Digitale Gremienarbeit bei der AOK Plus

 

 

 

 

 

 

 

 

Die AOK Plus ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und eine der ältesten gesetzlichen Krankenversicherungen in Deutschland. In Sachsen und Thüringen werden 3,4 Millionen Versicherte betreut.

Im Juni 2018 beschloss die AOK Plus die internen Prozesse zu optimieren und eine digitale Gremiensoftware für den Verwaltungsrat der AOK Plus und deren Ausschüsse einzuführen. Die Auswahlkriterien waren u.a. die datenschutzgerechte, digitale Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen an einem Ort, die Reduzierung der Kosten für Druck und Versand der Unterlagen, die optimale Unterstützung bei der Sitzungsvorbereitung sowie die hohe Flexibilität bei Aktualisierung von Unterlagen und der Zugriff über mobile Endgeräte und über das Web. Aus den genannten Kriterien entschied sich die AOK Plus für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos Apps von SOMACOS.

Das Fazit fiel positiv aus: Die Umstellung war durch die kompetente und serviceorientierte Betreuung erfolgreich. Die Implementierung der Software war ein richtiger und wichtiger Schritt für die Digitalisierung der Gremienarbeit der AOK Plus. In den kommenden Jahren will die AOK Plus die Digitalisierung weiter vorantreiben, denkbar ist die Anbindung der Widerspruchsausschüsse und weiterer Gremien.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an!

Digitale Gremienarbeit in der Stadtverwaltung Gotha

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bereits im Jahr 2012 entschied sich die Stadt Gotha für den Umstieg auf die SOMACOS-Produkte. Da die damals eingesetzte Lösung Schwächen aufzeigte, wollte man neue Wege einschlagen. Die Einführung des Sitzungsmanagements Session und des Ratsinformationssystems SessionNet erfolgte stufenweise innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums. Bei dem Umstieg konnten die Altdaten problemlos übernommen und die laufenden Kosten schon nach kurzer Zeit stark reduziert werden.

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war 2019 die Beschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App.  Die Verwaltung entschied sich für die zentrale Bereitstellung der Apple-Endgeräte und die Verwaltung über das Mobile Device Management System airwatch.

Mit der Mandatos iPad App steht den Ratsmitgliedern eine leistungsstarke Anwendung zur Verfügung, die neben der ständigen Verfügbarkeit aller Sitzungsunterlagen, auch verschiedene Bearbeitungsfunktionen und Interaktionsmöglichkeiten mit anderen Mitglieder/innen bietet.

Die Führungskräfte der Verwaltung und der Stadtrat haben immer eine aktuelle Verfügbarkeit der Sitzungsunterlagen über das Ratsinformationssystem SessionNet. Die Bürger/innen können sich auf der Homepage der Stadt Gotha im Bürgerinformationssystem über die öffentlichen Sitzungsunterlagen informieren.

Fordern Sie hier den ausführlichen Referenzbericht an.

 

 

Stadt Jena auf dem Weg zum papierarmen Stadtrat

Der diesjährige Somacos  Anwendertag für die Region Mitteldeutschland stand ganz im Zeichen der digitalen Gremienarbeit.

Die Lichtstadt Jena verbindet geschichtsträchtige und intellektuelle Vergangenheit, landschaftliche Reize, innovative und internationale Forschung und Wirtschaft sowie junges studentisches Leben.
Auf dem Weg zu einer modernen und fortschrittlichen Verwaltung wurden bereits im Jahr 2005 die Weichen für die Einführung eines papierarmen Stadtrates gestellt. Im Rahmen des Projektes  „Regionale Internetplattform Ostthüringen„  wurde die Einführung des Sitzungsdienstes Session und des Ratsinformationssystems SessionNet in der Stadtverwaltung Jena beschlossen und im Frühjahr 2006 eingeführt.
Neben der automatisierten Sitzungsvor- und Nachbereitung standen und stehen vor allem die elektronische Mitzeichnung und Transparenz der Prozesse für alle beteiligten Bereiche, Führungskräfte und Dezernate im Fokus des internen Sitzungsmanagements. 
Im Rahmen der Fraktionsarbeit werden Sitzungsvorlagen eingereicht,  in Aufträge für die Verwaltung gewandelt und als Berichtsvorlage im Rahmen des Beschlusscontrollings verwendet.  
Heute nutzen 300 Mitarbeiter der Verwaltung, 9 Stadträte, 14 Ortsteilbürgermeister, 6 Fraktionsmitarbeiter und die Bürger der Stadt Jena die Möglichkeiten der modernen Ratsarbeit. 
Neben dem Informations- und Rechercheangebot für Bürger und Gremienmitglieder stellt die Stadtverwaltung Jena einen Livestream der Stadtratssitzungen im Internet zur Verfügung.

Auch die nächsten Schritte für den Ausbau des Sitzungsmanagements sind bereits beschlossen und auf den Weg gebracht. Mit dem Einsatz eines zentralen Cloudspeicher können Gremien- und Fraktionsmitglieder in der Zukunft Sitzungsdokumente gemeinsam, orts- und geräte-unabhängig, bearbeiten.    

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Jena für ihre hervorragende Unterstützung.
Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht:

Ansprechpartner der Stadtverwaltung Jena 

Michael Selle (CIO/Leiter Team IT-Strategie und eGovernment )
E-Mail: michael.selle@jena.de
Tel.: +49 3641 49-2022

Dr. Martin Reinhardt  (Abteilungsleiter Datenverarbeitung)

E-Mail: martin.reinhardt@jena.de
Tel.: +49641 49-5500