessau-Roßlau ist eine kreisfreie Stadt in Sachsen-Anhalt mit ca. 80.000 Einwohnern. Sie hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Organisation ihres Sitzungsdienstes und der Gremienarbeit erzielt. Durch die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS und die Optimierung bestehender Prozesse wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien und der Verwaltung gefördert. Mit 320 geplanten Sitzungen für 2023 und 330 für 2024 zeigt sich ein kontinuierliches Wachstum in der Gremienarbeit

Maßnahmen und Verbesserungen

Die Stadt setzte zunächst auf das Gremieninformationssystem und Bürgerinformationssystem SessionNet mit browsergestützter Informationsverteilung und Bereitstellung der Sitzungsunterlagen, was im Sitzungsdienst zu einer signifikanten Papierersparnis geführt hat (die Stadt ist seit 2017 auf papierlose Arbeitsweisen umgestiegen) und die digitale Gremienarbeit ermöglichte. 2019 wurde für die Stadträtinnen und Stadträte dann die Mandatos iOS-App eingeführt und durch Zugriff auf eine Onlinedatenbank konnten mit Hilfe des Umlaufverfahrens Gremiensitzungen auch online durchgeführt werden.

Durch die Einführung der digitalen Lösungen von SOMACOS hat sich die Effizienz der Gremienarbeit erheblich verbessert - der Arbeitsaufwand konnte reduziert werden und die Transparenz erhöhte sich. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls, da sie Zugang zu öffentlichen Unterlagen über die städtische Homepage haben.

Fazit und Ausblick

Für die Zukunft plant die Stadt, die digitale Gremienarbeit weiter auszubauen. Geplante Maßnahmen umfassen die Einführung neuer Kontrollinstrumente, die Verbesserung der Vorlagenerstellung und die vollständige Digitalisierung der Fraktionsunterlagen. Diese Schritte sollen die Effizienz und Transparenz der kommunalen Arbeit weiter steigern und den Bürgern einen noch besseren Zugang zu Informationen bieten.

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SOMACOS Frühlings-Release 2021

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neue Funktionen bieten verbesserte Funktionalität, Ergonomie und Datenschutz

Die Lösungen für die digitale Gremienarbeit in Form der Mandatos Apps stehen in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

In allen Mandatos Apps können nun Dokumenteinstellungen im PDF-Reader gespeichert werden. So wird die Bearbeitung der Dokumente für die Gremienmitglieder noch komfortabler.

In der neuen SessionNet-Version wurde das Umlaufverfahren um die Abstimmoption der Befangenheit ergänzt. Die Abstimmoptionen sind in Session administrierbar, so können nun auch bundesland- oder organisationsspezifische Besonderheiten bei der Durchführung eines Umlaufverfahrens abgebildet werden.

Weiter wurden verschiedene Anforderungen zu datenschutzrechtlichen Vorgaben in Bezug auf die Gremieninfo und Bürgerinfo umgesetzt.

Nicht zuletzt wurde SessionNet auch „unter der Haube“ verbessert. Mit Aktualisierung des Bootstrap-Framework wurde auf die neue Layout Generation 6 umgestellt. Im Unterschied zur Layout Generation 5 liegt das Augenmerk weniger in der Optik, sondern in den Bereichen Sicherheit und Barrierefreiheit.

Abgerundet wird das Frühlings-Release durch Optimierungen der Lösungen der SessionNet Bürgerinfo App (Laufzeitverbesserung)und der OParl-Schnittstelle (Ausgabe Adresse zum Sitzungsort).

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung.

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Digitale Gremienarbeit in der Stadtverwaltung Gotha

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bereits im Jahr 2012 entschied sich die Stadt Gotha für den Umstieg auf die SOMACOS-Produkte. Da die damals eingesetzte Lösung Schwächen aufzeigte, wollte man neue Wege einschlagen. Die Einführung des Sitzungsmanagements Session und des Ratsinformationssystems SessionNet erfolgte stufenweise innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums. Bei dem Umstieg konnten die Altdaten problemlos übernommen und die laufenden Kosten schon nach kurzer Zeit stark reduziert werden.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war 2019 die Beschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App.  Die Verwaltung entschied sich für die zentrale Bereitstellung der Apple-Endgeräte und die Verwaltung über das Mobile Device Management System airwatch.

Mit der Mandatos iPad App steht den Ratsmitgliedern eine leistungsstarke Anwendung zur Verfügung, die neben der ständigen Verfügbarkeit aller Sitzungsunterlagen, auch verschiedene Bearbeitungsfunktionen und Interaktionsmöglichkeiten mit anderen Mitglieder/innen bietet.

Die Führungskräfte der Verwaltung und der Stadtrat haben immer eine aktuelle Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen über das Ratsinformationssystem SessionNet. Die Bürger/innen können sich auf der Homepage der Stadt Gotha im Bürgerinformationssystem über die öffentlichen Sitzungsunterlagen informieren.

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Stadt Arendsee – Tablet statt Papier

 

 

 

 

 

 

 

 

Seit Jahresbeginn 2020 arbeitet die Stadtverwaltung Arendsee bei der Vorbereitung von Ratssitzungen mit den Produkten im Sitzungsmanagement und digitaler Gremienarbeit von SOMACOS.

Nach fast einem Jahr digital unterstützter Ratsarbeit mit Session, SessionNet und den Mandatos Apps fällt die Bilanz positiv aus.

Die Verwaltung ist zudem transparent, auch die Bürger können sich über das Bürgerinformationssystem SessionNet von den Sitzungen des Stadtrates und der Ortschaften informieren.

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(Foto und Quelle: Altmark Zeitung, Ausgabe vom 21.11.2020)

Die neue SessionNet Bürgerinfo App von SOMACOS

Mehr Transparenz für Kommunalpolitische Entscheidungen

SOMACOS als Marktführer für Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit stellt in Kürze eine neue App für Bürger vor. Mit Hilfe der App kann man sich künftig sehr einfach über das Handeln der Verwaltung und die politischen Entscheidungsprozesse in den kommunalen Gremien informieren. Die Lösung erlaubt die schnelle und ortsbezogene Information über Entscheidungen sowie aktuelle Themen. Unkompliziert können Informationen recherchiert und individuell abonniert werden. Die Bedienung ist ohne kommunale Kenntnisse möglich und auf die Bedürfnisse eines informierten Bürgers abgestimmt.

Die Software wird im ersten Schritt zunächst ausschließlich SOMACOS-Kunden zur Verfügung stehen. In naher Zukunft aber auch Nutzern von anderen Ratsinformationssystemen. Grundlage dafür ist die OpenData-Schnittstelle OParl.

SOMACOS möchte mit dieser App mehr Bürgerengagement und aktive Mitgestaltung in der eigenen Stadt ermöglichen, getreu dem Motto: Informieren, Mitreden und Gestalten.

Die Anwendung basiert auf einer modernen, benutzerfreundlichen Oberfläche im Responsive Webdesign, die sich individuell anpassen lässt. Die Integration einer Open Street-Kartenansicht erlaubt die Umkreissuche im Interessengebiet oder im unmittelbaren Lebensumfeld.

Immer auf dem laufenden bleibt man mit zahlreichen Abonnements und Benachrichtigungsfunktionen (E-Mail, Push-Nachricht in App) in der eigenen Profilverwaltung.

Leistungsfähige Recherchewerkzeuge und Filteroptionen gestatten die schnelle Suche und die übersichtliche Strukturierung von Informationen.

Termine lassen sich einfach in eigene Kalendersysteme integrieren. Gremienmitglieder können direkt kontaktiert und abonniert werden. Eigene Gedanken teilt man per Social Media.

Der Einsatz über mehrere Städte und Gemeinden ist durch die Mandantenfähigkeit gesichert.

Sie interessieren sich für die neue SessionNet Bürgerinformation App? Hier geht es zur Kontaktaufnahme.

SOMACOS – Neue Schnittstelle SessionNet OParl 1.0

SOMACOS stellt in Kürze für das öffentliche SessionNet Bürgerinformationssystem die OpenData-Schnittstelle OParl zur Verfügung. (OParl ist eine Initiative zur Standardisierung des offenen Zugriffs auf parlamentarische Informationssysteme in Deutschland)

Diese Webserviceschnittstelle, die den anonymen, lesenden Zugriff auf öffentliche Inhalte aus dem SessionNet Bürgerinformationssystem ermöglicht, basiert auf der OParl-Spezifikation 1.0.

Open-Data-Initiativen können unter Rückgriff auf Ratsinformationssysteme (RIS) mit OParl-Schnittstelle einfacher Dokumente und Daten aus unterschiedlichen Gebietskörperschaften in Open-Data-Katalogen verzeichnen und so einfacher auffindbar machen für die Weiterverwendung durch Dritte. Bürgerinnen und Bürger, politische Parteien und zivilgesellschaftliche Organisationen können einfacher auf Inhalte parlamentarischer Informationssysteme zugreifen und diese entsprechend ihren Interessen aufbereiten. Dies können beispielsweise Visualisierungen von enthaltenen Daten, die Anreicherung von Informationsangeboten für spezielle Nutzergruppen oder die Schaffung von Benutzeroberflächen mit besonderen Funktionen für verschiedene Endgeräte sein.

Die Anwendungsmöglichkeiten für parlamentarische Informationen, wenn sie über eine maschinenlesbare Schnittstelle schnell und einfach abgerufen werden können, sind vielfältig. Beispiele sind:

• Apps für den Abruf auf mobilen Endgeräten
• Möglichkeiten zur Wiedergabe für Nutzerinnen und Nutzer mit Beeinträchtigung des Sehvermögens
• Alternative und erweiterte Suchmöglichkeiten in Inhalten
• Auswertung und Analyse von Themen, Inhalten, Sprache etc.
• Benachrichtigungsfunktionen beim Erscheinen bestimmter Inhalte in bestimmten Regionen
• Integration in WEB-Portale und CMS-Systeme

Weitere Informationen finden Sie auch hier: https://oparl.org/

Sie interessieren sich für die Schnittstelle SessionNet OParl? Hier geht es zur Kontaktaufnahme.

Stadt Bühl auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit

Bereits im Jahr 2010 entschied sich die Stadt Bühl für die Einführung eines digitalen Sitzungsdienstes. Da die damalige Lösung keine Verbesserungen aufzeigte und sich schlecht durchsetzte, wollte man neue Wege einschlagen. Der Wunsch aus den Reihen des Gemeinderates war es eine Informationskomponente einzuführen, die das Arbeiten über das Internet ermöglicht. Die Verwaltung entschied sich 2014 über die Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Zweckverband (KIVBF) für den Umstieg auf die SOMACOS-Produkte.

Die Einführung von Session und SessionNet erfolgte stufenweise. Seit April 2016 werden alle Unterlagen für die Gemeinderats- und Ausschusssitzungen digital in SessionNet bereitgestellt. Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war die Beschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App. Zunächst wurden von der Verwaltung drei iPads beschafft und eingerichtet. Im Jahr 2017 ist es vorgesehen, dass alle weiteren Stadträte ein iPad erhalten um zukünftig weitgehend ohne Papier zu arbeiten.

Das Fazit der Stadt Bühl fällt positiv aus. Führungskräfte der Verwaltung und der Gemeinderat haben eine aktuelle Verfügbarkeit der Unterlagen über das Gremieninformationsportal. Die Bürger können sich auf der Homepage der Stadt Bühl im Bürgerinformationssystem über die öffentlichen Sitzungsunterlagen informieren.

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Ansprechpartner Stadt Bühl:
Frau Stefanie Streule – Geschäftsstelle Gemeinderat
Tel.: 07223/935-212
E-Mail: s.streule.stadt@buehl.de

Herr Rheinhard Renner – Geschäftsstelle Gemeinderat
Tel.: 07223/935-211
E-Mail: r.renner.stadt@buehl.de
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Digitale Gremienarbeit in der Stadt Engen

Ende 2014 wurde vom Gemeinderat der Stadt Engen, im schönen Hegauer-Land, die Implementierung eines Sitzungsdienstes beschlossen. Nachdem sich die Verwaltung für die SOMACOS-Produkte entschieden hatte, erfolgte im März 2015 die schrittweise Einführung des Sitzungsdienstes Session, des Ratsinformationssystems SessionNet und der Mandatos iPad App.

Die 18 Mitglieder des Gemeinderates wurden mit iPads ausgestattet und geschult. Drei der Stadträte und die Presse bekommen die Unterlagen noch per Post in Papierform zugeschickt. Über das Bürgerinformationssystem können sich die Bürger der Stadt Engen seit Anfang 2016 über die aktuellen Sitzungen und Vorlagen/ Themen informieren.

Das Fazit der Stadt Engen fällt positiv aus. Die Verwaltung kann u.a. durch einen Mausklick die gesamte Tagesordnung und durch einen zweiten Schritt eine digitale Sitzungsmappe erstellen.

Ein weiterer Vorteil für die Gremienmitglieder ist der Aktualisierungszyklus. Neue/ aktualisierte Vorlagen können kurz vor bzw. während der Sitzung heruntergeladen werden.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

Kontaktdaten Stadt Engen
Herr Patrick Stärk – Hauptamtsleiter
E-Mail: Pstaerk@engen.de
Tel.: 07733/ 502-204

Herr Jürgen Vorgel – EDV-Abteilung
E-Mail: JVogel@engen.de
Telefon: 07733/ 502-233

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Rückblick Anwendertag - Digitale Gremienarbeit in der Stadt Senftenberg

Im Rahmen eines Anwendertages konnten sich Verwaltungen, in der wunderschönen Lausitzer Seenlandschaft gelegenen Kreisstadt Senftenberg, über die digitale Gremienarbeit informieren. Getreu dem Grundsatz „Keine digitale Gremienarbeit ohne digitale Verwaltungsarbeit“ wurde bereits im Jahr 2004 der Grundstein mit der Einführung der Sitzungsmanagementsoftware Session gelegt. Neben einer dezentralen Vorlagenerstellung in den Fachbereichen und einem zentralen Sitzungsdienst kommen eine umfassende Beschlusskontrolle und eine automatisierte Abrechnung der Aufwandsentschädigungen / Sitzungsgelder zum Einsatz. Vielfältige Informationen zu Personen, politischen Gremien und zu Themen aus der praktischen Arbeit in der Senftenberger Stadtpolitik findet man im Bürgerinformationssystem. Das Ratsinformationssystem SessionNet dient der internen Information der Mitglieder der städtischen Gremien.

 

Im Rahmen einer Pilot- und Testphase wurde 2013 die Software Mandatos durch eine Arbeitsgruppe auf unterschiedlichen Endgeräten intensiv getestet, Sitzungsräume mit geschützten Funkzellen ausgestattet und organisatorische Vorbereitungen (Änderung Geschäftsordnung, Grundsatzbeschlüsse) getroffen. Mit Beginn der Wahlperiode 2014 - 2019 erfolgte die digitale Gremienarbeit, die derzeit von ca. 80% der Gremienmitglieder und sachkundigen Einwohner praktiziert wird. Die Arbeit mit Mandatos führte zu einer deutlichen Senkung des Arbeits- und Zeitaufwandes der ehrenamtlichen Kommunalpolitiker.

 

Sie interessieren sich für die Details? Fordern Sie hier den Praxisbericht an.

 

Wir bedanken uns bei der Stadt Senftenberg für den gelungenen Anwendertag.

 

Kontaktdaten Stadt Senftenberg:

Frau Kerstin Dankhoff

Sachbearbeiterin DV-Organisation

Telefon: 03573/ 701-144

E-Mail: it-service@senftenberg.de