SOMACOS-Anwendertreffen 2024 in Leipzig und als Online-Veranstaltung

 

Bei unseren Anwendertreffen im November 2024 in Leipzig und als Online-Veranstaltung mit jeweils ca. 100 Teilnehmern haben wir unseren Kunden die Neuerungen und Vorteile unserer neuen Softwaregeneration G6 vorgestellt. Mit der Einführung setzt SOMACOS erneut Maßstäbe in der Gremienarbeit. Die Module SessionNet G6 (browserbasiert) und Mandatos G6 (Apps für iOS, Android und Windows) wurden dafür als erste Module entwickelt, um Gremienmitgliedern die Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen durch eine optimierte, intuitive Benutzerführung und moderne Technologie zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Die Teilnehmer gaben in Workshops wertvolles Feedback und tragen so dazu bei, die neue Generation weiter zu verbessern und an die Anforderungen der Praxis anzupassen. Besonders die live durchgeführte Online-Abstimmung und der neue Präsentationsmodus in SessionNet G6 hat für große Zustimmung gesorgt: Abstimmungsergebnisse aus der zertifizierten Online-Abstimmung lassen sich in Echtzeit auf Leinwände oder große Monitore übertragen und bieten so Transparenz und Dynamik.

Auch für die internen Verwaltungsabläufe gab es positives Feedback, das zeigt das Fazit eines langjährigen Kunden: „Medienbruchfreies Sitzungsmanagement beschleunigt alle Abläufe in der Verwaltung und im Gremienmanagement. Automatisierte Mitzeichnungsprozesse, die papiergebunden oft mehrere Tage in Anspruch nehmen, können durch den digitalen Prozess im besten Fall auf nur einen Tag verkürzt werden.“

Ein zentrales Ziel der Produktstrategie ist die schrittweise Einführung einer vollständig Cloud-basierten Lösung. Session G6 wird in den kommenden Jahren unsere bisherigen Softwarelösungen ablösen und dabei flexible Parallel- und Testbetriebe ermöglichen.

Unser Geschäftsführer Thomas Werner beschreibt es treffend: „Die Entwicklung der Softwaregeneration G6 als 100% cloudbasierte Lösung ist der logische und notwendige Schritt, um unseren über 2.200 Kunden auch in Zukunft eine zeitgemäße Anwendung zu garantieren, die Marktführerschaft zu sichern und Neukunden mit technischen Innovationen zu überzeugen.“

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern für ihr Kommen, ihr Interesse und ihr Engagement. Es war uns eine Freude, Sie persönlich kennenzulernen oder wiederzusehen.

Wir freuen uns schon auf das nächste gemeinsame Anwendertreffen mit Ihnen im kommenden Jahr!

Sitzungsdienst und Gremienarbeit in der Stadt Dessau-Roßlau

 

Die Stadt Dessau-Roßlau ist eine kreisfreie Stadt in Sachsen-Anhalt mit ca. 80.000 Einwohnern. Sie hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Organisation ihres Sitzungsdienstes und der Gremienarbeit erzielt. Durch die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS und die Optimierung bestehender Prozesse wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien und der Verwaltung gefördert. Mit 320 geplanten Sitzungen für 2023 und 330 für 2024 zeigt sich ein kontinuierliches Wachstum in der Gremienarbeit

Maßnahmen und Verbesserungen

Die Stadt setzte zunächst auf das Gremieninformationssystem und Bürgerinformationssystem SessionNet mit browsergestützter Informationsverteilung und Bereitstellung der Sitzungsunterlagen, was im Sitzungsdienst zu einer signifikanten Papierersparnis geführt hat (die Stadt ist seit 2017 auf papierlose Arbeitsweisen umgestiegen) und die digitale Gremienarbeit ermöglichte. 2019 wurde für die Stadträtinnen und Stadträte dann die Mandatos iOS-App eingeführt und durch Zugriff auf eine Onlinedatenbank konnten mit Hilfe des Umlaufverfahrens Gremiensitzungen auch online durchgeführt werden.

Durch die Einführung der digitalen Lösungen von SOMACOS hat sich die Effizienz der Gremienarbeit erheblich verbessert - der Arbeitsaufwand konnte reduziert werden und die Transparenz erhöhte sich. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls, da sie Zugang zu öffentlichen Unterlagen über die städtische Homepage haben.

Fazit und Ausblick

Für die Zukunft plant die Stadt, die digitale Gremienarbeit weiter auszubauen. Geplante Maßnahmen umfassen die Einführung neuer Kontrollinstrumente, die Verbesserung der Vorlagenerstellung und die vollständige Digitalisierung der Fraktionsunterlagen. Diese Schritte sollen die Effizienz und Transparenz der kommunalen Arbeit weiter steigern und den Bürgern einen noch besseren Zugang zu Informationen bieten.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an!

Digitalisierung in Grünheide (Mark): Ein Erfolgsbeispiel für moderne Gremienarbeit

 

 

 

 

 

 

Grünheide (Mark), eine idyllische Gemeinde im Speckgürtel Berlins, hat sich nicht nur als attraktiver Wohnort etabliert, sondern auch als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Die Gemeinde hat sich in den letzten Jahren als dynamisches Zentrum für Innovation und Wirtschaftsentwicklung etabliert. Mit der Ansiedlung von Tesla hat Grünheide auch international Aufmerksamkeit erlangt. Diese Dynamik spiegelt sich auch in der Verwaltungsarbeit wider. In einem wichtigen Projekt hat die Gemeinde ihre Gremienarbeit jetzt erfolgreich digitalisiert – ein Schritt, der weit über die bloße Effizienzsteigerung hinausgeht.

Der Weg zur produktiven Umsetzung
Mit rund 9.246 Einwohnern und einer Verwaltung von etwa 45 Beschäftigten hat Grünheide die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS durchgeführt, mit dem Gremien- und Bürgerinformationssystem SessionNet und den Mandatos Apps für Gremienmitglieder. Ziel war es, die internen Prozesse zu optimieren, Medienbrüche zu reduzieren und die Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit zu erhöhen. Dank einer gut abgestimmten Projektplanung und enger Zusammenarbeit mit dem Dienstleister OWL-IT  , der das System im eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum hostet, gelang die Umsetzung in Rekordzeit. Mit dieser Umgebung kann die Software von jedem Browser aufgerufen werden, wodurch eine einfache Implementierung und Wartung gewährleistet wird. Die Nutzer profitieren von regelmäßigen Updates und einem hohen Maß an Flexibilität, da sie jederzeit und von überall auf die Anwendungen zugreifen können.

Die Vorteile auf einen Blick
Früher waren die Prozesse in der Gemeinde Grünheide von zahlreichen Medienbrüchen und langen Durchlaufzeiten geprägt. Mit der neuen Softwarelösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Durch die Einführung digitaler Workflows, eines umfassenden Beschlusscontrollings und einer HKR-Schnittstelle konnten nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Revisionssicherheit und Versionierung verbessert werden. Besonders hervorzuheben ist die transparente Kommunikation mit Politik und Öffentlichkeit, die durch die digitale Lösung erheblich gefördert wird.

Ein Schritt in die Zukunft zur Digitalisierung in den Kommunen

Die erfolgreiche Implementierung der Software Session zeigt, wie Digitalisierung auf kommunaler Ebene gelingen kann. Es ist ein Beispiel dafür, wie durchdachte Projekte in Kombination mit erfahrenen Partnern zu nachhaltigen Verbesserungen führen können.

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