Anwendertag Digitale Gremienarbeit in der Stadt Husum

Wie organisiert man digitale Gremienarbeit in der Praxis?

Alle damit zusammenhängenden Fragen konnte Herr Frank Brinkmann, Leiter Informationstechnik der Stadt Husum, den Teilnehmern von Verwaltungen aus dem Bundesland Schleswig-Holstein im Rahmen eines Anwendertages in der Stadtverwaltung sehr souverän beantworten. Viele detaillierte Fragen von den Verwaltungen widerspiegelten das Interesse an digitaler Gremienarbeit im Zusammenhang mit der anstehendenden Kommunalwahl am 06. Mai 2018 und der Neubesetzung von Gremien.

Bereits seit 2002 wird in Husum der Sitzungsdienst Session eingesetzt, ergänzt um das Ratsinformationssystem SessionNet im Jahr 2004. Die Stadt Husum hatte bereits frühzeitig die umweltfreundliche Idee, weniger Papier zu verwenden und alle Sitzungen digital vor – und nachzubereiten. In einem innovativen Beschaffungsvorgang wurden 70 iPads über den Schleswig –Holsteinischen Zeitungsverlag mit lokaler Zeitungs-App für alle im Sitzungsdienst tätigen Personen zur Verfügung gestellt. Ein flächendeckendes WLAN im Rathaus, die kinderleicht zu bedienende Gremien-App Mandatos und die zentrale Verwaltung der Endgeräte mittels Mobile Device Management System airwatch bildeten weitere Erfolgsfaktoren für eine ab dem Januar 2015 durchgängig digitale und papierlose Gremienarbeit.

Fordern Sie hier den ausführlichen Referenzbericht an.

Wir bedanken uns bei der Stadt Husum für die ausgezeichnete und zuvorkommende Unterstützung bei diesem Anwendertag und für die hervorragende Organisation.

Ansprechpartner Stadt Husum:
Herr Frank Brinkmann
Telefon: 04841/ 666-150
E-Mail: frank.brinkmann@husum.de

Praxisvortrag Digitale Gremienarbeit in der Stadt Husum im Rahmen der KomFIT 2016

Unter dem Motto „Digitalisierung der Verwaltung – gewusst wie“ fand am 05.10.2016 in der Halle 400 in Kiel die KomFIT 2016 statt. Passend zum Thema informierte Frank Brinkmann, Leiter Informationstechnik der Stadt Husum, zahlreiche Zuhörer in einem kurzweiligen und informativen Praxisvortrag zum Thema Digitale Gremienarbeit. Bereits seit 2002 wird in Husum der Sitzungsdienst Session eingesetzt, ergänzt um das Ratsinformationssystem SessionNet im Jahr 2004. Die Stadt Husum hatte bereits frühzeitig die umweltfreundliche Idee, weniger Papier zu verwenden und alle Sitzungen digital vor – und nachzubereiten. In einem innovativen Beschaffungsvorgang wurden 70 iPads über den Schleswig –Holsteinischen Zeitungsverlag mit lokaler Zeitungs-App für alle im Sitzungsdienst tätigen Personen zur Verfügung gestellt. Ein flächendeckendes WLAN im Rathaus, die kinderleicht zu bedienende Gremien-App Mandatos und die zentrale Verwaltung der Endgeräte mittels Mobile Device Management System airwatch bildeten weitere Erfolgsfaktoren, für eine ab dem Januar 2015 durchgängig digitale und papierlose Gremienarbeit.

Fordern Sie hier den ausführlichen Referenzbericht an.

Wir bedanken uns bei der Stadt Husum/ Herrn Brinkmann für die tolle Unterstützung und beim KomFIT-Team für die hervorragende Organisation.

Ansprechpartner Stadt Husum:
Herr Frank Brinkmann
Telefon: 04841/ 666-150
E-Mail: frank.brinkmann@husum.de

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Digitale Gremienarbeit mit iPads in der Kreisstadt Neunkirchen

In diesem Jahr fand ein weiterer SOMACOS-Anwendertag im Ratssaal der saarländischen Kreisstadt Neunkirchen statt. Auch hier standen, wie bei den zahlreichen anderen SOMACOS-Veranstaltungen zuvor, Lösungen für Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit mit der Mandatos iPad App im Vordergrund.

Eine Besonderheit weist die Kreisstadt Neunkirchen in der Zusammenarbeit mit SOMACOS auf: Das Rechenzentrum der Kreisstadt Neunkirchen hält den zentralen Betrieb von Session für sechs weitere Kommunen im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit aufrecht. Diese interkommunale Zusammenarbeit wurde im Saarland durch das Ministerium für Inneres und Sport gefördert.

In der zweitgrößten Stadt des Saarlandes befindet sich Session seit 2003 im Echteinsatz. Heute nutzen 37 Mitarbeiter in der Verwaltung Session für die interne Sitzungsbearbeitung.

Im September 2013 begann das Projekt „Mandatos iPad App“. Seit dem 01.01.2015 erfolgt der Versand der Sitzungsunterlagen ausschließlich elektronisch und eine Gremienarbeit ohne die Nutzung der mobilen Endgeräte in Form von iPads ist in Neunkirchen nicht mehr wegzudenken. 52 Mandatsträger bereiten sich mittels der Mandatos iPad App auf die jeweiligen Sitzungen vor. Nach eingehenden Recherchen entschied man sich gegen den Einsatz privater Endgeräte und für die zentrale Bereitstellung und Verwaltung von iPads per MDM.

Fordern Sie hier den ausführlichen Referenzbericht an.

Wir bedanken uns bei der Kreisstadt Neunkirchen für die ausgezeichnete und zuvorkommende Unterstützung bei diesem Anwendertag und für die hervorragende Organisation.

Ansprechpartner Kreisstadt Neunkirchen:
Frau Patrizia Governali – Abt. für zentrale Verwaltungsangelegenheiten
Telefon: 06821 – 202 119
E-Mail: patrizia.governali@neunkirchen.de

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Digitale Gremienarbeit mit dem Rundum-Sorglos-Paket

Öffentliche Verwaltungen aber auch Institutionen und Verbände wünschen sich zunehmend ein Rundum-Sorglos-Paket für Ihre Gremienmitglieder.
SOMACOS stellt hier mit der ITEBO-Unternehmensgruppe das „Komplettpaket“ für modernes Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit aus dem kommunalen Rechenzentrum in Osnabrück für Verwaltungen und Gremienmitglieder zur Verfügung.
Neben der Rechenzentrums-Anwendung Sessionasp und dem sicheren Web-Hosting von SessionNet stehen weitere Lösungsbausteine bereit.

Digitale Gremienarbeit - "Das-Rundum-Sorglos-Paket"

·       Organisationsgespräch und Projektplan

·        Beratung bei Sicherheitsrichtlinien, Datenschutz und Datensicherheit

·         Nutzungsvereinbarung für Gremienmitglieder

·         Beschaffung von iPad‘s und Mobilfunkverträgen

·         Einrichtung Mandatos, Cloudspeicher und weiterer App`s

·        MDM Mobile Device Management Sophos Mobile Control

·         Schulung der Gremienmitglieder

·       Service Desk für Gremienmitglieder mit fachlicher und technischer Unterstützung von Montag bis Sonntag

Sie interessieren sich für weitere Details? Dann nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf.

Kompakt informiert - auf dem KDO Kunden- und Partnertag 2016

Im Rahmen des gut besuchten KDO Kunden-und Partnertages 2016 in den Weser-Ems-Hallen von Oldenburg präsentierte SOMACOS die Fachanwendungen Sitzungsmanagement Session und digitale Gremienarbeit Mandatos.

 

Das Vortragsprogramm, welches nahezu alle Themenbereiche öffentlicher Verwaltungen umfasste und ein Markplatz zahlreicher Aussteller boten dem Fachpublikum viele Informationen aus der kommunalen IT.

„Wie soll ich mir das alles merken?“ Diese Frage beantwortete mit einem verblüffenden Keynote Vortrag Oliver Geisselhardt, der „Gedächtnis-Papst“ (TV HH1).

 

Den Technologiewandel für die Fachanwendung Sitzungsdienst erläuterten wir in einem Fachvortrag "Migration Session in die KDO Cloud". Nicht nur Strom kommt aus der Steckdose sondern mittlerweile auch Sitzungsmanagement in Form von Sessionasp. Mit dem KDO Rechenzentrumsbetrieb gibt es nicht nur eine hohe Verfügbarkeit und örtliche Unabhängigkeit sondern auch eine sichere Grundlage für eine digitale Gremienarbeit. Ergänzt um die KDO-Lösung "Mobile Device Management mit KDO-MDM" wird ein datenschutzkonformer Betrieb von mobilen Endgeräten und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien erleichtert. Den automatischen Datenaustausch von Gremienmitgliedern mit verschiedenen Endgeräten und Betriebssystemen unterstützt die KDO-KomBox.

 

Eine gelungene Abendveranstaltung in der Beisserei bot den perfekten Rahmen zwischen zwei sehr schönen Messetagen. 

 

Wir bedanken uns bei unserem Partner KDO für die Teilnahmemöglichkeit.

Digitale Gremienarbeit - Kreisstadt Unna setzt auf Session-asp

Seit dem Jahr 2015 arbeitet die Kreisstadt Unna im Stadtrat und seinen Ausschüssen sowie dem Integrationsrat überwiegend papierlos. Die Software Session inklusive der Mandatos Apps sorgt hier für einen effizienten Sitzungsdienst und eine transparente Gremienarbeit.

 

Die Software Session wird im Application- Service-Provider-Modell (Produktname: Session-asp) auf den Servern des BSI-Zertifizierten Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensburg/ Lippe (krz) installiert und lässt sich über eine verschlüsselte Internetverbindung von den Ratsmitgliedern nutzen.

Durch den Einsatz von Session-asp konnte Unna hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Software sparen. Stattdessen sorgt die monatliche Zahlung fixer Kosten für die Planbarkeit aufseiten der Kreisstadt.

 

Das krz steht auch als Berater und Bezugsquelle für mobile Endgeräte inkl. einer Garantieverlängerung zur Seite. Diese Endgeräte werden mittels der im krz betriebenen Mobile Device-Management-Lösung abgesichert. Unter dem Motto „Gremien- und Fraktionsarbeit in der Cloud“ verbindet der Lemgoer IT-Dienstleister den Sitzungsdienst Session mit der Cloudspeicherlösung krz DataBox. Das Resultat: Sitzungsunterlagen in der Cloud speichern, überall gemeinsam bearbeiten, kommentieren und gezielt mit anderen Gremienmitgliedern teilen. Somit können Gremienentscheidungen mit garantierter Datensicherheit „made in OWL“ vorbereitet werden.

 

Lesen Sie in der Kommune21, Ausgabe 5/2016, auf Seite 26 die Details oder auf der Homepage vom krz Lemgo.

 

Ansprechpartner krz Lemgo:

Herr Stefan Solle

Fachteamleiter Sitzungsdienst/ Zeitwirtschaft

Telefon: 05261/ 252-415

E-Mail: s.solle@krz.de

SOMACOS - erfolgreicher Praxisvortrag der Stadt Köln auf dem Kongress neueVerwaltung in Bonn

Erstmalig fand der Kongress neueVerwaltung der dbb akademie in Bonn im World Conference Center Bonn (WCCB) statt. Unter dem Motto „Zukunft Digitale Arbeit“ – präsentierte SOMACOS die erfolgreichen Bausteine für die digitale Gremienarbeit.

 

Die  Stadt Köln stellte in einem sehr gut besuchten Praxisvortrag die digitale Gremienarbeit in der Stadt Köln vor. Fast 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten in strukturierten Workflows mit einer dezentralen Vorlagenerstellung und dezentraler Ausschussbearbeitung. Zentral erfolgt im System die Stammdatenverwaltung, Administration und Sitzungsgeldabrechnung. Die Verwaltungsabläufe wurden sehr effizient gestaltet und es können Abstimmungsprozesse und Freigaben sehr gut, unter Einhaltung zugewiesener Rollen und Rechte, nachgehalten werden.

 

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war die Anschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM) wird die Nutzung der iPads administriert. Wer das iPad nicht nutzen möchte, kann mit einem Endgerät seiner Wahl alternativ über entsprechende Zugriffsmöglichkeiten über das Ratsinformationssystem auf die Unterlagen zugreifen. Neben einer deutlichen Reduzierung von Druck- und Versandkosten konnte die Transparenz der Ratsarbeit (90 Mitglieder) deutlich verbessert werden. Bürger können über eine automatisierte Schnittstelle im SessionNet Bürgerinformationssystem zum SAP-System den Verlauf von Bauprojekten sehr gut nachvollziehen.

 

Die Stadt Köln ist Mitglied der 7 Mitglieder umfassenden OParl Leitungsgruppe, die auch die künftige Weiterentwicklung steuern wird.

Wir bedanken uns bei der Stadt Köln, insbesondere bei Frau Petra Müller, für den Praxisvortrag.

 

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

Digitale Gremienarbeit - Besuchen Sie unseren Partnerstand auf der CeBIT 2016!

Sie suchen nach einer Komplett-Lösung für die digitale Gremienarbeit? Nutzen Sie jetzt die Chance und starten Sie mit dem Rundum-Sorglos Paket vom Marktführer SOMACOS. Besuchen Sie unseren Partner das KRZ Lemgo auf dem Stand des Landes Nordrhein-Westfalen D58/2 in Halle 007 und lassen Sie sich persönlich von den Vorzügen der digitalen Gremienarbeit mit Mandatos und MDM-Systemen, sicher betrieben im BSI-zertifizierten Rechenzentrum, überzeugen.

 

Erfahren Sie hier mehr.

Digitale Gremienarbeit mit Mandatos und MDM-Systemen

Der Einsatz von Mobile-Device-Management Systemen ermöglicht die effiziente Verwaltung der Mandatos Apps auf den mobilen Endgeräten Ihrer Gremienmitglieder. Vorteile dieser Lösungen sind u.a.:

 

• Zentrale Installation von Mandatos
• Sicherung der mobilen Geräte
• Verwaltung unterschiedlicher mobiler Plattformen
• Zentrale Konfigurations- und Aktualisierungsmöglichkeit der Geräteeinstellungen
• Durchsetzung von Richtlinien für Datenschutz und Compliance
• Löschen oder Sperren verlorener Geräte

 

Hier finden Sie einen Überblick von MDM-Systemen, die sich im Echteinsatz mit Mandatos befinden.

 

Digitale Gremienarbeit in der Stadt Lahnstein

Nicht länger sollen die Mandatsträger in Lahnstein bei Ratssitzungen  unter einer Papierflut leiden. Die Stadt hat deshalb ein zukunftsorientiertes Projekt gestartet und stattet sie mit iPad-Tablets und der Mandatos Software aus. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM)  werden die Richtlinien der Stadt Lahnstein zu Datenschutz und Compliance durchgesetzt.

 

Seit dem Jahr 2004 deckt das Sitzungsmanagementsystem Session von Somacos verwaltungsintern den Sitzungsdienst für die städtischen Gremien ab. 

Das Rats- und Bürgerinformationssystem SessionNet stellt seit 2006 sicher und zuverlässig die Informationen für Gremienmitglieder und Bürger bereit.
Durch eine  umfassende Kosten- und Prozessanalyse wurde die Machbarkeit der digitalen Ratsarbeit geprüft und ab September 2015 eingeführt.

 

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

(Quelle: Kommune21, Ausgabe 12/2015)

 

Digitale Ratsarbeit mit iPads in der Stadt Bad Nauheim

Der SOMACOS-Anwendertag im Bundesland Hessen fand in diesem Jahr zusammen mit der Kurstadt Bad Nauheim statt.

Bürgermeister Armin Häuser ließ es sich nicht nehmen, die Gäste des Praxistages zu begrüßen und wies am Ende seiner kurzen Ansprache darauf hin: „Die Entscheidung für Session, SessionNet und Mandatos war eine sehr gute Entscheidung und ein Sitzungsdienst ohne diese Software sei nicht mehr vorstellbar“.

Seit Mitte 2013 befindet sich Session im Echteinsatz bei der Stadt Bad Nauheim. SessionNet wird als sicheres und geschütztes Webhosting, im BSI-Zertifizierten Rechenzentrum KRZ-Lemgo, betrieben. Auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit entschied sich die Verwaltung 2014 für die Einführung der Mandatos iPad App und Android App. Entsprechende Tablets wurden für die Mandatsträger beschafft und mit einer MDM Software ausgestattet. Es bestand aber auch die Möglichkeit, ein privates Tablet zu nutzen. Durch eine Nutzungsvereinbarung werden der Einsatz und die Nutzung der privaten Geräte geregelt.

Seit dem 01.01.2015 erfolgt der Versand der Sitzungsunterlagen ausschließlich elektronisch. Inzwischen arbeiten 100% der Magistratsmitglieder und Fachbereichsleiter, sowie 91% der Stadtverordneten komplett digital. Durch die positive Resonanz bei der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ist die Verwaltung bestens für die neue Wahlperiode, nach der Kommunalwahl 2016 in Hessen, gerüstet.

Wir bedanken uns für die ausgezeichnete und zuvorkommende Unterstützung bei diesem Anwendertag in den schönen Räumen des Rathauses der Stadt Bad Nauheim.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/1jQuZMR

Ansprechpartner Stadt Bad Nauheim:

Herr Michael Knorr – Leiter Allgemeine Verwaltung

Telefon: 06032/ 343 341

E-Mail: michael.knorr@bad-nauheim.de

SOMACOS - erfolgreicher Praxisvortrag der Kreisstadt Neunkirchen auf der Modernen Kommune in Mannheim

Erstmalig fand die Moderne Kommune, die Technologie-Fachmesse für den kommunalen Sektor, im Südwesten Deutschlands statt. Unter dem Motto – Neue Trends in der digitalen Gremienarbeit – präsentierte SOMACOS die erfolgreichen Bausteine für die digitale Gremienarbeit.

 

Die Kreisstadt Neunkirchen, die zweitgrößte Stadt im schönen Saarland, stellte in einem sehr gut besuchten Praxisvortrag die digitale Gremienarbeit in der Kreisstadt Neunkirchen vor. Seit 2003 befindet sich Session im Echteinsatz in der Kommunalverwaltung. 24 Gremien werden aktuell mit Session verwaltet. Im September 2013 begann das Projekt „Mandatos iPad App“. Hierfür wurde eine Marktanalyse aktueller MDM-Systeme vorgenommen und Gespräche mit dem unabhängigen Datenschutzzentrum Saarland geführt. Seit 2015 erfolgt der Versand der Unterlagen nun rein elektronisch. 94% der Mandatsträger arbeiten inzwischen digital. Eine weitere Besonderheit ist der zentrale Betrieb von Session im Rechenzentrum der Kreisstadt Neunkirchen für sechs weitere Kommunen im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit. Diese interkommunale Zusammenarbeit wurde im Saarland durch das Ministerium für Inneres und Sport gefördert. 

  

Lesen Sie hier den ausführlichen Praxisbericht.

 

Wir möchten uns ganz besonders bei Herrn Leibenguth und Herrn Jochum von der Kreisstadt Neunkirchen für die Unterstützung bei dem Praxisvortrag im Fachforum bedanken.

 

Weiterhin gilt unser Dank allen Besuchern und Partnern der Modernen Kommune 2015.

SOMACOS – Ihr Software-Team für Sitzungsmanagement, Gremieninformationssysteme und digitale Gremienarbeit