Akzeptanz ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Gremienarbeit

Das Projekt „Digitale Gremienarbeit“ startete in der Stadt Penzberg 2015. Über den IT-Partner LivingData entschied sich die Stadt für die Einführung von Session, SessionNet und die Mandatos iPad App von SOMACOS.

Dabei haben der Stadt Penzberg insbesondere der Bedienungskomfort und die vielfältigen Möglichkeiten, mit den digitalen Sitzungsdokumenten in Mandatos überzeugt. Sämtliche Sitzungsunterlagen werden jetzt elektronisch bereitgestellt. Die browsergestützte Wissensverteilung entlastet die Räte ebenso wie die Mitarbeiter.

Mit der Mandatos App lassen sich synchronisierte Dokumente auf dem iPad anzeigen und kommentieren – auch ohne Internet-Verbindung. Die Ratsmitglieder haben sich schnell an die digitale Gremienarbeit gewöhnt. Die Bereitstellung von iPads durch die Stadt ist dabei eine Investition, die sich für alle lohnt.

Das Fazit fiel positiv aus: Alle Prozesse des Sitzungsmanagements werden in einem Bruchteil der früher benötigten Zeit gesteuert.

Lesen Sie hier im AKDB-Report, auf Seite 38/39, den ausführlichen Bericht.
(Quelle: Kommune21, Ausgabe 03/2020)

SOMACOS Frühlings-Release 2020

Neue Funktionen bieten verbesserte Funktionalität, Ergonomie und Datenschutz

Die Lösungen für die digitale Gremienarbeit in Form der Mandatos Apps stehen in Kürze in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

In allen Mandatos Apps wurde das integrierte pdf-Kit aktualisiert und verspricht höhere Stabilität und verbesserte Funktionen.

Für die Mandatos iPad App und die Mandatos Android App gibt es nun die Möglichkeit, mehrere pdf-Dokumente gleichzeitig in der geschützten Anwendung zu öffnen. Dies ist zum Beispiel ideal, wenn man mehrere Sitzungsdokumente miteinander vergleichen möchte. Dies ergänzt die bereits bestehenden Möglichkeiten der skalierten Ansicht von Mandatos und dem
Gremieninformationssystem SessionNet per Apple Split-View oder per Android Split-Screen-Modus.

Die Mandatos Win 10 Universal App unterstützt nun die biometrische Gesichtserkennung mittel Microsoft Hello. So gelingt eine schnelle, sichere und komfortable Anmeldung.

Die Mandatos Apps zeichnen sich durch hohen Datenschutz und Datensicherheit aus. Auf Basis von aktuellen Penetrationstests wurde hier weiter optimiert. (verschlüsselte Container, sichere Anmeldung mit biometrischen Verfahren, 2-Faktor-Authentifizierung zu Gremieninformationen, verschlüsselte Datenübertragung, verschlüsselte Backups, Umsetzung Kennwortrichtlinien, Authentifizierungs-Schnittstellen zu Services und Infrastrukturen)

Abgerundet wird der Frühlings-Release durch Erweiterungen im Bereich der Georeferenzierung von Vorlagen und einer neuen xdomea-Schnittstelle für die IT-gestützte Langzeitarchivierung.

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung.

Im Zeitalter von Corona – kommt die virtuelle Hauptversammlung?

Die Bundesregierung hat ein Maßnahmenpaket als Gesetzentwurf beschlossen, um die wirtschaftliche Existenz in der Corona Krise zu sichern.

Unter anderem soll die Handlungsfähigkeit von Unternehmen, Genossenschaften, Vereinen und Wohnungseigentümergemeinschaften gesichert werden.

Wegen des derzeit geltenden Versammlungsverbots, sollen künftig rein virtuelle Hauptversammlungen ohne Präsenzpflicht beschlussfähig sein.

Für Genossenschaften und Vereine werden ebenfalls vorübergehend Erleichterungen für die Durchführung von Versammlungen ohne physische Präsenz oder die Beschlussfassung außerhalb von Versammlungen, auch ohne entsprechende Satzungsregelungen geschaffen. Lesen Sie hier weitere Details.

Die SOMACOS Produkte unterstützen bereits heute mit dem digitalen Umlaufverfahren die schnelle Entscheidungsfindung von einzelnen Beschlüssen oder die der gesamten Sitzung, fernab von physischer Präsenz.

Sprechen Sie uns bitte an! Kurzfristige Beratung, Realisierung und Unterlagen sind dafür verfügbar.

Die Gemeinderatssitzung in Zeiten von Corona

Seit der Corona Krise ist es eine der am häufigsten gestellten Fragen in Gemeinden: Kann und muss eigentlich eine Gemeinderatssitzung in diesen Zeiten stattfinden? Welches Recht gilt? Empfehlungen des Innenministeriums in Brandenburg geben spannende Einblicke in die Fragen.

Lesen Sie hier den vollständigen Artikel in der Zeitung Kommunal.

SOMACOS – Wir sind auch während der Corona-Krise für Sie da!

Auf Grund der Einschränkungen durch die Maßnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus ist auch SOMACOS gezwungen, geplante Vorort Termine und Veranstaltungen abzusagen.

Allen Kunden und Interessenten möchten wir versichern: Wir sind weiterhin für Sie da und unterstützen Sie im Sitzungsmanagement sowie der digitalen Gremienarbeit.

SOMACOS hat sich in Teams aufgeteilt und arbeitet teils von den Büros aus und teils aus dem Homeoffice.

Unsere Hotline ist besetzt und für Sie unter den bekannten Kommunikationswegen erreichbar.

Dank Fernwartung kann unser Team der Kundenbetreuung Kundenanfragen und Projekte weiterhin planen und entsprechend umsetzen. Durch die sitzungsfreie Zeit bietet sich bei dem ein oder anderen Kunden eventuell auch die Gelegenheit für Softwareupdates oder einen länger geplanten Serverumzug. Zur Unterstützung von Eilentscheidungen steht das digitale Umlaufverfahren zur Verfügung. Support und Unterlagen sind dafür verfügbar.

Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern und wir werden auch kurzfristige Fernwartungsanfragen zeitnah terminieren können.

Unsere Entwicklungsabteilung arbeitet planmäßig an der Freigabe neuer Versionen von Session, SessionNet und den Mandatos Apps zum 07.04.2020.

Sollten Sie allgemeine Fragen zum Rechnungswesen bzw. Buchhaltungen haben, erreichen Sie unsere Mitarbeiter der Administration unter den Ihnen bekannten Telefonnummern.

Die Situation ist für uns alle eine Herausforderung. Wir möchten diese mit Ihnen gemeinsam meistern. Sollte es an der einen oder anderen Stelle zu Verzögerungen kommen, bitten wir um Verständnis.

Es ist uns wichtig, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben!

Bleiben Sie gesund!

SOMACOS Kick Off 2020

Für das diesjährige Kick Off Meeting ging es für die SOMACOS-Mitarbeiter in die Bundeshauptstadt Berlin. Schwerpunkte der dreitätigen Veranstaltung bildeten neben dem Rückblick auf ein sehr erfolgreiches Jahr 2019, die Vorschau auf aktuelle Projekte, Release und die Roadmaps für die digitale Gremienarbeit.

Hervorzuheben ist das diesjährige Innovationsthema Mandatos Content. Ziel ist es, zukünftig den Gremienmitgliedern und Führungskräften maßgeschneiderten digital aufbereiteten Fachcontent des hjr-Verlages zur Verfügung zu stellen.

Der kulturelle Ausgleich kam neben der Arbeit auch nicht zu kurz. Das Abendprogramm stand unter den Themen Geselligkeit, gutes Essen und Kultur.

Im Brechts Steakhaus fand der erste Abend bei einem leckerem Steak oder Lachs und Wein in gemütlicher Runde seinen Ausklang.

Der zweite Abend führte uns in den Friedrichsstadt-Palast in Berlin Mitte. In der atemberaubenden „VIVID Grand Show“ tauchten wir in eine Welt voller Artistik, tollen Kostümen und Tanzdarbietungen ein und erlebten die Transformation einer Androidin. Fazit: Es war ein rundum gelungenes Meeting und wir freuen uns auf ein spannendes Jahr 2020.

SOMACOS wünscht Ihnen ein erfolgreiches neues Jahr 2020!

SOMACOS wünscht allen Kunden, Interessenten und Geschäftspartnern ein frohes, gesundes und erfolgreiches neues Jahr 2020!