Frohe Weihnachten und einen guten Rutsch ins neue Jahr

Sehr geehrte Kunden und Geschäftspartner,

die SOMACOS-Mitarbeiter wünschen Ihnen und Ihrer Familie besinnliche Weihnachtsfeiertage und einen guten Start ins neue Jahr.

Innovative, digitale Gremienarbeit beim Bayerischen Jugendring

Der Bayerische Jugendring K.d.ö.R. ist die Arbeitsgemeinschaft der 32 landesweiten und 38 regional tätigen Jugendverbände und der mehr als 350 örtlichen Jugendorganisationen in Bayern.
Strukturell ist er in sieben Bezirksjugendringe sowie 96 Stadt- und Kreisjugendringe gegliedert.
Seit April 2013 arbeitet der Bayrische Jugendring mit den Bausteinen für die digitale Gremienarbeit aus dem Hause Somacos.  
Mit der Einführung von Session, SessionNet und Mandatos verfolgte man das Ziel einer Effizienzsteigerung in der Sitzungsverwaltung. Dies erreichte der BJR über standardisierte Workflowprozesse, digitale Sitzungsunterlagen und einer Sitzungsorganisation über mobile Endgeräte.

So werden heute nicht nur schnell und einfach mit dem iPad Sitzungen organisiert sondern auch Freigaben und Genehmigungen von Führungskräften ortsunabhängig mit Hilfe eines Citrix-Clients auf dem iPad vorgenommen.
Ergebnisse werden während der Sitzung live protokolliert, nach Beendigung der Tagesordnungspunkte werden die Protokolle online bereitgestellt und das Controlling der Beschlüsse erfolgt in der Anwendung Session.

Abgerundet wird die digitale Gremienarbeit durch die hohe Funktionalität der Mandatos iPad App. Durch Mandatos haben die Gremienmitglieder eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.
In allen Dokumenten können persönliche Markierungen und Kommentierungen erzeugt werden. Auf den Papierversand von Sitzungsunterlagen wird vollständig verzichtet. 

Lesen Sie hier den Referenzbericht.

Kontakt: Florian Beyer, Büro des Präsidenten,
Bayerischer Jugendring K.d.ö.R. Tel.: (089) 514 58 19, E-Mail: beyer.florian@bjr.de

Weicher Übergang zur digitalen Gremienarbeit

Mit der Einführung eines elektronischen Sitzungsmanagements erleichtert die Stadt Pohlheim ihren Mandatsträgern und der Verwaltung die Arbeit. Im Januar 2013 begann für die Verwaltungsmitarbeiter der Stadt Pohlheim der Umstieg auf das elektronische Sitzungsmanagement Session der Firma Somacos.

 

Pohlheim mit rd. 18.500 Einwohnern hat innerhalb einer fünfjährigen Wahlzeit rd. 300 Sitzungen der städtischen Gremien Magistrat, Stadtverordnetenversammlung sowie der drei ständigen Ausschüsse abzuarbeiten. Neben der entsprechenden Anzahl an Einladungen und Niederschriften für die Sitzungen werden in diesem Zeitraum durch die Verwaltungsmitarbeiter rd. 1.000 Beschlussvorlagen für die Gremien erstellt.

 

Nachdem die Verwaltung bis Sommer 2013 die Software mit Leben gefüllt hatte, erfolgte im August 2013 für die Mandatsträger die Vorstellung des Gremieninformationssystems SessionNet und seiner Möglichkeiten. Seither können 37 Stadtverordnete und 11 Magistratsmitglieder elektronisch auf Vorlagen, Einladungen und Niederschriften der Gremien zugreifen und durch die Eingabe von Stichwörtern, Kalenderdaten und Drucksachennummern Sachverhalte recherchieren.

Noch werden die Sitzungsunterlagen in Papier versandt und erlauben den Mandatsträgern den weichen Übergang zu einer mittelfristig geplanten papierlosen, digitalen Gremienarbeit.

 

Lesen Sie hier weiter: Quelle Kommune21 Heft 12/2013 Seite 38

 

SOMACOS-Adventskalender ist Online

Mit dem SOMACOS –Adventskalender fällt das Warten bis Weihnachten leicht. Die Spannung, ein Türchen zu öffnen, um zu sehen, was sich dahinter verbirgt - das macht eben immer noch Spaß. Und wie früher sind die Adventskalender am spannendsten, in denen sich wirklich kleine Geschenke und Überraschungen befinden. In unserem Online Adventskalender finden Sie Unterhaltsames, Spannendes, Lustiges, Besinnliches und Inspirierendes. Lassen Sie sich überraschen. SOMACOS wünscht Ihnen eine schöne Adventszeit.

PS. Der Online Adventskalender 2013 ist geeignet für alle modernen Browser, Desktops und mobile Geräte.

 

Landkreis Augsburg führt die digitale Gremienarbeit ein - iPads statt Papier

SessionNet und das Session-Modul Mandatos von LivingData vereinfachen die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit des Augsburger Kreistagsgremiums, machen Bürgern öffentliche Informationen leichter zugänglich und senken zudem die Papierkosten.

 

Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und sich von der Papierflut zu befreien, beschloss der Landkreis Augsburg bereits im Jahr 2000, seinen Sitzungsdienst mit der Software-Lösung Session von Somacos zu organisieren. Darauf aufbauend kam wenig später das Zusatzmodul SessionNet zum Einsatz. SessionNet stellt dem Ratsgremium und den Bürgern Daten und Informationen online sicher und komfortabel zur Verfügung – natürlich unter Einhaltung der erforderlichen Veröffentlichungs- und Sicherheitsstufen. 2010 ging man in Augsburg noch einen Schritt weiter: Mit dem Zusatzmodul Mandatos bot man den Ratsmitgliedern den mobilen Zugriff auf alle relevanten Informationen, Sitzungsunterlagen und Kontakte – zu jeder Zeit, an jedem Ort – sogar offline. Mit der speziell für iPads entwickelten Mandatos-App können Sitzungsunterlagen gelesen und bearbeitet werden. Die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden aller benötigten Informationen.

 

Lesen Sie hier weiter: Quelle AKDB Report 03/2013, Seite 24

Jobangebot Mitarbeiter(in) Support / Consulting

Im Zusammenhang mit interessanten Projekten suchen wir Sie ab dem 01.01.2014 als

Mitarbeiter(in) Support / Consulting am Standort in Köln.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Hier finden Sie weitere Details: http://bit.ly/18cZ112

Mandatos für Aufsichtsräte

Aufsichtsräte, die ihren Job ernst nehmen, bräuchten im Grunde einen kleinen Bücherschrank, um all den Lesestoff übersichtlich ordnen zu können. Ganz zu schweigen von den Klebezetteln, mit denen Aufsichtsräte in der Regel wichtige Stellen markieren oder Anmerkungen kennzeichnen. Denn in der Ausschuss- oder Aufsichtsratssitzung will man schnell finden, was man sich zurechtgelegt hat. Ebenso zügig will man auch seine Gedanken parat haben, die man sich zur Beschlussvorlage x, y oder gar z gemacht hat.

Die Aufsichtsräte von Sachsen-Anhalts größter Wohnungsbaugenossenschaft – der MWG Magdeburg eG – haben sich mit Unterstützung der KID jüngst ein Programm anpassen lassen, das all ihre Bedürfnisse berücksichtigt. Zunächst waren die Wünsche der Aufsichtsräte bescheiden. Sie suchten lediglich nach einem Programm, das ihnen die Unterlagen für die Aufsichtsratssitzungen und der gemeinsamen Sitzung mit dem Vorstand digital zur Verfügung stellte. Möglichst auf mobilen Geräten wie dem iPad.

Die KID-Produktexperten empfahlen der MWG ein Programm, das deutlich mehr kann und schon bei den Magdeburger Stadträten auf Begeisterung stieß. Es nennt sich „Mandatos“ und wurde von der Firma SOMACOS aus Salzwedel entwickelt. Die Anwendung ermöglicht den Mitgliedern bestimmter Gruppen (z.B. politischen Gremien, Aufsichtsräten, Gesellschaftern), alle sitzungsrelevanten Unterlagen sowie Details zu Personen und den Gremien einzusehen. Und das in einer klar definierten Umgebung und auch ohne bestehende Internetverbindung. Hinzu kommt, dass die Dokumente lokal sicher verwaltet werden, mit digitalen Notizen, Markierungen und Kommentaren versehen werden können und darüber hinaus eine Volltextrecherche zur Verfügung steht. „Mandatos“ kann sowohl auf einem Windows-PC als auch auf einem iPad mit iOS5 oder iOS 6 genutzt werden.

Lesen Sie hier weiter: Quelle KID Server Nr. 50, Seite 14-15

Jobangebot Mitarbeiter(in) Administration

Im Zusammenhang mit interessanten Projekten suchen wir Sie ab dem 01.01.2014 als

Mitarbeiter(in) Administration am Standort in Salzwedel.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Hier finden Sie weitere Details: http://bit.ly/18cZ112

Jetzt für eine Ausbildung bei SOMACOS bewerben!

Du interessierst Dich für eine vielseitige, anspruchsvolle und zukunftsorientierte Ausbildung bei einem Softwareunternehmen?

Dann bewirb Dich jetzt für eine Ausbildung zum 01.08.2014. Hier findest Du die Details: http://bit.ly/18aw2yt

 

 

 

Jobangebot Mitarbeiter(in) Hotline

Im Zusammenhang mit interessanten Projekten suchen wir Sie ab dem 01.01.2014 als

Mitarbeiter(in) Hotline am Standort in Dresden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Hier finden Sie weitere Details: http://bit.ly/18cZ112

Jobangebot Mitarbeiter(in) Entwicklung/ Hotline

Im Zusammenhang mit interessanten Projekten suchen wir Sie ab dem 01.01.2014 als

Mitarbeiter(in) Entwicklung/ Hotline am Standort in Dresden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Hier finden Sie weitere Details: http://bit.ly/18cZ112

Digitale Ratsarbeit in der Stadt Bad Salzungen

Bei den Themen Ratsinformation und digitale Gremienarbeit setzt man in Bad Salzungen auf die Software-Lösungen von Somacos. Zum Einsatz kommen dabei mobile Endgeräte, wie Notebooks und iPads. Zudem hat die Stadtverwaltung ihren Druck-Output durch digitale Prozesse optimiert.

 

Bereits im Oktober 2010 hat die Verwaltung mit dem Ratsinformationssystem Session und SessionNet angefangen zu arbeiten und im Jahr 2012 wurde mit der Einführung von Mandatos und der Mandatos iPad App ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung digitale Gremienarbeit unternommen. Seit diesem Zeitpunkt arbeitet die Stadt Bad Salzungen im Bereich des Sitzungsmanagements papierlos. Mit der modernen Gremienarbeit und dem elektronischen Versand der Post ist Bad Salzungen auf dem Weg zu einem digitalen Rathaus.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/1flVViK
(Quelle: Kommune21, Ausgabe 10/2013)

 

Digitale Gremienarbeit im Stadtwerke Köln Konzern

Seit März 2005 setzt der Stadtwerke Köln Konzern nun erfolgreich Session ein. Inzwischen wird die gesamte Sitzungsorganisation für die Konzerngesellschaften mit dem Sitzungsdienstverfahren Session abgewickelt. Auf dem Weg zur vollelektronischen Gremienarbeit zeigte die Einführung von SessionNet im Jahr 2007 einen weiteren positiven Effekt. Die Vorbereitung auf eine Sitzung ist seitdem ohne Papierversand möglich.

 

Mit der Mandatos iPad App wird seit August 2012 für die Gremienmitglieder die digitale Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen auf iPads gewährleistet. Die Gremienmitglieder verfügen mit der Mandatos iPad App über eine schnelle, einfache und komfortable Informationsquelle.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/1bHJKeJ

(Quelle: stadt+werk, Ausgabe: 06/ 2013 September)

 

 

Erfolgreiche KomFIT 2013 in Kiel

Klein aber Fein – so kann man die KomFIT 2013 in Kiel bezeichnen. Öffentliche Verwaltungen aus dem Bundesland Schleswig-Holstein nutzten die Möglichkeit und informierten sich am Stand von Somacos über die neuesten Trends und Innovationen zum Thema Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit.

 

Neben dem klassischen Thema Sitzungsdienst, standen vor allem die  neuen Funktionen der aktuellen Version 4.5 des Ratsinformationssystems SessionNet und des Moduls Mandatos im Fokus. So wurde  einerseits die Abbildung von städtischen Gremien mit Beteiligungen im geschützten Extranet als auch die zahlreichen Neuerung der Mandatos iPad App 2.1 mit großem Interesse aufgenommen. Auch Trendthemen wie die Einbindung von Cloudspeicherlösungen und der IT-Sicherheit wurden mit den Besuchern aktiv diskutiert. 

 

Wir bedanken uns bei allen Interessenten und Kunden für Ihr Interesse zur KomFIT.

 

 

Auftakt zu den SOMACOS Anwendertreffen und Updateseminaren 2013

Nach arbeitsreichen Wochen wurden pünktlich am 02. September die Versionen Session und SessionNet 4.5 freigegeben. Parallel dazu wurde die Mandatos iPad App 2.1 über den iTunes Store zur Verfügung gestellt. Um unseren Kunden vier attraktive Veranstaltungen bieten zu können, haben wir diesmal besonderes Augenmerk auf „Hotels im Grünen“ gelegt. Den Auftakt für den Erfahrungsaustausch und die Neuigkeiten rund um die neuen Releases gab es am 04. und 05. September in entspannter Atmosphäre am See, im Seehotel Zeuthen bei Berlin.

 

Lesen Sie hier den ausführlichen Bericht: http://bit.ly/R1JETm

 

 

Erfolgreicher Sitzungsdienst mit Session in der Stadt Remscheid

Der Somacos-Anwendertag im Bundesland Nordrhein-Westfalen fand dieses Jahr zusammen mit der drittgrößten Stadt des Bergischen Landes, der Stadt Remscheid, statt. Erfolgreich war hier nicht nur die Veranstaltung, sondern auch die Einführung des Ratsinformationssystems Session im Jahr 2010.

Bis dato erfolgte der Sitzungsdienst überwiegend über Mittel der Bürokommunikation. Die Folgen waren uneinheitliche Dokumentenvorlagen, eingeschränkte Recherchemöglichkeiten und eine papiergebundene Mitzeichnung.  Nachdem im Frühjahr 2010 die Stammdaten erfasst und der Workflow eingerichtet war, erfolgte die Schulung von insgesamt 150 Mitarbeitern, teilweise auch durch eigene Systemadministratoren.

 

Das Verfahren ist für die Vorlagenersteller einfach zu bedienen und wird sehr gut angenommen. Auch im Bereich des Sitzungsdienstes führt der Einsatz von Session zu erheblichen Erleichterungen. Das automatische Erstellen von Tagesordnungen stellt insbesondere bei umfangreichen Sitzungen eine große Vereinfachung dar.

 

Seit August 2010 erfolgt die Abwicklung des Sitzungsdienstes für den Rat der Stadt, seine Ausschüsse und die Beiräte ausschließlich über Session. Mit der Erstellung von mehr als 3400 Vorlagen für rund 400 Sitzungen genießt Session seit seiner Einführung eine hohe Akzeptanz bei
den Mitarbeitern und Mandatsträgern. Mittlerweile werden auch die Sitzungen des Verwaltungsvorstands und des Ältestenrates mit dem Sitzungsdienstverfahren abgewickelt. Durch das Bürger-, Amts- und Ratsinformationssystem wird eine Transparenz auch nach außen geschaffen, die vorher nicht vorhanden war und die sowohl von der Politik als auch von Bürgern und der örtlichen Presse sehr positiv aufgenommen wird. Besonders hervorzuheben ist, dass auch die Fraktionsgeschäftsstellen über eine Portallösung an Session angebunden sind und über das Antragsmodul der Software ihre Anträge und Anfragen selbst medienbruchfrei in Session erstellen.

Auch in der Zukunft steht die Nutzung von Session im Fokus. So ist die Anbindung des Finanzverfahrens zur Sitzungsgeldabrechnung sowie die Nutzung der Mandatos iPad App für die digitale Gremienarbeit geplant.

 

Wir bedanken uns bei der Stadt Remscheid für Ihre hervorragende Unterstützung.

 

Lesen Sie hier den Referenzbericht: http://bit.ly/1aTMG7D

 

Ansprechpartner Stadt Remscheid

 

Herr André Bürger

Tel.: 0 21 91/16 – 34 28

E-Mail: andre.buerger@remscheid.de

 

Herr Michael Müller

Tel.: 0 21 91/16 – 38 08

E-Mail: michael.mueller@remscheid.de

 

 

 

Gremienarbeit von morgen – Bereit zur Installation - Mandatos iPad App Rel. 2.1

Die bewährte Mandatos iPad App von Somacos steht nun in einer neuen Version zur Verfügung.

Lassen Sie sich von vielen Erweiterungen und Verbesserungen aus der Praxis der digitalen Gremienarbeit inspirieren:
 

 - Automatischer Download von Metadaten und Dokumenten im Hintergrund
- Integrierter Airprint-Druck und Mailversand
- Assistententechnologie für Dokumente und Kommentare mit Löschalgorithmus 
- Visualisierung der Hintergrundaktivitäten

 

Sie interessieren sich für die Mandatos iPad App? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. Hier geht es zum direkten Download.

 

 

Neuer Release für Session und SessionNet verfügbar

Pünktlich zum 02.09.2013 sind Session und  SessionNet, die bewährten und erfolgreichen Lösungen für Sitzungsmanagement und Gremieninformationssysteme der SOMACOS GmbH & Co. KG, in der Version 4.5 verfügbar. Die nunmehr 1.200 Session-Anwender können sich auf zahlreiche Verbesserungen freuen.

 

Im Bereich Session können neben funktionalen Erweiterungen im gesamten Dokumentenhandling insbesondere ergonomische Verbesserungen überzeugen. Die Unterstützung des SEPA-Zahlungsverkehrs, die Druckoptimierung sowie die Erweiterung des Rollen- und Rechtemodells verbessern die Bedienung. Schwerpunkte in SessionNet bilden das neue zentrale Navigationselement, sowie die Optimierung der RSS-Feeds und die Ablage gremienspezifischer Dokumente für ein Beteiligungscontrolling.

 

Unsere Kundenberater sowie Partner unterstützen Sie gern durch entsprechende Dienstleistungen und Schulungsangebote bei der Implementierung. Buchen Sie hier die Teilnahme am Anwendertreffen/ Updateseminar.

 

Digitale Gremienarbeit in der Samtgemeinde Sögel

Die Samtgemeinde Sögel ist ein seit 1974 bestehender Gemeindeverband mit rund 16.500 Einwohnern und flächenmäßig die größte Kommune im niedersächsischen Emsland. 

 

In Sachen Ratsarbeit wurde bereits in 2007 bei der Einführung von Session an die Anforderungen der Verwaltungsstrukturen der Samtgemeinde Sögel  im Sitzungsmanagement gedacht.  Mit der Nutzung von Session und SessionNet  wurde zunächst  der Sitzungsdienst  für den Samtgemeinderat Sögel  und den Gemeinderat Sögel  optimiert, indem auf das manuelle Erstellen von Sitzungsunterlagen und aufwendige Kopier-und Kuvertierprozesse verzichtet wurde.

Für  Bürger und Gremienmitglieder stehen des Weiteren deutlich bessere Informationsangebote im Internet zur Verfügung. 

Mit der Mandatos  iPad  App wird die digitale Verfügbarkeit von Sitzungsunterlagen auf mobilen Endgeräten seit dem Jahr 2012  für die Gremienmitglieder des Samtgemeinderates Sögel  gewährleistet. Neben der Einsparung von Ressourcen wurde vor allem die Verkürzung der Verfahrenswege zwischen Verwaltung und Mandatsträger erreicht.  

Auch in Zukunft  spielt  die digitale Gremienarbeit eine große Rolle im Gemeindeverband. So ist die  Übernahme des Sitzungsdienstes aller Mitgliedsgemeinden der Samtgemeinde Sögel in Session und SessionNet sowie die papierlose Gremienarbeit für weitere Ratsmitglieder geplant.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/14D3f3j

 

Ansprechpartner SG Sögel

Herr Gerd Kerssens – Leiter Fachbereich 10 – Zentrale Dienste
Tel.: 05952 / 206-117
E-Mail: kerssens@soegel.de

 

Herr Vitali Wirch – Fachdienste 5 – EDV-Service
Tel.: 05952 / 206-144
E-Mail: wirch@soegel.de

Erfolgreiche Microsoft Partner Zertifizierung

SOMACOS stellte sich auch im Jahr 2013 der Microsoft-Zertifizierung und konnte sich dabei als Microsoft Silver Partner erfolgreich reprofilieren. Der Status als Microsoft Silver Partner muss dabei jedes Jahr, basierend auf mehreren durch Microsoft geforderten und überprüften Anforderungsebenen, bestätigt und erneuert werden.

 

Im Rahmen der Kompetenz als unabhängiger Software Hersteller (ISV) bestand die SOMACOS Lösung Session einen Anwendungstest unter den Microsoft-Technologien Windows 7 und Microsoft Server 2008.

 

Somacos Kunden profitieren durch die erfolgreiche Zertifizierung weiterhin vom umfassenden Know-how und den Zugriff auf neuste Technologie von Microsoft sowie einem störungsfreien Betrieb der Sitzungsmanagement-Lösung in einer Microsoft-Technologie-Umgebung.

 

Sitzungsmanagement Session in der SV SparkassenVersicherung



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Die diesjährige Informationsveranstaltung und der direkte Erfahrungsaustausch für Sparkassen, Banken und Versicherungen zum Thema Sitzungsmanagement und digitale Gremienarbeit fand in der Konzernzentrale der SV SparkassenVersicherung in Stuttgart statt. Die SV SparkassenVersicherung ist Marktführer in der Gebäudeversicherung, drittgrößter öffentlicher und viertgrößter Industrieversicherer. 

In dem sehr gut besuchten Praxisworkshop präsentierten  SV SparkassenVersicherung und SOMACOS die Lösungen für Sitzungsmanagement, Session, und digitale Gremienarbeit, SessionNet und Mandatos.

Die Einführung von Session erfolgte bei der SV SparkassenVersicherung in Form eines strukturierten Projektes. Im Vorfeld wurden Vorstandsmitglieder, Assistenten, Sekretariate und Hauptabteilungsleiter zur aktuellen Situation und möglichen Entwicklungsfeldern im Management von Sitzungen befragt. Wichtig waren allen Beteiligten die digitale Arbeitsweise, die Vereinfachung des Abstimmungsprozesses und die Steigerung der Transparenz im Beschlusscontrolling. Die Entscheidung für ein System fiel unter Beteiligung von Führungskräften, Anwendern, den Bereichen Controlling, IT und Betriebsorganisation sowie dem Betriebsrat. Neben einer fachlichen Beurteilung erfolgte auch eine Softwareergonomie-Prüfung. Im Rahmen eines detaillierten Projektplans wurden klare Ziele, wie die Ersparnis von Druck- und Materialkosten, sowie prozessuale Verbesserungen, definiert. Zudem bedeutete die Entscheidung für Session eine zeitgemäße Investition in Governance.

Die hochverfügbare technologische Plattform aus virtualisierten Servern (ESX-Cluster) und Microsoft Datenbankcluster konnte durch Session vollständig unterstützt werden und beinhaltet neben dem Produktivsystem auch ein Testsystem.

Die Software wurde an die unternehmensspezifischen Belange der SV SparkassenVersicherung angepasst. Dank der Flexibilität von Session konnte das Rollenkonzept faktisch im Baukastenprinzip erstellt werden, so dass es für jeden Anwender maßgeschneiderte Nutzerrechte gibt.

Neben der sehr guten Zusammenarbeit mit dem SOMACOS-Kundenbetreuer wurde die Möglichkeit Produktanforderungen online einzureichen positiv bewertet. Das abschließende Fazit der SV SparkassenVersicherung im Rahmen der gelungenen Veranstaltung fällt positiv aus: „Session war die richtige Entscheidung“.

Wir bedanken uns bei der SV SparkassenVersicherung für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/1cPLLl4

Ansprechpartner SV SparkassenVersicherung:

Frau Silke Faber
Gruppenleiterin
Vorstandssekretariat RK21
Tel.: 0711 – 898 47302
E-Mail: silke.faber@sparkassenversicherung.de

Frau Claudia Weise
Vorstandsreferentin
Vorstandssekretariat RK21
Tel.: 0711 – 898 47307
E-Mail: claudia.weise@sparkassenversicherung.de

Optimierung der Geschäftsprozesse im Sitzungsdienst in Kaiserslautern



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Der diesjährige Anwendertag in Rheinland-Pfalz fand mitten im Herzen der Pfalz, in Kaiserslautern, statt. Hinsichtlich der bevorstehenden Kommunalwahlen in 2014 gab die Kreisverwaltung Kaiserslautern Ihre Erfahrungen mit der Sitzungssoftware Session und Ihre Empfehlungen für eine gelungene Einführung an interessierte Verwaltungen aus Rheinland- Pfalz und dem Saarland weiter.

Im Fokus standen dabei die Vereinfachung und Strukturierung bei der Sitzungsvor- und Nachbereitung sowie die Digitalisierung des Mitzeichnungsverfahrens von Vorgängen. Über den auf die Abläufe der Kreisverwaltung abgestimmten Session-Workflow gibt der Landrat selbst elektronisch die Vorlagen frei und genehmigt Protokolle nach der Sitzung.

Mit der gelungenen Datenübernahme aus der Alt-Datenbank und dem Einsatz von Session stehen der Kreisverwaltung die einheitliche und zeitgemäße Abwicklung des Sitzungsdienstes, Recherchemöglichkeiten/ Archivierung, die Optimierung des Geschäftsprozesses und das digitale Mitzeichnungsverfahren zur Verfügung. Auch die Abrechnung und Auszahlung der Sitzungsgelder und Aufwandsentschädigungen erfolgt weitestgehend automatisiert über das Sitzungsgeldmodul und entlastet somit die Mitarbeiter.

Der nächste Schritt in Richtung einer digitalen Gremienarbeit ist die Einführung des SessionNet Kreistagsinformationssystems. Ziel ist es, pünktlich zur neuen Wahlperiode, das Informationssystem für Gremienmitglieder und Bürger auf der Homepage der Kreisverwaltung produktiv zu schalten. Damit hätten Politik und Bürger die Möglichkeit, elektronisch auf Sitzungsdokumente zuzugreifen und volltextbasierend zu recherchieren. Sicherheitseinstellungen, basierend auf einem praxisgerechten Rollen- und Rechtemodell, werden in SessionNet ebenso eingehalten wie in Session.

Wir bedanken uns bei der Kreisverwaltung Kaiserslautern für ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/14I1mjN

Ansprechpartner KV Kaiserslautern:

Fachbereich 1.1 -Organisation und zentrale Aufgaben-
Herr Achim Schmidt
E-Mail: achim.schmidt@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 317

Fachbereich 1.2 -EDV-
Herr Michael Dünkelberg
E-Mail: michael.duenkelberg@kaiserslautern-kreis.de
Tel. 06 31 / 71 05 407

Erfolgreiches Somacos Partnermeeting 2013 in Dresden

Unser alljährliches Partner-Meeting fand auch in diesem Jahr in der sächsischen Landeshauptstadt Dresden statt.

Mittelpunkt der Veranstaltung bildete der Informationsaustausch zu aktuellen Themenkomplexen wie:

• neuer Releasestand 4.5 für Session und SessionNet
• neue Mandatos iPad App Version 2.0
• Erfahrungen mit dem neuen Kunden- und Partnerinformationssystem SessionOnline
• aktuelle Seminare und Veranstaltungen.

Ein besonderes Highlight bildete auch in diesem Jahr die Auszeichnung sowie Zertifizierung unserer Partner. Neben der „Zertifizierung als qualifizierter Session Kundenbetreuer“ für Mitarbeiter der PROFI AG konnten unsere österreichischen Partner Gemdat Oberösterreich sowie die Kufgem den Silber-Status erreichen. Projekterfahrene Partnerfirmen mit qualifizierten Session-Kundenbetreuern geben unseren Kunden die Gewissheit einer hohen Kompetenz und Dienstleistungsqualität.

 

Beim abendlichen Besuch der Lingnerterassen, konnte die Veranstaltung im wunderschönen Ambiente mit spektakulären Blick auf Dresden und das Elbtal bei Wein und leckerem Buffet in gemütlicher Runde ausklingen.

Ansprechpartner:
Frau Christin Müller
Telefon: 03901/ 47 60 00
Fax:  03901/ 4 76 00 11
E-Mail: mueller@somacos.com  

 

 

Erfolgreiche Zertifizierung „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“

Am 19.Juni dieses Jahres wurde den Mitarbeitern der Profi AG Sven Meyer und Kay Woytal das von der Firma Somacos GmbH & Co. KG ausgestellte Zertifikat „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ verliehen.

Die Somacos GmbH & Co. KG hat dieses Zertifikat für die Ausbildung der Session-Kundenbetreuer ins Leben gerufen. Grund hierfür sind die gestiegenen organisatorischen und technologischen Anforderungen an die Einführung eines Ratsinformationssystems in den Verwaltungen und die Sicherung eines hohen Qualitätsstandards.

Die Organisationen, die ein Ratsinformationssystem einsetzen möchten, haben es auf der einen Seite mit einer hoch flexiblen Applikation zu tun. Auf der anderen Seite stehen Geschäftsprozesse, die die gesamte Verwaltung betreffen, die mit Hilfe der neu beschafften Sitzungsmanagementlösung zu optimieren sind, bis hin zur automatisierten Veröffentlichung der Daten und Dokumente für Bürger und Gremienmitglieder über das Internet. Mittlerweile beschäftigen sich viele Verwaltungen mit dem Einsatz einer digitalen Gremienarbeit und einer entsprechenden App.

Spätestens an dieser Stelle ist eine hochqualifizierte Kundenbetreuung gefragt. In der Ausbildungsreihe „Qualifizierter Session-Kundenbetreuer“ werden nicht nur Produktkenntnisse, sondern auch Fachwissen rund um das Sitzungsmanagement, sowie wichtige organisatorische Abläufe aus dem Projektmanagement vermittelt.

„Wir bedanken uns bei unserem Partner Profi AG für den geleisteten Einsatz im Rahmen der Zertifizierung und wünschen für die kommenden Projekte viel Erfolg“, so Herr Breuch Teamleiter Kundenbetreuung SOMACOS.

 Ansprechpartner:
Herr Karl-Heinz Breuch
Telefon: 02203/ 2975 40
Fax:  02203/ 29755 422
E-Mail: breuch@somacos.com

 

 

Mandatos iPad App 2.0 steht zur Verfügung

 

Die bewährte Mandatos iPad App von Somacos steht nun in einer neuen Version zur Verfügung.

Lassen Sie sich von vielen Verbesserungen aus der Praxis der digitalen Gremienarbeit inspirieren. Ins Auge fallen neue, optimierte PDF- Bearbeitungsfunktionen, die Erweiterung der lokalen Suchfunktion und der enorme Geschwindigkeitszuwachs.

Geblieben ist die hohe Sicherheit, Stabilität und Verfügbarkeit der App.
 
Sie interessieren sich für die Mandatos iPad App? Nehmen Sie hier Kontakt mit uns auf. Hier geht es zum direkten Download.

 

 

Landkreis Heidekreis auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit

 
Der Heidekreis, mitten in Niedersachsen – mitten im Leben, so lautet der Titel der Imagebroschüre des Landkreises. Getreu diesem Motto, standen vor allem die praktischen Erfahrungen des Heidekreises bei der Einführung des Sitzungsdienstes Session und dem Ratsinformationssystem SessionNet im Mittelpunkt des diesjährigen Anwendertages 2013 in Niedersachsen.

Mit der Ablösung des Lotus Notes basierten Alt-Verfahrens, welches keine Anbindung an MS-Word hatte,   wurden neben der gewünschten Office Integration, elektronische Mitzeichnungsprozesse und die Einbeziehung von dezentralen Dienststellen ermöglicht. Auf Papier wird dabei weitgehend verzichtet und der Zeitaufwand bei der Sitzungsvorbereitung konnte erheblich minimiert werden.

Mit dem Einsatz von Session und SessionNet stehen für die Bürger ein verbessertes Informationsangebot und erstmalig  Recherchemöglichkeiten nach Sitzungsunterlagen im Internet zur Verfügung. Mit der Einführung des Kreistagsinformationssystems für die 50 Abgeordneten wurde zudem der Grundstein für die digitale Gremienarbeit im Heidekreis gelegt. Die Weiterentwicklung des Verfahrens hin zum papierlosen Sitzungsdienst für die Abgeordneten ist bereits beschlossen und befindet sich in der Umsetzung. Sorgfältig wurde analysiert und ein Konzept für die digitale Gremienarbeit mit Mandatos ausgearbeitet.

Der Landkreis Heidekreis kann auf eine langjährige Erfahrung im Rahmen von E-Government-Prozessen zurückblicken. Durch das Rechenzentrum im Landkreis und moderne Lösungen im Bereich des Mobil-Device-Managements wird eine hohe Verfügbarkeit und die IT-Sicherheit für die Lösung Mandatos gewährleistet.

Wir bedanken uns bei dem Landkreis Heidekreis für seine hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/13G6RjA

Ansprechpartner Landkreis Heidekreis:
Frau Kerstin Meyer  - Fachgruppe Automation und Datenverarbeitung
Tel.: 05162/ 970-283
E-Mail: k.meyer@heidekreis.de

Herr Dirk Hebenbrock  - Fachgruppe Kommunale Angelegenheiten
Tel.: 05162/ 970-218
E-Mail: d.hebenbrock@heidekreis.de


 

 

 

Stadt Kehl – Arbeitserleichterung dank Session

 
Im Rahmen des Anwendertages in Kehl, der weltoffenen Kleinstadt in der Mitte Europas,  konnten sich Verwaltungen aus Baden-Württemberg wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen.

Im Jahr 2006 kam von den Räten der Stadt Kehl der Wunsch ein Sitzungsdienstverfahren einzuführen. Die Verwaltung unterstützte das Vorhaben und  hat sich auf Grund der Praxiserfahrungen anderer Städte für Session entschieden. Nicht nur für die Stadtverwaltung, sondern auch für die Bürger und  Räte, ergaben sich damit  enorme Vorteile.

Neben dem einheitlichen Erscheinungsbild der Vorlagen sowie einer komfortablen Suche, bieten das SessionNet Bürgerinformationssystem und das Ratsinformationssystem aktuelle und transparente  Informationen aus der Kommunalpolitik.

Das abschließende Fazit der Stadt fällt positiv aus. Durch die Arbeitserleichterung genießt Session eine hohe Nutzerakzeptanz und war genau die richtige Entscheidung.

Wir bedanken uns bei der Stadt Kehl für die hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den Praxisbericht: http://bit.ly/19pchUQ

Ansprechpartner Stadt Kehl:
Frau Kerstin Faschon - Zentrale Steuerung
E-Mail: k.faschon@stadt-kehl.de
Tel.: 07851/ 88-1101

 

 

 

Stadtverwaltung Chemnitz auf dem Weg zur digitalen Gremienarbeit

 

Im Rahmen des Anwendertages in Chemnitz, Stadt der Moderne und drittgrößte Stadt im Freistaat, konnten sich Verwaltungen aus Sachsen wertvolle Praxistipps zum Einsatz einer Lösung für Sitzungsdienst, Ratsinformation und digitale Gremienarbeit holen. 

Die Stadtverwaltung Chemnitz entschied sich im Jahr 2008 für eine Ablösung der bisherigen Anwendung im Sitzungsdienst und führte eine verlustfreie Datenübernahme durch. Neben  der Verbesserung des Informationsangebotes und der Recherchemöglichkeiten im Internet war die Einbindung der Eigenbetriebe eine wichtige Zielstellung. Durch die digitale Ämterbeteiligung konnten Arbeitsabläufe optimiert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden.

Session genießt in der Stadtverwaltung eine hohe Nutzerakzeptanz. Durch ca. 500 Nutzer werden in der Stadtverwaltung rund 280 Sitzungen mit durchschnittlich 400 Vorlagen im Jahr vorbereitet und durchgeführt. Die Mandatsträger und Fraktionen erstellen im Jahr ca. 120 Beschlussanträge, Änderungsanträge und 450 Ratsanfragen in Session. Sie werden dabei in ihrer Tätigkeit vom System unterstützt.

Aktuell ist für den Sommer 2013 die Umstellung der Sitzungsgeldabrechnung auf den SEPA-Zahlungsverkehr vorgesehen.

Die Stadtverwaltung Chemnitz hofft nun auf eine schnelle Änderung der sächsischen Gemeindeordnung um eine vollständig papierlose Gremienarbeit für den Sommer 2014 vorzubereiten.

Wir bedanken uns bei der Stadtverwaltung Chemnitz für Ihre hervorragende Unterstützung.

Lesen Sie hier den ausführlichen Referenzbericht: http://bit.ly/11qTJKw

Ansprechpartner Stadtverwaltung Chemnitz:

Frau Beate Frech-Döring – Leiterin Geschäftsstelle des Stadtrates
Tel: 0371/4881540
E-Mail: beate.frech-doering@stadt-chemnitz.de

Frau Katrin Ehnert – Administratorin Session
Tel: 0371/4881565
E-Mail: katrin.ehnert@stadt-chemnitz.de

Frau Ramona Seidel – Sachbearbeiterin Sitzungsdienst
Tel.: 0371/4881546
E-Mail: ramona.seidel@stadt-chemnitz.de

 

 

Somacos und KDRS Stuttgart vereinbaren Partnerschaft

 
Die Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS) erweitert Dienstleistungsangebot und Produktportfolio um Lösungen für Sitzungsmanagement und papierlose Gremienarbeit. Die Softwarelösungen Session, SessionNet und Mandatos gehören ab sofort zum Leistungsumfang des IT-Dienstleisters für Kommunen.

Damit haben ab sofort alle Verwaltungen in der Metropolregion Stuttgart die Möglichkeit, über KDRS die Anwendungssoftware Session zu erwerben. Unter der Devise „Alles aus einer Hand“ kann nicht nur die Software über KDRS erworben werden, sondern auch der Rechenzentrumsbetrieb, das sichere Web-Hosting und der Anwenderservice. Integrationen in vorhandene Infrastruktur wie DMS/ Archivlösungen, zahlreiche Schnittstellen und der sichere Zugriff über mobile Endgeräte bilden den Mehrwert der Partnerschaft zum Wohl der Endkunden.

Wir freuen uns gemeinsam auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ansprechpartner KDRS:
Herr Viktor Kostic
Leiter Geschäftsentwicklung
Telefon: +49 (0)711/ 8108-11 345
E-Mail: v.kostic@kdrs.de
 

 

 

Erfolgreiche Microsoft - Zertifizierung „Technology Specialist“

 
 

Somacos-Kunden profitieren von der Microsoft-Zertifizierung unserer Mitarbeiter.
Vertrauen Sie auch in Zukunft auf

- unsere Fachkompetenz
- die Entwicklung funktionaler, ergonomischer und  sicherer Softwareprodukte
- die Fähigkeit unsere Produkte in der Microsoft-Umgebung zu implementieren.

 

Somacos Osterspass 2013

 

Auf geht’s zur lustigen Eiersuche. Somacos wünscht Frohe Ostern!

 

Jobangebot Mitarbeiter(in) Administration/Rechnungswesen

Im Zusammenhang mit interessanten Projekten suchen wir Sie ab dem 01.04.2013 als

Mitarbeiter(in) Administration/Rechnungswesen
                  (Vollzeit oder Teilzeit möglich)

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Hier finden Sie weitere Details: http://bit.ly/15JJ5DF 

 

Das neue Microsoft Office 2013 – Freigabe aller SOMACOS-Produkte

Passend zum weltweiten Launch des neuen Office bietet Ihnen Somacos die Freigabe der kompletten Produktlinie Session Version 4.4 unter Microsoft Office 2013. Damit profitieren Somacos-Kunden u.a. von:

- der übersichtlichen Bedienung
- der Kompatibilität für viele Endgeräte
- der Aktualität aus der Cloud
- der Integration ins Social Network.

Erfahren Sie hier mehr über das neue Office 2013.

Lassen Sie sich hier im kurzen Video inspirieren.