Sitzungsdienst und Gremienarbeit in der Stadt Dessau-Roßlau

 

Die Stadt Dessau-Roßlau ist eine kreisfreie Stadt in Sachsen-Anhalt mit ca. 80.000 Einwohnern. Sie hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Organisation ihres Sitzungsdienstes und der Gremienarbeit erzielt. Durch die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS und die Optimierung bestehender Prozesse wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien und der Verwaltung gefördert. Mit 320 geplanten Sitzungen für 2023 und 330 für 2024 zeigt sich ein kontinuierliches Wachstum in der Gremienarbeit

Maßnahmen und Verbesserungen

Die Stadt setzte zunächst auf das Gremieninformationssystem und Bürgerinformationssystem SessionNet mit browsergestützter Informationsverteilung und Bereitstellung der Sitzungsunterlagen, was im Sitzungsdienst zu einer signifikanten Papierersparnis geführt hat (die Stadt ist seit 2017 auf papierlose Arbeitsweisen umgestiegen) und die digitale Gremienarbeit ermöglichte. 2019 wurde für die Stadträtinnen und Stadträte dann die Mandatos iOS-App eingeführt und durch Zugriff auf eine Onlinedatenbank konnten mit Hilfe des Umlaufverfahrens Gremiensitzungen auch online durchgeführt werden.

Durch die Einführung der digitalen Lösungen von SOMACOS hat sich die Effizienz der Gremienarbeit erheblich verbessert - der Arbeitsaufwand konnte reduziert werden und die Transparenz erhöhte sich. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls, da sie Zugang zu öffentlichen Unterlagen über die städtische Homepage haben.

Fazit und Ausblick

Für die Zukunft plant die Stadt, die digitale Gremienarbeit weiter auszubauen. Geplante Maßnahmen umfassen die Einführung neuer Kontrollinstrumente, die Verbesserung der Vorlagenerstellung und die vollständige Digitalisierung der Fraktionsunterlagen. Diese Schritte sollen die Effizienz und Transparenz der kommunalen Arbeit weiter steigern und den Bürgern einen noch besseren Zugang zu Informationen bieten.

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Digitalisierung in Grünheide (Mark): Ein Erfolgsbeispiel für moderne Gremienarbeit

 

 

 

 

 

 

Grünheide (Mark), eine idyllische Gemeinde im Speckgürtel Berlins, hat sich nicht nur als attraktiver Wohnort etabliert, sondern auch als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Die Gemeinde hat sich in den letzten Jahren als dynamisches Zentrum für Innovation und Wirtschaftsentwicklung etabliert. Mit der Ansiedlung von Tesla hat Grünheide auch international Aufmerksamkeit erlangt. Diese Dynamik spiegelt sich auch in der Verwaltungsarbeit wider. In einem wichtigen Projekt hat die Gemeinde ihre Gremienarbeit jetzt erfolgreich digitalisiert – ein Schritt, der weit über die bloße Effizienzsteigerung hinausgeht.

Der Weg zur produktiven Umsetzung
Mit rund 9.246 Einwohnern und einer Verwaltung von etwa 45 Beschäftigten hat Grünheide die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS durchgeführt, mit dem Gremien- und Bürgerinformationssystem SessionNet und den Mandatos Apps für Gremienmitglieder. Ziel war es, die internen Prozesse zu optimieren, Medienbrüche zu reduzieren und die Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit zu erhöhen. Dank einer gut abgestimmten Projektplanung und enger Zusammenarbeit mit dem Dienstleister OWL-IT  , der das System im eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum hostet, gelang die Umsetzung in Rekordzeit. Mit dieser Umgebung kann die Software von jedem Browser aufgerufen werden, wodurch eine einfache Implementierung und Wartung gewährleistet wird. Die Nutzer profitieren von regelmäßigen Updates und einem hohen Maß an Flexibilität, da sie jederzeit und von überall auf die Anwendungen zugreifen können.

Die Vorteile auf einen Blick
Früher waren die Prozesse in der Gemeinde Grünheide von zahlreichen Medienbrüchen und langen Durchlaufzeiten geprägt. Mit der neuen Softwarelösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Durch die Einführung digitaler Workflows, eines umfassenden Beschlusscontrollings und einer HKR-Schnittstelle konnten nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Revisionssicherheit und Versionierung verbessert werden. Besonders hervorzuheben ist die transparente Kommunikation mit Politik und Öffentlichkeit, die durch die digitale Lösung erheblich gefördert wird.

Ein Schritt in die Zukunft zur Digitalisierung in den Kommunen

Die erfolgreiche Implementierung der Software Session zeigt, wie Digitalisierung auf kommunaler Ebene gelingen kann. Es ist ein Beispiel dafür, wie durchdachte Projekte in Kombination mit erfahrenen Partnern zu nachhaltigen Verbesserungen führen können.

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Rückblick: Erfolgreiche Vertriebsveranstaltungen mit unseren Partnern in Deutschland und Österreich

 

Mit Freude blicken wir auf zwei großartige Veranstaltungen zurück, die SOMACOS gemeinsam mit unseren Vertriebspartnern in Deutschland und Österreich veranstaltet hat. Im Hessen Hotelpark Hohenroda und im idyllischen Kufstein in Tirol fanden diese Treffen statt, die nicht nur durch ihre malerischen Orte, sondern auch durch den intensiven Wissensaustausch in Erinnerung bleiben werden.

Die Veranstaltungen standen ganz im Zeichen des persönlichen Austauschs zu wichtigen aktuellen Themen:

·       Aktuelle Vertriebsabläufe und Vorgehensweisen: Wir diskutierten die neuesten Trends und Methoden im Vertrieb, um unsere Prozesse stetig zu verbessern.

·       Vertriebliche Aufstellung: Eine effektive Teamstruktur ist das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Vertriebs. Unsere Gespräche zielten darauf ab, optimale Strukturen zu schaffen und zu erhalten.

·       Einführung der neuen Produktgeneration 6: Mit Spannung erwartet, präsentierten wir die neuesten Entwicklungen unserer Produkte Session^G6, SessionNet^G6 und Mandatos^G6.

Für SOMACOS und unsere Partner waren diese Veranstaltungen eine lang ersehnte Gelegenheit, persönliche Erfahrungen auszutauschen, Fragen zu beantworten und wertvolles Feedback zu erhalten. Kulinarisch und in entspannter Atmosphäre ließen wir die Abende ausklingen.

Wir möchten uns herzlich bei allen Partnern für ihre aktive Teilnahme und ihren Beitrag zum Erfolg dieser Veranstaltungen bedanken. Wir freuen uns bereits auf die nächsten Treffen, um unsere Zusammenarbeit weiter zu vertiefen und gemeinsam neue Erfolge zu feiern.

SOMACOS - Rückblick Onlineveranstaltungen 2024 für Digitale Gremienarbeit

 

Im Rahmen der zwei Onlineveranstaltungen für Interessenten am 13.03.2024, die sehr gut besucht waren, präsentierten die Stadt Heidelberg und die Sparkasse Langen-Seligenstadt ihre Arbeit mit den Lösungen im Sitzungsmanagement und der digitalen Gremienarbeit aus dem Hause SOMACOS.

Interessierte Verwaltungen aus verschiedenen Branchen (u.a. Öffentliche Hand, Banken, Hochschulen und Unternehmen) erhielten direkt von den Anwendern wertvolle Praxistipps und Erfahrungen zur digitalen Gremienarbeit. Fragen wurden durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gremienbüros direkt und fachgerecht beantwortet.  

Das Fazit der Kunden fiel sehr positiv aus und lautete:

• „Digitale Gremienarbeit ist der richtige Weg in Richtung Digitalisierung.“
• „Sorgt für Transparenz und spart enorm viel Zeit und Papier.“
• „Vereinfachte datenbankgeschützte Abrechnung von Sitzungsgeldern und   Aufwandsentschädigungen.“ 
• „Einfache Beschlussfassung mit dem digitalen Umlaufverfahren.“
• „Erfolgreiche Umstellung und Einführung der SOMACOS-Software durch hohe kompetente, serviceorientierte Kundenbetreuung und Unterstützung der Hotline.“

Wir bedanken uns bei der Stadt Heidelberg und der Sparkasse Langen-Seligenstadt für die gelungenen Veranstaltungen und die aussagekräftigen Praxisvorträge.

Sie interessieren sich für die Details? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf und fordern Sie die Praxisberichte an.