Digitale Gremienarbeit – virtuelle Anwendertage mit Erfahrungen und Lösungen von Anwendern

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Was haben das DMK Deutsches Milchkontor, die Württembergische Gemeinde-Versicherung, die Universität Heidelberg und die Krankenkasse AOK Plus gemeinsam?

Sie alle vertrauen auf die Lösungen im Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit aus dem Hause SOMACOS.

Informieren Sie sich aus erster Hand direkt von den Anwendern am 08.09.2021 und/ oder 09.09.2021 in einem digitalen Meeting.

Sie erhalten kostenlos und unverbindlich von den Anwendern Informationen und Erfahrungen zur digitalen Gremienarbeit. Ihre Fragen werden durch Anwender praxisgerecht beantwortet.

08.09.2021

Vortrag: Digitale Gremienarbeit bei der DMK Deutsches Milchkontor GmbH
Uhrzeit: 9:30 Uhr – 10:30 Uhr
Anmeldung zur Veranstaltung

Vortrag: Digitale Gremienarbeit bei der Württembergische Gemeinde-Versicherung
Uhrzeit: 13:30 Uhr – 14:30 Uhr
Anmeldung zur Veranstaltung

09.09.2021

Vortrag: Digitale Gremienarbeit in der Universität Heidelberg
Uhrzeit: 9:30 Uhr – 10:30
Anmeldung zur Veranstaltung

Vortrag: Digitales Gremienmanagement bei der AOK Plus
Uhrzeit: 13:30 Uhr – 14:30 Uhr
Anmeldung zur Veranstaltung

Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.

Ihr SOMACOS-Team

Digitale Gremienarbeit bei der Württembergischen Gemeinde-Versicherung a.G. (WGV)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Seit 1921 versorgt die WGV ihre Kunden mit umfassenden Versicherungslösungen. Die Württembergische Gemeinde-Versicherung a.G. deckt im Stammland Baden-Württemberg, als Kommunalversicherer, den Versicherungsbedarf von Kommunen, kommunalen Unternehmen, kirchlich-sozialen Einrichtungen und Zweckverbänden.

Mit den Produkten von SOMACOS arbeitet die WGV seit März 2018. Die Aufsichtsratssitzungen wurden nach und nach mit Session, SessionNet und der Mandatos iPad App digitalisiert. Die Gremienmitglieder wurden mit einem iPad ausgestattet und konnten nach einer Einweisung unkompliziert die Mandatos App nutzen.

Alle Unterlagen stehen digital zur Verfügung, was sehr viel Zeit bei der Sitzungsvorbereitung und auch bei der Nachbearbeitung spart. Im Einsatz befindet sich auch das Modul Session Sitzungsgeld. Es erlaubt die Berechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen, die automatisierte Datenübermittlung sowie Erstellung von Bescheinigungen und digitale Bereitstellung in der Mandatos App.

Ein weiterer großer Vorteil im Corona-Zeitalter war die einfache Umsetzung von Präsenzsitzungen auf das digitale Umlaufverfahren. Das bedeutet keine lange Terminsuche, Sitzungen müssen nicht in Präsenz stattfinden bzw. können kurzfristig durchgeführt werden. Die Beschlussfassung zu Tagesordnungspunkten erfolgt in digitaler Form per Mandatos App.

Das Fazit der WGV beim Einsatz der SOMACOS-Lösungen fällt sehr positiv aus: Die digitale Gremienarbeit sorgt für Transparenz, spart enorme Zeit, schont die Umwelt und stellt für alle eine starke Entlastung dar.

Fordern Sie hier den ausführlichen Bericht an!

DMK Deutsches Milchkontor GmbH – Effizienz durch digitale Gremienarbeit

Copyright DMK Deutsches Milchkontor GmbH

 

 

 

 

 

 

 

Als Deutschlands größte Molkereigenossenschaft ist die DMK Group einer der bedeutendsten Lieferanten des deutschen Lebensmitteleinzelhandels und steht für Qualität, Vielfalt und Innovation. Mit hochwertigen Produkten und langjähriger Erfahrung hat sich die DMK Group eine starke Stellung im Markt erarbeitet.

Innovativ ist inzwischen auch die digitale Gremienarbeit bei der DMK Group. 2019 beschloss die DMK Group die internen Prozesse zu optimieren und eine digitale Gremiensoftware für den Aufsichtsrat und Vorstand im Projekt „Gremienarbeit 4.0“ einzuführen.

Die Auswahlkriterien waren u.a. effizientere und zeitsparende Abläufe, Reduzierung der Kosten für Druck und Versand der Unterlagen, die Verbesserung der Prozessabläufe sowie die Steigerung der Datensicherheit und die Erfüllung der rechtlichen Anforderungen. Aus den genannten Kriterien entschied sich die DMK Group für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos iPad App von SOMACOS.

Innerhalb von 3 Monaten erfolgte die Implementierung und vorhandene Stammdaten konnten unkompliziert importiert werden. Für den Vorstand und den Aufsichtsrat wurden iPads Pro beschafft und eingerichtet. Der Beirat arbeitet browserbasiert mit SessionNet.

Die Gremienmitglieder können Dokumente auch offline digital aufrufen und über Beschlüsse abstimmen. Die Anmeldung am Gremieninformationssystem erfolgt aus Sicherheitsgründen über die 2-Faktor-Authentifizierung mittels Microsoft Authenticator App.

Eine weitere Besonderheit ist die zweistufige Abstimmung über das digitale Umlaufverfahren. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das SessionNet Gremieninformationssystem bzw. über den Gremienarbeitsplatz Mandatos. Somit wird für den Vorstand und den Aufsichtsrat eine einfache und sichere Möglichkeit gegeben, auch unter Bedingungen der Corona-Pandemie, die Gremienarbeit wie gewohnt fortzusetzen und Beschlüsse zu fassen. In den kommenden Jahren will die DMK Group die Digitalisierung weiter vorantreiben, geplant ist die Einführung von Session Sitzungsgeld/ Aufwandsentschädigung und die Aufschaltung der niederländischen Gremien.

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SOMACOS Frühlings-Release 2021

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Neue Funktionen bieten verbesserte Funktionalität, Ergonomie und Datenschutz

Die Lösungen für die digitale Gremienarbeit in Form der Mandatos Apps stehen in den jeweiligen Stores zur Verfügung.

In allen Mandatos Apps können nun Dokumenteinstellungen im PDF-Reader gespeichert werden. So wird die Bearbeitung der Dokumente für die Gremienmitglieder noch komfortabler.

In der neuen SessionNet-Version wurde das Umlaufverfahren um die Abstimmoption der Befangenheit ergänzt. Die Abstimmoptionen sind in Session administrierbar, so können nun auch bundesland- oder organisationsspezifische Besonderheiten bei der Durchführung eines Umlaufverfahrens abgebildet werden.

Weiter wurden verschiedene Anforderungen zu datenschutzrechtlichen Vorgaben in Bezug auf die Gremieninfo und Bürgerinfo umgesetzt.

Nicht zuletzt wurde SessionNet auch „unter der Haube“ verbessert. Mit Aktualisierung des Bootstrap-Framework wurde auf die neue Layout Generation 6 umgestellt. Im Unterschied zur Layout Generation 5 liegt das Augenmerk weniger in der Optik, sondern in den Bereichen Sicherheit und Barrierefreiheit.

Abgerundet wird das Frühlings-Release durch Optimierungen der Lösungen der SessionNet Bürgerinfo App (Laufzeitverbesserung)und der OParl-Schnittstelle (Ausgabe Adresse zum Sitzungsort).

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung.

Der Beitrag SOMACOS Frühlings-Release 2021 erschien zuerst auf SOMACOS.

Digitale Gremienarbeit bei der AOK Plus

 

 

 

 

 

 

 

 

Die AOK Plus ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und eine der ältesten gesetzlichen Krankenversicherungen in Deutschland. In Sachsen und Thüringen werden 3,4 Millionen Versicherte betreut.

Im Juni 2018 beschloss die AOK Plus die internen Prozesse zu optimieren und eine digitale Gremiensoftware für den Verwaltungsrat der AOK Plus und deren Ausschüsse einzuführen. Die Auswahlkriterien waren u.a. die datenschutzgerechte, digitale Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen an einem Ort, die Reduzierung der Kosten für Druck und Versand der Unterlagen, die optimale Unterstützung bei der Sitzungsvorbereitung sowie die hohe Flexibilität bei Aktualisierung von Unterlagen und der Zugriff über mobile Endgeräte und über das Web. Aus den genannten Kriterien entschied sich die AOK Plus für die Produkte Session, SessionNet und die Mandatos Apps von SOMACOS.

Das Fazit fiel positiv aus: Die Umstellung war durch die kompetente und serviceorientierte Betreuung erfolgreich. Die Implementierung der Software war ein richtiger und wichtiger Schritt für die Digitalisierung der Gremienarbeit der AOK Plus. In den kommenden Jahren will die AOK Plus die Digitalisierung weiter vorantreiben, denkbar ist die Anbindung der Widerspruchsausschüsse und weiterer Gremien.

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20 Jahre SOMACOS – Wegbereiter für digitale Gremienarbeit

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ein innovatives Softwareunternehmen aus der Altmark auf Wachstumskurs

Das Software-Unternehmen SOMACOS GmbH & CO. KG aus der Hansestadt Salzwedel begeht in diesen Tagen sein 20-jähriges Firmenjubiläum.

Auch wenn die gegenwärtige Situation der Corona-Pandemie keine Möglichkeiten für Festlichkeiten zulässt, so kann man dennoch stolz auf die Entwicklung des Unternehmens sein.

SOMACOS blickt auf 20 Jahre mit kontinuierlichem Wachstum zurück.

Ausschlaggebend dafür waren seit Gründung die Fokussierung auf eine Partner- und Branchenstrategie, die Umsetzung zahlreicher Innovationen und Alleinstellungsmerkmale sowie Prozess-Innovationen im Bereich der Digitalisierung von Sitzungsmanagement und Gremienarbeit.

Geschäftsführer Bernd Thiem dankt nicht nur allen Kunden, Partnern und Beratern für die erfolgreiche und angenehme Zusammenarbeit in den letzten 20 Jahren, sondern auch all seinen Mitarbeitern.

Im Spannungsbogen von weiterer Digitalisierung, künstlicher Intelligenz, Cloud-Computing, Sicherheit / Datenschutz sowie Personalknappheit werden wir unsere Softwareprodukte und Lösungen kundenorientiert den neuesten technischen Standards angleichen.

So werden wir auch in Zukunft ein zuverlässiger und verlässlicher Partner rund um die Themen Sitzungsmanagement, digitale Gremienarbeit und Knowhow für Kommunalpolitik bleiben.

 

Einführung der digitalen Gremienarbeit bei der Alb-Elektrizitätswerk Geislingen-Steige eG

 

 

 

 

 

 

 

 

Das Albwerk ist der Ansprechpartner in der Region zwischen Alb und Fils, wenn es um das Thema Energie geht. So ist das Albwerk über die Jahre stetig gewachsen. Heute gehören drei große Geschäftsbereiche und eine Reihe von Tochterunternehmen und Beteiligungen zur Albwerk Gruppe.

Im August 2019 entschied sich das Albwerk für die Produkte von SOMACOS. Im November 2019 starteten Session, SessionNet und die Mandatos iPad App in den Echtbetrieb. Zunächst erfolgte die Digitalisierung der Sitzungsunterlagen für die Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen. Für den Vorstand und den Aufsichtsrat wurden iPads beschafft und eingerichtet. Während einer Übergangsphase erfolgte die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papier und digitaler Form, seit Oktober 2020 stellt das Albwerk die Sitzungsunterlagen nun vollständig digital zur Verfügung.

Seit Anfang 2021 wird für eine noch schnellere Entscheidungsfindung das digitale Umlaufverfahren eingesetzt. Die Abstimmung erfolgt dabei nicht ortsgebunden, sondern über das SessionNet Gremieninformationssystem bzw. über den Gremienarbeitsplatz Mandatos. Somit wird für den Vorstand und den Aufsichtsrat eine einfache und sichere Möglichkeit gegeben, die Gremienarbeit, auch unter Bedingungen der Corona-Pandemie, wie gewohnt fortzusetzen und Beschlüsse zu fassen.

Das Fazit fiel positiv aus: Die Umstellung war durch die gute Betreuung erfolgreich. Die digitale Gremienarbeit sorgt für Transparenz, spart Zeit, schont die Umwelt und stellt für alle eine starke Entlastung dar. In den kommenden Jahren will das Albwerk die Digitalisierung weiter vorantreiben, so ist unter anderem die Ausweitung auf weitere Gremien, bei Beteiligungen und Tochterunternehmen, geplant.

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