Rückblick Anwendertag - Digitale Gremienarbeit in der Stadt Senftenberg

Im Rahmen eines Anwendertages konnten sich Verwaltungen, in der wunderschönen Lausitzer Seenlandschaft gelegenen Kreisstadt Senftenberg, über die digitale Gremienarbeit informieren. Getreu dem Grundsatz „Keine digitale Gremienarbeit ohne digitale Verwaltungsarbeit“ wurde bereits im Jahr 2004 der Grundstein mit der Einführung der Sitzungsmanagementsoftware Session gelegt. Neben einer dezentralen Vorlagenerstellung in den Fachbereichen und einem zentralen Sitzungsdienst kommen eine umfassende Beschlusskontrolle und eine automatisierte Abrechnung der Aufwandsentschädigungen / Sitzungsgelder zum Einsatz. Vielfältige Informationen zu Personen, politischen Gremien und zu Themen aus der praktischen Arbeit in der Senftenberger Stadtpolitik findet man im Bürgerinformationssystem. Das Ratsinformationssystem SessionNet dient der internen Information der Mitglieder der städtischen Gremien.

 

Im Rahmen einer Pilot- und Testphase wurde 2013 die Software Mandatos durch eine Arbeitsgruppe auf unterschiedlichen Endgeräten intensiv getestet, Sitzungsräume mit geschützten Funkzellen ausgestattet und organisatorische Vorbereitungen (Änderung Geschäftsordnung, Grundsatzbeschlüsse) getroffen. Mit Beginn der Wahlperiode 2014 - 2019 erfolgte die digitale Gremienarbeit, die derzeit von ca. 80% der Gremienmitglieder und sachkundigen Einwohner praktiziert wird. Die Arbeit mit Mandatos führte zu einer deutlichen Senkung des Arbeits- und Zeitaufwandes der ehrenamtlichen Kommunalpolitiker.

 

Sie interessieren sich für die Details? Fordern Sie hier den Praxisbericht an.

 

Wir bedanken uns bei der Stadt Senftenberg für den gelungenen Anwendertag.

 

Kontaktdaten Stadt Senftenberg:

Frau Kerstin Dankhoff

Sachbearbeiterin DV-Organisation

Telefon: 03573/ 701-144

E-Mail: it-service@senftenberg.de

 

Digitale Gremienarbeit - Kreisstadt Unna setzt auf Session-asp

Seit dem Jahr 2015 arbeitet die Kreisstadt Unna im Stadtrat und seinen Ausschüssen sowie dem Integrationsrat überwiegend papierlos. Die Software Session inklusive der Mandatos Apps sorgt hier für einen effizienten Sitzungsdienst und eine transparente Gremienarbeit.

 

Die Software Session wird im Application- Service-Provider-Modell (Produktname: Session-asp) auf den Servern des BSI-Zertifizierten Kommunalen Rechenzentrums Minden-Ravensburg/ Lippe (krz) installiert und lässt sich über eine verschlüsselte Internetverbindung von den Ratsmitgliedern nutzen.

Durch den Einsatz von Session-asp konnte Unna hohe Anfangsinvestitionen in Lizenzen und Software sparen. Stattdessen sorgt die monatliche Zahlung fixer Kosten für die Planbarkeit aufseiten der Kreisstadt.

 

Das krz steht auch als Berater und Bezugsquelle für mobile Endgeräte inkl. einer Garantieverlängerung zur Seite. Diese Endgeräte werden mittels der im krz betriebenen Mobile Device-Management-Lösung abgesichert. Unter dem Motto „Gremien- und Fraktionsarbeit in der Cloud“ verbindet der Lemgoer IT-Dienstleister den Sitzungsdienst Session mit der Cloudspeicherlösung krz DataBox. Das Resultat: Sitzungsunterlagen in der Cloud speichern, überall gemeinsam bearbeiten, kommentieren und gezielt mit anderen Gremienmitgliedern teilen. Somit können Gremienentscheidungen mit garantierter Datensicherheit „made in OWL“ vorbereitet werden.

 

Lesen Sie in der Kommune21, Ausgabe 5/2016, auf Seite 26 die Details oder auf der Homepage vom krz Lemgo.

 

Ansprechpartner krz Lemgo:

Herr Stefan Solle

Fachteamleiter Sitzungsdienst/ Zeitwirtschaft

Telefon: 05261/ 252-415

E-Mail: s.solle@krz.de

SOMACOS - erfolgreicher Praxisvortrag der Stadt Köln auf dem Kongress neueVerwaltung in Bonn

Erstmalig fand der Kongress neueVerwaltung der dbb akademie in Bonn im World Conference Center Bonn (WCCB) statt. Unter dem Motto „Zukunft Digitale Arbeit“ – präsentierte SOMACOS die erfolgreichen Bausteine für die digitale Gremienarbeit.

 

Die  Stadt Köln stellte in einem sehr gut besuchten Praxisvortrag die digitale Gremienarbeit in der Stadt Köln vor. Fast 2.000 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten in strukturierten Workflows mit einer dezentralen Vorlagenerstellung und dezentraler Ausschussbearbeitung. Zentral erfolgt im System die Stammdatenverwaltung, Administration und Sitzungsgeldabrechnung. Die Verwaltungsabläufe wurden sehr effizient gestaltet und es können Abstimmungsprozesse und Freigaben sehr gut, unter Einhaltung zugewiesener Rollen und Rechte, nachgehalten werden.

 

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit war die Anschaffung von Mandatos und der Mandatos iPad App. Durch ein zentrales Mobile Device Management (MDM) wird die Nutzung der iPads administriert. Wer das iPad nicht nutzen möchte, kann mit einem Endgerät seiner Wahl alternativ über entsprechende Zugriffsmöglichkeiten über das Ratsinformationssystem auf die Unterlagen zugreifen. Neben einer deutlichen Reduzierung von Druck- und Versandkosten konnte die Transparenz der Ratsarbeit (90 Mitglieder) deutlich verbessert werden. Bürger können über eine automatisierte Schnittstelle im SessionNet Bürgerinformationssystem zum SAP-System den Verlauf von Bauprojekten sehr gut nachvollziehen.

 

Die Stadt Köln ist Mitglied der 7 Mitglieder umfassenden OParl Leitungsgruppe, die auch die künftige Weiterentwicklung steuern wird.

Wir bedanken uns bei der Stadt Köln, insbesondere bei Frau Petra Müller, für den Praxisvortrag.

 

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an.

Digitale Gremienarbeit - Neue Mandatos iPad App 2.6

Die Mandatos iPad App von SOMACOS steht im iTunes - Store in einer neuen Version zum Download bereit. Die Freigabe erfolgt für das Betriebssystem iOS 8.3 und iOS 9.x.

 

Verbessert wurde die Arbeit innerhalb von Gruppen und Fraktionen. Verschiedene Notizarten können jetzt zu Dokumenten erfasst und untereinander ausgetauscht werden. Diese Notizen sind auch offline verfügbar und werden im Onlinebetrieb automatisiert synchronisiert. Eine ansprechende Visualisierung der Notizen vereinfacht die gemeinsame Arbeit.

 

Des Weiteren wurde die Stabilität der App verbessert und es erfolgte die Behebung von kleineren Fehlern.

 

Sie interessieren sich für die Mandatos iPad App? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. Hier geht es zum direkten Download im Apple iTunes Store.