Rückblick Anwendertag - Digitale Gremienarbeit in der Stadt Senftenberg

Im Rahmen eines Anwendertages konnten sich Verwaltungen, in der wunderschönen Lausitzer Seenlandschaft gelegenen Kreisstadt Senftenberg, über die digitale Gremienarbeit informieren. Getreu dem Grundsatz „Keine digitale Gremienarbeit ohne digitale Verwaltungsarbeit“ wurde bereits im Jahr 2004 der Grundstein mit der Einführung der Sitzungsmanagementsoftware Session gelegt. Neben einer dezentralen Vorlagenerstellung in den Fachbereichen und einem zentralen Sitzungsdienst kommen eine umfassende Beschlusskontrolle und eine automatisierte Abrechnung der Aufwandsentschädigungen / Sitzungsgelder zum Einsatz. Vielfältige Informationen zu Personen, politischen Gremien und zu Themen aus der praktischen Arbeit in der Senftenberger Stadtpolitik findet man im Bürgerinformationssystem. Das Ratsinformationssystem SessionNet dient der internen Information der Mitglieder der städtischen Gremien.

 

Im Rahmen einer Pilot- und Testphase wurde 2013 die Software Mandatos durch eine Arbeitsgruppe auf unterschiedlichen Endgeräten intensiv getestet, Sitzungsräume mit geschützten Funkzellen ausgestattet und organisatorische Vorbereitungen (Änderung Geschäftsordnung, Grundsatzbeschlüsse) getroffen. Mit Beginn der Wahlperiode 2014 - 2019 erfolgte die digitale Gremienarbeit, die derzeit von ca. 80% der Gremienmitglieder und sachkundigen Einwohner praktiziert wird. Die Arbeit mit Mandatos führte zu einer deutlichen Senkung des Arbeits- und Zeitaufwandes der ehrenamtlichen Kommunalpolitiker.

 

Sie interessieren sich für die Details? Fordern Sie hier den Praxisbericht an.

 

Wir bedanken uns bei der Stadt Senftenberg für den gelungenen Anwendertag.

 

Kontaktdaten Stadt Senftenberg:

Frau Kerstin Dankhoff

Sachbearbeiterin DV-Organisation

Telefon: 03573/ 701-144

E-Mail: it-service@senftenberg.de

 

Stadt Jena auf dem Weg zum papierarmen Stadtrat

Der diesjährige Somacos  Anwendertag für die Region Mitteldeutschland stand ganz im Zeichen der digitalen Gremienarbeit.

Die Lichtstadt Jena verbindet geschichtsträchtige und intellektuelle Vergangenheit, landschaftliche Reize, innovative und internationale Forschung und Wirtschaft sowie junges studentisches Leben.
Auf dem Weg zu einer modernen und fortschrittlichen Verwaltung wurden bereits im Jahr 2005 die Weichen für die Einführung eines papierarmen Stadtrates gestellt. Im Rahmen des Projektes  „Regionale Internetplattform Ostthüringen„  wurde die Einführung des Sitzungsdienstes Session und des Ratsinformationssystems SessionNet in der Stadtverwaltung Jena beschlossen und im Frühjahr 2006 eingeführt.
Neben der automatisierten Sitzungsvor- und Nachbereitung standen und stehen vor allem die elektronische Mitzeichnung und Transparenz der Prozesse für alle beteiligten Bereiche, Führungskräfte und Dezernate im Fokus des internen Sitzungsmanagements. 
Im Rahmen der Fraktionsarbeit werden Sitzungsvorlagen eingereicht,  in Aufträge für die Verwaltung gewandelt und als Berichtsvorlage im Rahmen des Beschlusscontrollings verwendet.  
Heute nutzen 300 Mitarbeiter der Verwaltung, 9 Stadträte, 14 Ortsteilbürgermeister, 6 Fraktionsmitarbeiter und die Bürger der Stadt Jena die Möglichkeiten der modernen Ratsarbeit. 
Neben dem Informations- und Rechercheangebot für Bürger und Gremienmitglieder stellt die Stadtverwaltung Jena einen Livestream der Stadtratssitzungen im Internet zur Verfügung.

Auch die nächsten Schritte für den Ausbau des Sitzungsmanagements sind bereits beschlossen und auf den Weg gebracht. Mit dem Einsatz eines zentralen Cloudspeicher können Gremien- und Fraktionsmitglieder in der Zukunft Sitzungsdokumente gemeinsam, orts- und geräte-unabhängig, bearbeiten.    

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Jena für ihre hervorragende Unterstützung.
Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht:

Ansprechpartner der Stadtverwaltung Jena 

Michael Selle (CIO/Leiter Team IT-Strategie und eGovernment )
E-Mail: michael.selle@jena.de
Tel.: +49 3641 49-2022

Dr. Martin Reinhardt  (Abteilungsleiter Datenverarbeitung)

E-Mail: martin.reinhardt@jena.de
Tel.: +49641 49-5500

Innovative, digitale Gremienarbeit beim Bayerischen Jugendring

Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R. ist die Arbeitsgemeinschaft der 32 landesweiten und 38 regional tätigen Jugendverbände und der mehr als 350 örtlichen Jugendorganisationen in Bayern.
Strukturell ist er in sieben Bezirksjugendringe sowie 96 Stadt- und Kreisjugendringe gegliedert.
Seit April 2013 arbeitet der Bayrische Jugendring mit den Bausteinen für die digitale Gremienarbeit aus dem Hause Somacos.  
Mit der Einführung von Session, SessionNet und Mandatos verfolgte man das Ziel einer Effizienzsteigerung in der Sitzungsverwaltung. Dies erreichte der BJR über standardisierte Workflowprozesse, digitale Sitzungsunterlagen und einer Sitzungsorganisation über mobile Endgeräte.

So werden heute nicht nur schnell und einfach mit dem iPad Sitzungen organisiert sondern auch Freigaben und Genehmigungen von Führungskräften ortsunabhängig mit Hilfe eines Citrix-Clients auf dem iPad vorgenommen.
Ergebnisse werden während der Sitzung live protokolliert, nach Beendigung der Tagesordnungspunkte werden die Protokolle online bereitgestellt und das Controlling der Beschlüsse erfolgt in der Anwendung Session.

Abgerundet wird die digitale Gremienarbeit durch die hohe Funktionalität der Mandatos iPad App. Durch Mandatos haben die Gremienmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.
In allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen erzeugt werden. Auf den Papierversand von Sitzungsunterlagen wird vollständig verzichtet. 

Lesen Sie hier den Referenzbericht.

Kontakt: Florian Beyer, Büro des Präsidenten,
Bayerischer Jugendring K.d.ö.R. Tel.: (089) 514 58 19, E-Mail: beyer.florian@bjr.de