Akzeptanz ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Gremienarbeit

Das Projekt „Digitale Gremienarbeit“ startete in der Stadt Penzberg 2015. Über den IT-Partner LivingData entschied sich die Stadt für die Einführung von Session, SessionNet und die Mandatos iPad App von SOMACOS.

Dabei haben der Stadt Penzberg insbesondere der Bedienungskomfort und die vielfältigen Möglichkeiten, mit den digitalen Sitzungsdokumenten in Mandatos überzeugt. Sämtliche Sitzungsunterlagen werden jetzt elektronisch bereitgestellt. Die browsergestützte Wissensverteilung entlastet die Räte ebenso wie die Mitarbeiter.

Mit der Mandatos App lassen sich synchronisierte Dokumente auf dem iPad anzeigen und kommentieren – auch ohne Internet-Verbindung. Die Ratsmitglieder haben sich schnell an die digitale Gremienarbeit gewöhnt. Die Bereitstellung von iPads durch die Stadt ist dabei eine Investition, die sich für alle lohnt.

Das Fazit fiel positiv aus: Alle Prozesse des Sitzungsmanagements werden in einem Bruchteil der früher benötigten Zeit gesteuert.

Lesen Sie hier im AKDB-Report, auf Seite 38/39, den ausführlichen Bericht.
(Quelle: Kommune21, Ausgabe 03/2020)

Digitale Gremienarbeit – Eine starke Entlastung für die Stadt Itzehoe

Die Stadt Itzehoe hat Gefallen gefunden an der digitalen Ratsarbeit. Kontinuierlich soll die Verwaltung nun papierfrei werden – nur vereinzelt gibt es noch Skeptiker. Vier gedruckte Sitzungsunterlagen und 70 iPads bestimmen die Ratsarbeit in der 32.000 Einwohner zählenden Stadt Itzehoe in Schleswig-Holstein. Anfang März 2015 starteten Session, SessionNet und die Mandatos iPad App in den Echtbetrieb. Vor Ausgabe der Tablets wurden entsprechende Grundlagenvereinbarungen zur datenschutzgerechten Verwendung geschlossen. Die Betreuung wird durch die IT-Abteilung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungsabteilung der Stadt Itzehoe wahrgenommen.

Das Fazit fiel positiv aus: Die Umstellung auf das Ratsinformationssystem war erfolgreich. Die digitale Gremienarbeit sorgt für Transparenz, spart Zeit, schont die Umwelt und stellt für alle eine starke Entlastung dar. In den kommenden Jahren will die Verwaltung die Digitalisierung weiter vorantreiben. Die Nutzungsmöglichkeiten des Programms sind noch nicht ausgeschöpft. Schrittweise will die Verwaltung weitere Funktionen wie Session Anträge, Session Sitzungsgeld und die Session Cloud einführen.

Erfahren Sie hier mehr.
(Quelle: Kommune21, Ausgabe 04/2017)

Einführung der digitalen Gremienarbeit im Landkreis Cochem-Zell

Gestraffte Abläufe, wenig Papier, geringer Zeitaufwand und erhebliche Kosteneinsparungen für die Verwaltung, dazu eine einfache und komfortable Ratsarbeit für die Kreistagsmitglieder – so gestaltet sich heutzutage der Sitzungsdienst beim Landkreis Cochem-Zell.

Bereits seit vielen Jahren arbeitet die Kreisverwaltung Cochem-Zell mit dem Sitzungsdienstprogramm Session und dem Rats-, Amts- und Bürgerinformationssystem SessionNet der Firma SOMACOS. Im vergangenen Jahr wurde innerhalb von fünf Monaten die komplette Gremienarbeit mithilfe des Moduls Mandatos sowie der Mandatos App auf mobile Endgeräte umgestellt. Das Fazit des Landrates Manfred Schnur: „Mit diesem Schritt konnten wir unsere Arbeitsprozesse innerhalb der Verwaltung erheblich optimieren, wichtige Personalressourcen einsparen sowie Kosten senken und für unsere Kreistagsmitglieder eine noch bessere und schnellere Information sicherstellen.“

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.
(Quelle: Kommune21, Ausgabe 12/2016)

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Digitale Gremienarbeit - Kreisstadt Unna setzt auf Session-asp

Seit dem Jahr 2015 arbeitet die Kreisstadt Unna im Stadtrat und seinen Ausschüssen sowie dem Integrationsrat überwiegend papierlos. Die Software Session inklusive der Mandatos Apps sorgt hier für einen effizienten Sitzungsdienst und eine transparente Gremienarbeit.

 

Die Software Session wird im Application- Service-Provider-Modell (Produktname: Session-asp) auf den Servern des BSI-Zertifizierten Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensburg/ Lippe (krz) installiert und lässt sich über eine verschlüsselte Internetverbindung von den Ratsmitgliedern nutzen.

Durch den Einsatz von Session-asp konnte Unna hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Software sparen. Stattdessen sorgt die monatliche Zahlung fixer Kosten für die Planbarkeit aufseiten der Kreisstadt.

 

Das krz steht auch als Berater und Bezugsquelle für mobile Endgeräte inkl. einer Garantieverlängerung zur Seite. Diese Endgeräte werden mittels der im krz betriebenen Mobile Device-Management-Lösung abgesichert. Unter dem Motto „Gremien- und Fraktionsarbeit in der Cloud“ verbindet der Lemgoer IT-Dienstleister den Sitzungsdienst Session mit der Cloudspeicherlösung krz DataBox. Das Resultat: Sitzungsunterlagen in der Cloud speichern, überall gemeinsam bearbeiten, kommentieren und gezielt mit anderen Gremienmitgliedern teilen. Somit können Gremienentscheidungen mit garantierter Datensicherheit „made in OWL“ vorbereitet werden.

 

Lesen Sie in der Kommune21, Ausgabe 5/2016, auf Seite 26 die Details oder auf der Homepage vom krz Lemgo.

 

Ansprechpartner krz Lemgo:

Herr Stefan Solle

Fachteamleiter Sitzungsdienst/ Zeitwirtschaft

Telefon: 05261/ 252-415

E-Mail: s.solle@krz.de

Digitale Gremienarbeit in der Stadt Lahnstein

Nicht länger sollen die Mandatsträger in Lahnstein bei Ratssitzungen  unter einer Papierflut leiden. Die Stadt hat deshalb ein zukunftsorientiertes Projekt gestartet und stattet sie mit iPad-Tablets und der Mandatos Software aus. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM)  werden die Richtlinien der Stadt Lahnstein zu Datenschutz und Compliance durchgesetzt.

 

Seit dem Jahr 2004 deckt das Sitzungsmanagementsystem Session von Somacos verwaltungsintern den Sitzungsdienst für die städtischen Gremien ab. 

Das Rats- und Bürgerinformationssystem SessionNet stellt seit 2006 sicher und zuverlässig die Informationen für Gremienmitglieder und Bürger bereit.
Durch eine  umfassende Kosten- und Prozessanalyse wurde die Machbarkeit der digitalen Ratsarbeit geprüft und ab September 2015 eingeführt.

 

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

(Quelle: Kommune21, Ausgabe 12/2015)