Digitale Gremienarbeit in der Stadt Engen

Ende 2014 wurde vom Gemeinderat der Stadt Engen, im schönen Hegauer-Land, die Implementierung eines Sitzungsdienstes beschlossen. Nachdem sich die Verwaltung für die SOMACOS-Produkte entschieden hatte, erfolgte im März 2015 die schrittweise Einführung des Sitzungsdienstes Session, des Ratsinformationssystems SessionNet und der Mandatos iPad App.

Die 18 Mitglieder des Gemeinderates wurden mit iPads ausgestattet und geschult. Drei der Stadträte und die Presse bekommen die Unterlagen noch per Post in Papierform zugeschickt. Über das Bürgerinformationssystem können sich die Bürger der Stadt Engen seit Anfang 2016 über die aktuellen Sitzungen und Vorlagen/ Themen informieren.

Das Fazit der Stadt Engen fällt positiv aus. Die Verwaltung kann u.a. durch einen Mausklick die gesamte Tagesordnung und durch einen zweiten Schritt eine digitale Sitzungsmappe erstellen.

Ein weiterer Vorteil für die Gremienmitglieder ist der Aktualisierungszyklus. Neue/ aktualisierte Vorlagen können kurz vor bzw. während der Sitzung heruntergeladen werden.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

Kontaktdaten Stadt Engen
Herr Patrick Stärk – Hauptamtsleiter
E-Mail: Pstaerk@engen.de
Tel.: 07733/ 502-204

Herr Jürgen Vorgel – EDV-Abteilung
E-Mail: JVogel@engen.de
Telefon: 07733/ 502-233

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Digitales Sitzungsmanagement in der Stadtverwaltung Ingolstadt

Ein kleines Jubiläum konnte Anfang des Jahres bei der Stadtverwaltung Ingolstadt gefeiert werden: die eintausendste Sitzung, die komplett digital organisiert und abgewickelt worden ist.

Seit der Einführung des modernen Sitzungsmanagements im Jahr 2003 wurden bereits über 6000 Sitzungsvorlagen nebst Dokumenten in das System eingestellt.

Zwar wurden schon seit 1996 mit einem hausinternen Programm Tagesordnungen, Sitzungsvorlagen und Protokolle digital verwaltet - „irgendwann genügte dies jedoch nicht mehr unseren Anforderungen an Komplexität und Benutzerfreundlichkeit“, so Hans Meier, der Leiter des Hauptamtes. Der Stadtrat hatte daher 2002 die Einführung des Programms „Session“ der Firma Somacos beschlossen, das sich seit 2003 im täglichen Einsatz bewährt hat.

Durch die Nutzung des „Ratsinformationssystems“ greifen die Stadtratsmitglieder elektronisch auf Sitzungsunterlagen zu. Mittlerweile verzichten 70 Prozent der Ingolstädter Räte komplett auf die Zusendung von schriftlichen Unterlagen und rufen online von zu Hause, unterwegs oder direkt in den Sitzungssälen die Daten ab – seit 2012 übrigens nicht mehr nur per Laptop, sondern auch über iPads.

Lesen Sie hier weitere Details: Referenzbericht

Quelle Kommune21, Heft 4/2014, Seite 39 

Kontakt:

Stadt Ingolstadt

Amt für Informations- und Datenverarbeitung, Heinz Kunz

Hauptamt, Johannes Kammerl

Dollstr. 3, 85049 Ingolstadt

Digitale Gremienarbeit mit Session an der Universität Mannheim

Die Quadratestadt und Universitätsstadt Mannheim ist mit etwa 300.000 Einwohnern die drittgrößte Stadt des Landes Baden-Württemberg. In ihrem stadtprägenden Barockschloss, einem der größten Schlossanlagen der Welt, fand gemeinsam mit der Universität Mannheim der diesjährige Anwendertag für Universitäten und Hochschulen statt.

Mit rund 12.000 Studierenden und 5 Fakultäten führte die Universität Mannheim im Sommer 2011 in der vorlesungsfreien Zeit die Sitzungssoftware Session der Firma Somacos ein. Seitdem wurden nach und nach die Sitzungen der zentralen Gremien Senat, Senatskommission, Universitätsrat und Rektorats-Jour, über Session abgewickelt. In dem Workshop konnten die Teilnehmer praxisnah erfahren, wie sie mit Session Ihre Sitzungsabläufe optimieren können. So mussten in Mannheim vor der Softwareimplementierung bis zu 1.000 Seiten Sitzungsunterlagen pro Senatssitzung und Gremienmitglied gedruckt, manuell zusammensortiert und anschließend in Papierform verschickt werden. Mit der Einführung des Session Druckauftrags, mit dessen Hilfe eine pdf-Sitzungsmappe mit digitalen Lesezeichen vollautomatisiert erstellt wird, konnte das manuelle und zeitaufwendige Zusammensortieren von Sitzungsunterlagen komplett entfallen. Ebenso wurde die Hausdruckerei der Universität enorm entlastet, da die Sitzungsunterlagen zusätzlich in dem geschützten Online-Gremieninformationssystem SessionNet bereitgestellt werden.

Neben der Automatisierung und Digitalisierung des Sitzungsdienstes konnten in Mannheim auch alle weiteren, mit der Einführung von Session verfolgten, Ziele umgesetzt werden. So bietet das System eine zentrale Speicherung und Archivierung der Vorlagen- und Sitzungsdokumente sowie eine Volltextrecherche. Das Design und Layout der Dokumente konnte vereinheitlicht werden und die Bereitstellung der Beschlussprotokolle erfolgt zeitnah nach der Sitzung.

Weitere geplante Schritte bei der Universität Mannheim sind die Ausweitung von Session auf die dezentralen Fakultätsgremien, die Übernahme von Altdaten in das Verfahren sowie die Einführung der Mandatos App für vollständige digitale Gremienarbeit.

Wir bedanken uns bei der Universität Mannheim für ihre hervorragende Unterstützung.
Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht.

Ansprechpartner der Universität Mannheim:

Lutz Spitzner

Rektoratsbüro / Gremienmanagement

Telefon: +49 (0) 621 / 181-12 90, Mail: spitzner@uni-mannheim.de