Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Sehr geehrte Kunden und Geschäftspartner,

die SOMACOS-Mitarbeiter wünschen Ihnen und Ihrer Familie besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen guten Start ins neue Jahr.

Innovative, digitale Gremienarbeit beim Bayerischen Jugendring

Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R. ist die Arbeitsgemeinschaft der 32 landesweiten und 38 regional tätigen Jugendverbände und der mehr als 350 örtlichen Jugendorganisationen in Bayern.
Strukturell ist er in sieben Bezirksjugendringe sowie 96 Stadt- und Kreisjugendringe gegliedert.
Seit April 2013 arbeitet der Bayrische Jugendring mit den Bausteinen für die digitale Gremienarbeit aus dem Hause Somacos.  
Mit der Einführung von Session, SessionNet und Mandatos verfolgte man das Ziel einer Effizienzsteigerung in der Sitzungsverwaltung. Dies erreichte der BJR über standardisierte Workflowprozesse, digitale Sitzungsunterlagen und einer Sitzungsorganisation über mobile Endgeräte.

So werden heute nicht nur schnell und einfach mit dem iPad Sitzungen organisiert sondern auch Freigaben und Genehmigungen von Führungskräften ortsunabhängig mit Hilfe eines Citrix-Clients auf dem iPad vorgenommen.
Ergebnisse werden während der Sitzung live protokolliert, nach Beendigung der Tagesordnungspunkte werden die Protokolle online bereitgestellt und das Controlling der Beschlüsse erfolgt in der Anwendung Session.

Abgerundet wird die digitale Gremienarbeit durch die hohe Funktionalität der Mandatos iPad App. Durch Mandatos haben die Gremienmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.
In allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen erzeugt werden. Auf den Papierversand von Sitzungsunterlagen wird vollständig verzichtet. 

Lesen Sie hier den Referenzbericht.

Kontakt: Florian Beyer, Büro des Präsidenten,
Bayerischer Jugendring K.d.ö.R. Tel.: (089) 514 58 19, E-Mail: beyer.florian@bjr.de

Weicher Übergang zur digitalen Gremienarbeit

Mit der Einführung eines elektronischen Sitzungsmanagements erleichtert die Stadt Pohlheim ihren Mandatsträgern und der Verwaltung die Arbeit. Im Januar 2013 begann für die Verwaltungsmitarbeiter der Stadt Pohlheim der Umstieg auf das elektronische Sitzungsmanagement Session der Firma Somacos.

 

Pohlheim mit rd. 18.500 Einwohnern hat innerhalb einer fünfjährigen Wahlzeit rd. 300 Sitzungen der städtischen Gremien Magistrat, Stadtverordnetenversammlung sowie der drei ständigen Ausschüsse abzuarbeiten. Neben der entsprechenden Anzahl an Einladungen und Niederschriften für die Sitzungen werden in diesem Zeitraum durch die Verwaltungsmitarbeiter rd. 1.000 Beschlussvorlagen für die Gremien erstellt.

 

Nachdem die Verwaltung bis Sommer 2013 die Software mit Leben gefüllt hatte, erfolgte im August 2013 für die Mandatsträger die Vorstellung des Gremieninformationssystems SessionNet und seiner Möglichkeiten. Seither können 37 Stadtverordnete und 11 Magistratsmitglieder elektronisch auf Vorlagen, Einladungen und Niederschriften der Gremien zugreifen und durch die Eingabe von Stichwörtern, Kalenderdaten und Drucksachennummern Sachverhalte recherchieren.

Noch werden die Sitzungsunterlagen in Papier versandt und erlauben den Mandatsträgern den weichen Übergang zu einer mittelfristig geplanten papierlosen, digitalen Gremienarbeit.

 

Lesen Sie hier weiter: Quelle Kommune21 Heft 12/2013 Seite 38